Cómo invitar a tu equipo y asignar roles en Fube

Cómo invitar a tu equipo y asignar roles en Fube

Llega un momento en que dejar de trabajar sola tiene un precio incómodo: para que tu socio, tu administrativo o tu asesoría puedan entrar, acabas pasándoles tu usuario y tu contraseña. Funciona el primer día y deja de funcionar en cuanto entra la segunda persona, porque ya no sabes quién hizo qué. Esta guía te enseña la alternativa: dar a cada persona su propio acceso, con el rol justo, sin compartir una sola contraseña.

Antes de empezar conviene que tengas claro dos cosas: a quién vas a dar acceso (su email) y qué quieres que pueda hacer (crear facturas, solo consultar, gestionar fichajes…). Necesitas un rol con permisos para gestionar miembros —normalmente Propietario o Administrador— para poder invitar. Si quieres conocer de antemano cómo se reparte el acceso, la sección de miembros y roles lo resume bien.

Paso 1. Abre la gestión de miembros

Toda la gestión del equipo está en Configuración › Seguridad › Miembros. La pantalla tiene dos pestañas, Miembros (quién tiene acceso hoy, con su rol y su estado) e Invitaciones (las que están pendientes o caducadas). Pulsa el botón Invitar miembro —arriba a la derecha— y se abre el formulario de invitación.

Paso 2. Elige el modo: invitar por email o crear la cuenta

Fube ofrece dos modos de añadir a alguien, y la primera decisión del formulario es cuál usar:

• Invitar por email. Fube envía una invitación con un enlace de aceptación. La persona abre el enlace, crea su cuenta de Fube y queda añadida a tu empresa. Es el modo recomendado cuando das acceso a alguien externo —tu asesoría, por ejemplo—, porque cada uno gestiona su propia contraseña.
• Crear usuario directamente. Fube crea la cuenta en el momento (nombre, apellidos, email y una contraseña inicial que defines tú) y la persona queda añadida al instante. Útil cuando quieres dar acceso inmediato y vas a comunicar tú la contraseña por un canal seguro.

En ambos casos hay algo que nunca ocurre: el correo de bienvenida no incluye la contraseña. En el modo directo, la contraseña inicial la comunicas tú aparte; el email solo da la bienvenida.

Paso 3. Rellena los datos del invitado

Lo que te pide el formulario depende del modo:

• En invitar por email, basta con el email de la persona. Puedes añadir su nombre (opcional) para personalizar el correo y, si quieres, un mensaje personal que se incluirá en la invitación.
• En crear usuario directamente, introduces nombre, apellidos, email y una contraseña inicial (mínimo 8 caracteres). Recuerda que esa contraseña tendrás que comunicarla tú al nuevo usuario.

Ojo con un caso que sorprende: no puedes invitar a alguien que ya tiene cuenta en Fube. Si el correo que introduces pertenece a un usuario registrado en otra organización, Fube rechaza la invitación con un mensaje claro —«Este email ya está registrado en otra organización. No es posible invitarlo»— y no la crea. Es a propósito: nadie puede llevarse a una persona a su empresa sin que ella lo consienta. Si necesitas que esa persona trabaje contigo, tendrá que darse de alta con otro correo, o hablarlo con soporte.

Paso 4. Asígnale uno o varios roles

En el bloque de permisos eliges los roles del nuevo miembro. El selector es múltiple: una persona puede tener más de un rol a la vez si su trabajo lo pide (por ejemplo, facturación y proyectos). Los doce roles de Fube son:

• Propietario. Control total de la empresa, incluida la suscripción y la configuración fiscal. Es un rol exclusivo y lo habitual es que solo haya uno.
• Administrador. Gestión transversal de la empresa: usuarios, configuración e integraciones. Es quien lleva el día a día de la cuenta sin entrar necesariamente en cada área operativa.
• Roles por área, en tres variantes —Manager (gestión completa), Empleado (el día a día) y Auditor (solo lectura)— para cada módulo:
  • Facturación: Manager de Facturación, Facturador y Auditor de Facturación. El Facturador lleva facturas, presupuestos, albaranes, clientes, productos y gastos del día a día; el Auditor solo lee. El rol de Auditor de Facturación es justo el indicado para que tu asesoría revise lo emitido y los datos de Verifactu sin poder modificar nada.
  • RRHH: Manager de RRHH, Empleado y Auditor de RRHH, para el equipo que usa el control horario y la gestión de personas.
  • Proyectos: Manager de Proyectos, Colaborador de Proyectos y Auditor de Proyectos.
• Representante legal (RLT). Solo lectura del registro de jornada, pensado para la representación legal de los trabajadores. Es el único rol del catálogo que existe por una obligación legal y no por una necesidad interna: da acceso al registro horario y a nada más.

Elige el rol —o la combinación— que refleje lo que esa persona necesita hacer, ni más ni menos. Cada rol aparece con su nombre y su color para que no haya dudas.

