Cómo cobrar una factura por adeudo directo SEPA en Fube

Cómo cobrar una factura por adeudo directo SEPA en Fube

Cuando un cliente te ha autorizado a cobrarle por domiciliación, lo lógico es que sus facturas se paguen solas: en vez de esperar a que él haga la transferencia, eres tú quien lanza el cobro contra su cuenta el día acordado. Esa orden de cobro se llama adeudo directo, y en Fube la creas a partir de la factura que quieres cobrar.

Un adeudo no es, por sí solo, un cobro: es la orden de cobrar un importe a una cuenta en una fecha. Para que el dinero llegue de verdad hay que agruparlo después en una remesa, generar el fichero XML y subirlo a tu banca. Aquí te ocupas del primer tramo, que es donde se decide si el resto va a salir bien.

Antes de empezar

El módulo SEPA no está ni en Starter ni en Pro. Lo traen los planes Business y Elite. Si en Tesorería ves una tarjeta presentando el módulo en vez del listado, es cuestión de plan: lo confirmas en precios.

Y conviene tener resuelto esto antes de abrir el formulario:

• Un mandato SEPA activo del cliente al que vas a cobrar. Es un campo obligatorio del adeudo y Fube no te deja crearlo sin él. Si aún no lo tienes, empieza por crear el mandato.
• La factura que quieres cobrar ya emitida, y del mismo cliente que firmó el mandato. Fube lo comprueba: si intentas domiciliar la factura de un cliente con el mandato de otro, no guarda y te dice por qué. Un mandato sólo autoriza a cargar en la cuenta de quien lo firmó.
• El identificador del acreedor relleno en tu cuenta bancaria. Este es el que se olvida siempre, porque es un campo opcional al dar de alta la cuenta —lo tienes en Tesorería, dentro de la ficha de la cuenta, como Identificador del acreedor— y, sin embargo, la validación de toda remesa de adeudos falla sin él. Rellénalo ahora y te ahorras descubrirlo el día que tengas que cobrar.
• Saber qué secuencia corresponde a este cobro con ese mandato. Lo explicamos en el paso 6.

Paso 1 — Abre el formulario de adeudo directo

En el menú lateral, entra en Tesorería › Domiciliaciones › Adeudos directos. Ahí ves los adeudos creados con su importe, su fecha de cobro y su estado. Pulsa Nuevo adeudo.

El formulario tiene cinco campos y es siempre el mismo, tanto si vas a cobrar una factura concreta como si registras un cargo suelto.

Paso 2 — Vincula la factura que vas a cobrar

El primer campo es la factura asociada al cobro. Es opcional, pero vincularla es lo que mantiene la trazabilidad: sabes qué adeudo cobra qué factura, y es lo que hace que la factura vaya cambiando de estado sola conforme avanza la remesa (lo ves en el paso 7).

Si lo que quieres es cobrar algo que no corresponde a una factura emitida en Fube, deja el campo vacío.

Paso 3 — Elige el mandato SEPA

Selecciona el mandato SEPA del cliente. Este campo es obligatorio y el mandato debe estar activo: si eliges uno revocado o expirado, Fube rechaza la creación y te dice el estado en el que está. Es deliberado —el banco lo rechazaría igual—, así que mejor enterarse aquí.

Si el mandato que buscas no aparece, regístralo antes desde Mandatos y vuelve.

Paso 4 — Escribe el importe

Indica el importe del cargo. Es obligatorio y tiene que ser mayor que cero: es la cantidad exacta que se cargará en la cuenta del cliente.

Escríbelo tú aunque hayas vinculado la factura. El texto de ayuda del campo Factura anuncia que el importe se tomará de ella, pero el formulario no te deja guardar con el importe en blanco: ese autorrelleno sólo actúa cuando el adeudo entra por la API o por una importación, no desde esta pantalla.

Y un aviso que ahorra un cobro de más: si la factura ya tiene cobros parciales, el importe que toca es el pendiente, no el total. Domiciliar el total de una factura medio cobrada le carga al cliente dinero que ya te pagó.

Paso 5 — Indica la fecha de cobro

Selecciona la fecha de cobro: el día en que se realizará el cargo en la cuenta del deudor. Es la fecha que Fube traslada al fichero de la remesa como fecha solicitada.

No puede ser anterior a hoy. Si la pones en el pasado, Fube responde «La fecha de cobro no puede ser anterior a hoy» y no guarda. Y hay un efecto secundario que sorprende a mucha gente: esa misma comprobación se repite cada vez que editas el adeudo, así que un borrador que llevaba tiempo guardado con una fecha que ya pasó no se puede editar sin cambiarle también la fecha. Si vuelves a abrir un adeudo viejo para corregir cualquier cosa, actualiza la fecha de cobro de paso.

Ten en cuenta, además, que el cargo efectivo depende de los plazos de tu banco. Como regla de trabajo, ten el adeudo listo unos cinco días hábiles antes de la fecha prevista. No es un plazo normativo —el esquema sólo exige que el banco del deudor lo reciba un día hábil interbancario antes, y no más de catorce días naturales antes—, pero los bancos suelen pedir más margen y ese colchón no estorba.

Paso 6 — Selecciona el tipo de secuencia

Por último, elige el tipo de secuencia, que indica qué papel tiene este cobro dentro de la vida del mandato:

Elígela según el historial de ese mandato. Al guardar, el adeudo queda en estado Borrador, listo para entrar en una remesa.

