Cómo crear una factura proforma en Fube (paso a paso)

Tienes un cliente que necesita ver el precio y las condiciones por escrito antes de decidirse, o que va a adelantarte parte del trabajo, pero todavía no toca emitir una factura de verdad. Para ese momento existe la factura proforma: un documento con pinta de factura que no tiene efecto fiscal. Esta guía te explica, paso a paso, cómo crear una factura proforma en Fube, enviarla y convertirla en factura el día que el cliente diga que sí.

Antes de empezar

Dos ideas que conviene tener claras para no confundir la proforma con una factura:

• La proforma no tiene efecto fiscal ni contable. No se contabiliza, no devenga IVA, IGIC o IPSI ante la AEAT y no se envía a Verifactu. Es una oferta o un compromiso comercial, no un documento válido para deducir ni para declarar. Quien produce efectos fiscales es la factura definitiva, no la proforma.
• La proforma usa su propia serie. Tiene una numeración independiente de la de tus facturas, así que emitir proformas no toca tu numeración fiscal ni le abre huecos. Si aún no has configurado ninguna serie, te vendrá bien la guía de cómo crear una serie de numeración antes de seguir.

Para crear la proforma necesitas tener dado de alta al cliente. Si todavía no está en tu cuenta, puedes crear la ficha del cliente primero, o darlo de alta desde el propio formulario de la proforma.

Paso 1 — Abre el formulario de nueva factura proforma

Entra en el listado de facturas proforma y pulsa para crear una nueva. Fube abre un formulario muy parecido al de una factura, porque la proforma se rellena igual: cliente, fecha, conceptos e impuestos. La diferencia está en lo que hace después, no en cómo se monta.

Si quieres ver el panorama completo de esta herramienta antes de empezar —estados, conversión y serie propia—, lo tienes en la página de facturas proforma.

Paso 2 — Selecciona la serie de la proforma

Elige la serie de la factura proforma. Es un campo obligatorio: sin serie no se puede crear el documento. A medida que la seleccionas, el formulario muestra el próximo número que va a asignarse en esa serie, para que sepas qué numeración tendrá la proforma antes de guardarla.

Recuerda que esta serie es independiente de la de tus facturas. Puedes mantener una serie de proformas distinta (por ejemplo, con su propio prefijo) sin que eso afecte a la correlación de tus facturas.

Paso 3 — Elige el cliente y añade los conceptos

Selecciona el cliente al que va dirigida la proforma. Si no está dado de alta, puedes crearlo sin salir del formulario.

A continuación añade las líneas de detalle: cada concepto con su cantidad, su precio y su impuesto correspondiente. Funciona igual que en una factura, así que el documento refleja el importe exacto y las condiciones tal y como serán. La diferencia es que aquí esos importes no producen efectos fiscales: sirven para que el cliente vea el total real de la operación antes de comprometerse.

Si necesitas repasar cómo se rellenan conceptos, impuestos e IRPF en este tipo de formulario, la guía de crear y emitir tu primera factura cubre ese detalle paso a paso.

Paso 4 — Completa fecha y condiciones

Indica la fecha de operación y la fecha de vencimiento. Las dos son obligatorias y llegan vacías, así que no las pases por alto: en una proforma, el vencimiento hace de fecha de validez de la oferta, y el propio campo te sugiere quince días desde la fecha de la proforma como criterio.

Ponerla no es un formalismo. Si más adelante conviertes una proforma cuya fecha de vencimiento ya pasó, Fube te avisa en la pantalla de conversión —"Este proforma caducó el…, su validez terminó hace N días. Puedes facturarlo igualmente… pero comprueba antes que los precios y las condiciones siguen en pie"—. No te bloquea: un cliente que acepta tarde es normal. Pero te evita facturar una oferta de hace dos años sin enterarte.

Ese es también el sitio donde vive la letra pequeña. Fube no tiene campos separados de "validez" ni de "condiciones": lo que quieras que el cliente lea —el porcentaje de anticipo, el plazo de entrega, hasta cuándo mantienes el precio— va en las notas o en el pie de página, que sí salen impresos en el PDF.

Paso 5 — Guarda la proforma

Guarda el documento. La proforma queda registrada con su número de serie y entra en tu listado, donde puedes seguirla por estado. En Fube una proforma puede estar pendiente, aceptada o rechazada, de modo que de un vistazo sabes cuáles siguen esperando respuesta.

Marcarla como rechazada no es sólo informativo. Una proforma rechazada queda muerta a efectos prácticos: el submenú Convertir a… desaparece de su menú y, si llegas por la URL directa, la pantalla te dice que "esta factura proforma ha sido rechazada y no se puede convertir en una factura". Si el cliente cambia de idea después de haberla rechazado, el camino es duplicarla y seguir con la copia.

Paso 6 — Envíasela al cliente

Desde el menú de acciones de la proforma puedes enviarla por email o generar un enlace para compartirla, además de descargarla en PDF. El cliente recibe un documento formal, numerado y con las condiciones claras, sin que hayas emitido todavía ninguna factura real.

Como la proforma no tiene efecto fiscal, si hay que negociar puedes editarla y reenviar la versión actualizada sin tener que emitir ninguna rectificativa. Esa flexibilidad es justo lo que la separa de una factura ya emitida.

