La proforma refleja precio, conceptos y condiciones tal y como serán, pero no tiene efecto fiscal. Sirve para que el cliente diga sí sobre algo concreto antes de que emitas la factura de verdad. Y cuando llega el sí, se convierte en factura con un clic.
Un anticipo de consultoría, una reserva de fechas, un trabajo que el cliente necesita justificar ante un banco. Quiere ver el importe exacto y las condiciones por escrito antes de soltar el dinero —pero todavía no procede emitir una factura.
Un PDF improvisado deja la operación a medias: sin numeración, sin un estado claro, sin nada que lo enlace con la factura que vendrá después. La proforma cubre justo ese hueco: un compromiso comercial con aspecto de factura que no se envía a la AEAT y que no te ata a nada hasta que decides formalizarlo —con un clic.
Cliente, fecha de emisión, conceptos con cantidad, precio e impuesto, y —si quieres— una fecha de validez y unas condiciones. Los impuestos aparecen a título informativo.
Vive en un listado con pestañas por estado —Todas, Pendientes, Aceptadas, Rechazadas— en su propia serie PRF, independiente de tus facturas.
Como no tiene validez fiscal, puedes editarla y reenviar la versión actualizada sin emitir una rectificativa. Es el espacio donde se negocia.
Cuando el cliente acepta, pulsas Convertir a factura. La nueva hereda cliente, líneas e importes; solo cambian fecha y número. Ahí entra la validez fiscal.
Pendientes, aceptadas, rechazadas. Cada proforma lleva su estado y su fecha de validez, para que no se te cuele ninguna que ya no aplica.
Serie propia PRF, independiente de la de tus facturas.
Una serie propia, impuestos a título informativo y conversión a factura que hereda todo. La validez fiscal entra solo al convertir.
serie propia y correlativa, separada de la de tus facturas
envíos a la AEAT: la proforma queda fuera del flujo de Verifactu
convierte la proforma en factura heredando cliente, líneas e importes
Las dos cierran condiciones antes de facturar, pero hablan idiomas distintos. Eliges la que mejor describe el momento de la venta.
El precio ya está cerrado y necesitas un documento con pinta de factura para un anticipo, una reserva o un trámite ante un tercero.
Ambas se convierten en factura con un clic.
Aún estás vendiendo y quieres que el cliente acepte una propuesta comercial antes de cerrar nada.
Un formador o consultor que cobra el 50% por adelantado emite la proforma con el importe y las condiciones, recibe el pago y, ese mismo día, la convierte en factura con la fecha real del cobro. Nada de rehacer el documento a mano ni de cuadrar números dos veces.
Su cliente necesita un documento formal para aprobar internamente un anticipo de proyecto antes de que llegue la factura. La proforma le da ese papel —numerado, con condiciones claras— sin comprometer aún la serie de facturas ni el envío a Hacienda.
Lo que más nos preguntáis sobre las proformas.
No. La proforma es un compromiso comercial sin efecto tributario: no es deducible, no repercute impuestos de forma efectiva y no sustituye a la factura. Para que la operación tenga efectos fiscales tienes que emitir la factura correspondiente.
Porque el devengo del impuesto se produce con la factura, no con la proforma. En Fube los importes de IVA, IGIC o IPSI y el IRPF se muestran para que el cliente vea el total real, pero el cálculo con efecto fiscal se aplica al convertirla en factura, con los tipos vigentes en la fecha de emisión de esa factura.
No. Solo las facturas con validez fiscal se registran y, si lo tienes activado, se envían a la AEAT. La proforma queda fuera de ese flujo hasta que la conviertes en factura. Usar un sistema de facturación conforme es obligatorio (sociedades desde el 1 de enero de 2027; el resto de empresarios, profesionales y autónomos desde el 1 de julio de 2027), mientras que el envío automático vía Verifactu es voluntario.
La factura hereda cliente, líneas, importes y condiciones de la proforma. Cambian la fecha —se asigna la del día en que emites la factura— y el número, que se toma de tu serie de facturas, no de la serie PRF. Puedes revisar y ajustar antes de emitir.
Sí. Al no tener validez fiscal, puedes editarla y reenviar la versión actualizada sin emitir una rectificativa. Esa flexibilidad es justo lo que la diferencia de una factura ya emitida, que para cambiar algo se corrige con una rectificativa en lugar de editarse sobre la marcha.
El que indiques en sus condiciones; lo habitual son 15 o 30 días. Marcar una fecha de validez evita que el cliente responda meses después con precios que ya no aplican.
No. Las proformas usan su propia serie correlativa, independiente de la de facturas. Al convertir una en factura, el número definitivo lo asigna la serie de facturas, así que tu numeración fiscal sigue correlativa y sin huecos.
Deja que tus clientes acepten y convierte en factura cuando llegue el sí, sin rehacer nada.