Y aquí hay una trampa que sólo se ve al final. Una remesa no admite mezclar tipos de secuencia: si en el mismo lote metes un FRST de un cliente nuevo y varios RCUR de los de siempre, la validación lo rechaza. Tampoco admite mezclar esquemas CORE y B2B. Así que el mes en que des de alta clientes nuevos, cuenta con preparar dos remesas: una con los FRST y otra con los RCUR.

Paso 7 — Agrupa el adeudo en una remesa, y mira lo que le pasa a la factura

Crear el adeudo no cobra el dinero: es la orden, no el cobro. Para que llegue a tu cuenta tiene que entrar en una remesa de domiciliación, que Fube valida y exporta como fichero XML (el estándar europeo ISO 20022) para que lo subas a tu banca. Tienes el recorrido completo en la guía de generar una remesa SEPA en XML.

Lo que casi nadie espera es que esos pasos mueven el estado de pago de la factura vinculada:

No son marcas decorativas de seguimiento: al marcar la remesa como procesada estás dando por cobrado el dinero en tu contabilidad. Márcala cuando el banco lo confirme de verdad, no cuando subas el fichero.

Importante: Fube genera y valida el fichero, pero no lo envía al banco por ti. La conexión bancaria de Fube lee movimientos para conciliar; no inicia ni ejecuta cobros. El envío del XML lo haces tú desde tu banca electrónica.

Qué pasa si el banco devuelve el cobro

Aquí conviene ser claro, porque es lo que más se malinterpreta: Fube no se entera de las devoluciones. No hay ninguna vía por la que las respuestas del banco entren en la aplicación, y el menú de un adeudo sólo ofrece Editar adeudo y Eliminar adeudo. Si el banco te devuelve un cargo, te enteras en tu banca, y el ajuste en Fube lo haces tú: corriges el estado de la factura y, si procede, creas un adeudo nuevo.

Lo que sí conviene tener claro es cuánto tiempo puede volverse atrás el cliente, porque depende del esquema del mandato:

Son los plazos del SDD Core Rulebook 2025 v1.1 (apartado 4.3.4): ocho semanas «no-questions-asked» y hasta trece meses cuando el deudor sostiene que la operación no estaba autorizada. En B2B no hay ninguno de los dos, y el Rulebook B2B lo dice literalmente: «Refunds are not provided for under the B2B Scheme». Aparte de eso, y entre bancos, el del deudor puede devolver el adeudo hasta cinco días hábiles interbancarios después de la liquidación en CORE y tres en B2B.

Ocho semanas es mucho tiempo para descubrir un cargo devuelto por casualidad: si domicilias en volumen, revisa el extracto y apóyate en la conciliación bancaria.

Casos límite y errores comunes

• El mandato no aparece o no está activo. El adeudo no se puede crear sin un mandato activo, y desde la aplicación no hay forma de reactivar uno revocado. Registra uno nuevo, con una firma nueva.
• La factura es de otro cliente. Fube lo para: la factura que domicilias tiene que ser del mismo cliente que firmó el mandato. Usa el mandato de ese cliente, o domicilia la factura que le corresponde.
• La validación de la remesa se queja del identificador de acreedor. No es del adeudo, es de tu cuenta bancaria: rellena el campo Identificador del acreedor en la ficha de la cuenta y vuelve a validar.
• Marqué mal la secuencia. Mientras el adeudo siga en Borrador y fuera de una remesa, puedes editarlo. Si la fecha de cobro ya pasó, tendrás que cambiarla también para que te deje guardar.
• El importe no coincide con lo que quieres cobrar. Revisa la factura antes: el adeudo cobra exactamente lo que escribas, así que conviene que cuadre con lo facturado —o con lo pendiente— para que el seguimiento tenga sentido.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear un adeudo directo sin mandato?

No. El mandato SEPA es obligatorio y debe estar activo: es la autorización firmada que el banco exige para domiciliar.

¿Tengo que escribir el importe a mano?

Sí, desde la aplicación. El campo es obligatorio y no se rellena solo aunque vincules la factura. Y si la factura tiene cobros parciales, escribe el pendiente, no el total.

¿Crear el adeudo ya cobra el dinero?

No. El adeudo es la orden de cobro. Para que el dinero llegue tienes que agruparlo en una remesa, exportar el fichero XML y subirlo a tu banca electrónica. Fube prepara y valida ese fichero; el envío lo haces tú.

¿Puedo meter todos los adeudos del mes en una sola remesa?

Casi siempre sí, pero con dos condiciones: todos del mismo esquema (o CORE, o B2B) y todos de la misma secuencia. El mes en que hay altas nuevas —FRST— y clientes de siempre —RCUR— hacen falta dos remesas.

¿Puedo enviar un adeudo al banco sin remesa?

No. Los adeudos se agrupan siempre en remesas. Si sólo tienes uno, crea una remesa con un solo adeudo.

¿Fube marca solo el adeudo como devuelto?

No. No hay ingesta de respuestas bancarias: el estado Devuelta existe, pero nada lo pone desde la aplicación. Las devoluciones las ves en tu banco y el ajuste lo haces tú.

Empieza a domiciliar tus cobros

Crear el adeudo desde la factura es el paso que convierte una autorización del cliente en un cobro que entra por el banco sin perseguir a nadie. Ten el mandato activo, el identificador de acreedor puesto y la secuencia bien elegida, y el resto es montar la remesa y subir el fichero.

Si aún no usas Fube, crea tu cuenta y mira en precios qué plan incluye el módulo de domiciliaciones SEPA. Para el seguimiento de lo que no cobras por domiciliación, tienes la gestión de cobros.