Paso 7 — Conviértela en factura cuando el cliente acepte

Cuando el cliente da el sí, abre la proforma y usa la opción Convertir a… del menú. No es un botón suelto: es un submenú con tres destinos —Convertir a factura, Convertir a albarán y Convertir a presupuesto—, según lo que toque. Al convertirla en factura, la nueva factura hereda el cliente, las líneas y los importes de la proforma, de modo que no tienes que volver a teclear nada.

Y se convierte una sola vez. Si vuelves a intentarlo sobre una proforma que ya generó su factura, Fube lo rechaza con un mensaje explícito: "Este documento ya ha sido convertido en una factura. No se puede convertir de nuevo." Es a propósito —evita facturar dos veces lo mismo—, pero conviene saberlo antes de darle: si la factura que salió tiene algo mal y sigue en borrador, edítala; si ya la emitiste, la vía es una rectificativa, no volver a convertir la proforma.

A partir de ese momento entra en juego lo fiscal: es la factura —no la proforma— la que toma número de tu serie de facturas, devenga el impuesto que corresponda y entra en el flujo de Verifactu. En Fube, con Verifactu ya activado, cada factura se envía a la AEAT de serie, sin que tengas que hacer nada factura a factura. Si aún no lo has activado, esta pantalla de conversión no se abre: en su lugar verás la pantalla que te lleva a completar la activación, porque sin ella no hay factura que emitir. Lo cuenta entero la guía de cómo empezar con Verifactu, y el detalle del envío está en envío a la AEAT con Verifactu.

Proforma o presupuesto: cuál de los dos

Son los dos documentos previos a la factura y se confunden a diario, porque los dos llevan cliente, líneas e importes y ninguno tiene efecto fiscal. La diferencia no está en el formato: está en en qué punto de la venta estás.

En corto: si lo que necesitas es que te paguen o te reserven con un documento que parezca una factura, es una proforma. Si lo que necesitas es que te digan que sí a una propuesta que aún se puede discutir, es un presupuesto —y lo tienes en la guía de crear y enviar un presupuesto y en la página de presupuestos—.

Casos límite y errores comunes

• Tratar la proforma como factura. La proforma no es deducible ni declarable y no devenga impuesto ante la AEAT. No la entregues como justificante fiscal: para eso está la factura que sale de ella al convertirla.
• Pensar que la proforma se envía a Verifactu. No. Solo las facturas con validez fiscal entran en ese flujo. La proforma queda fuera hasta que la conviertes en factura.
• Querer cambiar algo ya enviado. Al no tener efecto fiscal, la proforma se edita y se reenvía sin rectificativas. Eso sí, una vez la conviertes en factura y la emites, los cambios ya siguen las reglas de una factura.
• Confundir la numeración. El número de la proforma sale de su serie propia. El número fiscal definitivo lo asigna la serie de facturas al convertir, así que tu numeración de facturas sigue correlativa y sin huecos.
• La rechazaste y ahora el cliente acepta. Una proforma rechazada ya no se convierte. Duplícala y trabaja sobre la copia.
• "Este documento ya ha sido convertido en una factura." Ya la convertiste una vez. Busca la factura que salió en lugar de crear otra: si sigue en borrador, se edita; si está emitida, se corrige con una rectificativa.
• La proforma ya venció y aun así quieres facturarla. Puedes: el aviso de caducidad no bloquea. Sólo revisa antes que los precios sigan en pie.

Preguntas frecuentes

¿La factura proforma tiene validez fiscal? No. Es un compromiso comercial sin efecto tributario: no se contabiliza, no es deducible y no sustituye a la factura. Para que la operación tenga efectos fiscales tienes que emitir la factura correspondiente, que es la que produce esos efectos.

¿Se envía la proforma a la AEAT o a Verifactu? No. La proforma queda fuera del flujo de Verifactu. Solo cuando la conviertes en factura y la emites, esa factura se registra y se envía a la AEAT, como cualquier factura en Fube.

¿Puedo cobrar un anticipo con una proforma? Puedes usar la proforma como documento formal para pedir o justificar un anticipo, con el importe y las condiciones por escrito. Lo que tiene efectos fiscales es la factura que emites después; si tu caso implica facturar anticipos, consúltalo con tu asesoría para hacerlo bien.

¿Puedo convertir la misma proforma en factura dos veces? No. Una proforma genera una sola factura; el segundo intento se rechaza con un aviso. Si necesitas facturar otra vez lo mismo, duplica la proforma o parte de la factura ya creada.

¿Qué se conserva al convertir la proforma en factura? La factura hereda el cliente, las líneas y los importes de la proforma. El número definitivo lo toma de tu serie de facturas y la fecha, del día en que emites la factura. Puedes revisar y ajustar antes de emitirla.

Crea tu primera proforma sin compromiso

La proforma es la forma de poner precio y condiciones por escrito sin atarte a una factura todavía, y de convertirla en factura el día que llega el sí sin rehacer el documento. Si quieres verlo de punta a punta, crea tu cuenta gratis y monta tu primera factura proforma; cuando el cliente acepte, la conviertes en factura con sus datos ya dentro.