Tres reglas del selector que conviene saber antes de pelearte con un error:

• Hace falta al menos un rol. Una invitación sin roles no se crea.
• Propietario no se combina con nada. Es un rol exclusivo: o es Propietario, o es lo demás.
• Sólo cabe un nivel por área. Nadie puede ser a la vez Manager de Facturación y Auditor de Facturación; se elige uno.

Paso 5. Envía la invitación y confirma el acceso

Con los datos y los roles puestos, confirma. A partir de ahí:

• En el modo email, la invitación queda pendiente y la persona recibe el enlace. El enlace es válido durante 7 días; pasado ese plazo caduca y habrá que reenviarlo.
• En el modo directo, el miembro queda añadido y activo de inmediato y ya puede entrar con el email y la contraseña que le comuniques.

Cada miembro tiene un estado activo o inactivo. Activo entra; inactivo no, pero conserva su historial y sus vínculos con los documentos. Eso te permite cortar el acceso de alguien sin borrar nada.

Cómo leer el estado de una invitación

En la pestaña Invitaciones, cada línea lleva su estado. Son cuatro:

El plan pone el techo, y las invitaciones pendientes ya ocupan sitio

Cada plan incluye un número de personas —una en Starter, dos en Pro, cinco en Business, diez en Elite— y Fube lo comprueba al invitar, no al aceptar. Eso es a favor tuyo: el error lo ves tú al crear la invitación, en vez de que se lo coma el invitado al pinchar el enlace sin entender nada.

Lo que no todo el mundo espera es que las invitaciones pendientes cuentan. Si has enviado tres y nadie las ha aceptado, esas tres plazas están ocupadas. Cuando te quedas sin sitio, Fube te dice exactamente eso y te da las tres salidas: eliminar alguna invitación pendiente, desactivar a alguien del equipo o subir de plan.

Casos límite y variantes

• La invitación caducó antes de que la aceptaran. Desde la pestaña Invitaciones la reenvías y se genera un enlace nuevo, válido otros 7 días. Y si una invitación pendiente ya no procede, la eliminas desde esa misma lista.
• Necesitas cambiar el rol de alguien. Editas sus roles —o su estado— cuando quieras; los cambios se aplican en su siguiente acceso.
• Cambia el responsable de la empresa. Asignas el rol de Propietario a otra persona desde su ficha de miembro. Aquí hay una asimetría que conviene tener clara, porque son dos reglas distintas: al invitar sólo puedes conceder roles de nivel estrictamente inferior al tuyo —un Propietario no puede invitar a otro Propietario de entrada—, pero al editar a un miembro que ya existe puedes asignar roles de nivel no superior, el tuyo incluido. Por eso nombrar a otro Propietario se hace en dos tiempos: primero lo incorporas con otro rol, y después le cambias el rol desde su ficha.
• Quieres dar de baja a alguien. Es preferible desactivar antes que eliminar: desactivar le corta la entrada pero conserva su historial y sus vínculos con los documentos; eliminar borra la pertenencia de forma irreversible. En un entorno con Verifactu, donde una factura emitida no se modifica, mantener la trazabilidad de quién hizo qué es lo sensato.
• No quieres que un colaborador toque nada por error. Dale un rol de Auditor del área que corresponda: solo lectura.

Preguntas frecuentes

¿El nuevo miembro recibe su contraseña por email? No, nunca. El correo de bienvenida no incluye contraseñas. Si creas la cuenta directamente, eres tú quien comunica la contraseña inicial por un canal seguro.

¿Puedo darle a mi asesoría acceso de solo lectura? Sí. Para eso está el rol Auditor de Facturación: deja leer los datos de facturación y de Verifactu —pensado precisamente para que la asesoría revise lo emitido— sin capacidad de modificar.

¿Puedo invitar a alguien que ya usa Fube en otra empresa? No. Fube rechaza la invitación si ese correo ya pertenece a un usuario registrado, precisamente para que nadie pueda incorporar a una persona a su organización sin contar con ella. Tendrá que usar otro correo.

¿Cuántos miembros puedo tener? Depende de tu plan: una persona en Starter, dos en Pro, cinco en Business y diez en Elite, contando las invitaciones pendientes. Lo tienes todo comparado en la página de precios, y cómo se cambia de plan, en gestionar tu suscripción.

¿Y la seguridad de la cuenta? Además de los roles, Fube ofrece verificación en dos pasos (2FA) y un registro de accesos a nivel de cuenta. Es especialmente recomendable para los perfiles con más permisos; lo tienes en la sección de seguridad de la cuenta.

Da acceso a tu equipo en minutos

Invitar a alguien es eso: su email, el modo (enlace o cuenta directa) y el rol justo. Cada persona entra con su propio acceso, el historial queda nominal y tú no compartes ni una contraseña. Crea tu cuenta gratis y monta tu equipo, o repasa cómo se reparte el acceso en miembros y roles.