Cómo aplicar la retención de IRPF línea a línea

Una factura de honorarios no siempre es sólo honorarios. A veces lleva también un producto que vendes aparte del servicio, o un concepto que no está sujeto a retención, y otras veces una línea retiene a un tipo distinto del resto. Si la retención fuera de la factura entera, sólo te quedaría elegir entre retener de más o no retener nada.

En Fube cada línea puede llevar su propia retención de IRPF. La del documento sigue existiendo y es la que siguen todas las líneas mientras no les digas otra cosa; cuando una línea no encaja, se lo cambias sólo a ella. Esta guía es para profesionales que facturan con retención y para quien registra facturas de gasto de profesionales.

Antes de empezar

• Qué líneas retienen, y a qué tipo, lo decides tú o tu asesoría. Fube aplica lo que pongas. Los tipos habituales —15 %, 7 % y 1 %— y cuándo corresponde cada uno los tienes en los impuestos de tus facturas.
• Si todas las líneas retienen igual, no tienes que hacer nada de esto. Basta con la retención del documento, como siempre.
• Funciona igual en facturas, simplificadas, rectificativas, proformas, presupuestos, albaranes, pedidos de venta, facturas recurrentes y gastos.

Paso 1 · Pon la retención del documento

En el bloque de importes, debajo de las líneas, pulsa IRPF y escribe el porcentaje, por ejemplo 15. Ése es el tipo que siguen las líneas del documento.

Si lo pones casi siempre igual, déjalo como valor de partida en los valores por defecto de tus documentos y cada documento de venta nuevo nacerá con él.

Paso 2 · Cambia la línea que no sigue al documento

En la línea, pulsa Mostrar datos fiscales; o abre Editar detalles desde su menú y ve a la sección Información fiscal. Ahí está el campo Retención IRPF. Vacío, te recuerda entre paréntesis cuál es la del documento: «Del documento (15 %)».

El tipo del documento sólo arrastra a las líneas que tienen el campo vacío. Una línea con 0 o con un tipo propio se queda como la dejaste aunque después cambies el de abajo.

Paso 3 · Revisa los importes

Un ejemplo: una factura con 1.000 € de honorarios y 200 € de un producto que vendes aparte del servicio, las dos líneas al 21 % de IVA. El documento retiene al 15 % y la línea del producto lleva 0 en Retención IRPF. El PDF queda así:

La línea sin retención sigue llevando su IVA y sigue contando en la base imponible: lo único que cambia es la base sobre la que se calcula la retención.

• Mientras editas el documento, en el bloque de importes de debajo de las líneas, la retención sale como IRPF 15 % con su importe en negativo. Si hay líneas a dos tipos, salen los dos: IRPF 15 % / 7 %.
• En el PDF, una fila por tipo. Cuando la retención no se aplica a toda la base, o hay más de un tipo, cada fila dice sobre qué importe se calcula, como en el ejemplo. El formato ticket de las facturas simplificadas pone la fila de cada tipo sin la base.
• La retención aparece siempre que haya algo retenido, aunque el IRPF del documento esté apagado y la retención venga sólo de una línea.

En los gastos: la línea que no retiene y el modelo 111

Cuando registras la factura de un profesional que lleva una línea sin retención, ponle 0 en Retención IRPF a esa línea, igual que en una venta. El gasto descuenta sólo la retención de las líneas que retienen.

Y eso llega al modelo 111: en la sección de actividades económicas, el importe de las percepciones suma sólo la base de las líneas que retienen, no la del gasto entero. La retención es la misma de siempre. Los gastos que ya tenías registrados no cambian: su base es la del gasto, como hasta ahora. El modelo entero, paso a paso, en la guía para preparar el modelo 111.

Errores comunes

• Poner 0 queriendo decir «lo del documento». No es lo mismo: 0 es «esta línea no retiene». Para que la línea vuelva a seguir al documento, borra el número y deja el campo vacío.
• Apagar el IRPF del documento y esperar que no retenga nada. Las líneas con un tipo propio siguen reteniendo. Si no quieres retención en ninguna, vacía también esas líneas.
• Darte cuenta después de emitir. La retención queda fijada al emitir la factura, como el resto de sus importes. Si estaba mal, se corrige con una factura rectificativa.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que rellenar la retención en cada línea?

No. Vacía, la línea sigue al documento. Sólo tocas la línea que no encaja.

¿Cambia la base imponible o el IVA?

No. La base imponible y el IVA se calculan igual que siempre, con todas las líneas. La retención de cada línea sólo cambia cuánto se retiene y sobre qué base.

¿Las facturas que ya tenía cambian?

No. Sus líneas tienen el campo vacío, así que siguen a su documento y conservan los mismos importes.

¿Y en las facturas recurrentes?

Cada factura que se genera copia la retención de cada línea de la plantilla. Las líneas con el campo vacío siguen la retención de la plantilla.

Si todavía no facturas con Fube, puedes empezar gratis y probarlo en tu primera factura.