Cómo sacar los informes de horas trabajadas de tu equipo en Fube

Cómo sacar los informes de horas trabajadas de tu equipo en Fube

Cerrar el mes empieza casi siempre con una pregunta de una línea —«¿cuántas horas ha hecho cada uno?»— y termina con una hoja de cálculo montada a mano a partir del listado de fichajes. El problema no es sumar: es que cada pregunta siguiente («¿y sólo el almacén?», «¿cuántas horas extra llevamos?», «¿me lo pasas en Excel para la gestoría?») obliga a rehacer la hoja entera.

La pantalla de Informes contesta esas preguntas sin reconstruir nada. Esta guía es para quien prepara la nómina o rinde cuentas del área de personal, y va sobre las tres cosas que de verdad importan aquí: cómo recortar el conjunto, de dónde sale cada cifra —porque no todas salen del mismo sitio— y cuál de las descargas trae el histórico completo, que no son todas.

Antes de empezar

• Permiso sobre el control horario. La pantalla está en el bloque de horas y saldos del área de personal; sin ese permiso no aparece en el menú.
• Fichajes registrados en el periodo. Los informes se calculan sobre el registro de jornada de tu equipo: si nadie ha fichado, las gráficas salen vacías.
• Y para las horas extra, saldos ya calculados. Fube calcula los saldos diarios de madrugada, sobre el día anterior. Las horas extra de hoy no están todavía; las verás mañana.

Paso 1 — Abre los informes y elige el periodo

Ve a Equipo > Horas y saldos > Informes. La pantalla abre con el trimestre actual ya seleccionado —no el mes, ni el año—, y desde ahí puedes cambiar a cualquier rango con el selector de fechas.

Con el rango puesto, arriba tienes cuatro cifras del periodo: Total horas, Horas extra, H. complementarias y Empleados.

Paso 2 — Recorta el conjunto con los cuatro filtros

Junto al rango de fechas hay cuatro selectores, y se combinan entre sí:

Cuando hay algún filtro activo aparece Limpiar filtros para quitarlos todos de golpe.

Dos matices que evitan sustos. El primero: departamento y centro son los que la persona tiene hoy en su ficha, no los que tenía entonces. El fichaje no guarda un departamento propio, así que si alguien cambió de área en mayo, sus horas de enero salen ya bajo el departamento nuevo. Lo tienes explicado también en la guía de organizar tu plantilla en departamentos.

El segundo: el filtro de Horario funciona en dos tiempos —primero resuelve qué personas lo tienen asignado y después busca sus fichajes—, así que si ese horario no lo tiene nadie asignado, el informe sale vacío del todo, no «con todos». Si eliges un horario y se te queda la pantalla en blanco, empieza por comprobar las asignaciones en horarios y turnos.

Paso 3 — Sabe de dónde sale cada pestaña

Ésta es la parte que ahorra discusiones, porque las cuatro pestañas no beben de la misma fuente:

Las dos que salen de los saldos dependen de que Fube haya cruzado lo fichado con el horario programado, y eso ocurre de madrugada. Las dos que salen de los fichajes son inmediatas. Por eso un día recién cerrado aparece en «Por empleado» y todavía no en «Horas extra»: no falta un dato, falta el cálculo nocturno.

Complementarias merece una línea aparte: sólo existe en contratos a tiempo parcial. Es el exceso sobre la jornada pactada del artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores, que es una figura legal distinta de la hora extraordinaria y se retribuye aparte. En jornada completa esa gráfica sale vacía, y es lo correcto. El tipo de contrato se fija al dar de alta al empleado.

Y un detalle del que conviene estar sobre aviso: «Total horas» y «Totales diarios» cuentan sólo los fichajes de tipo Trabajo, mientras que «Por empleado» suma además el trabajo en remoto. Si tu equipo teletrabaja, la tarjeta de arriba y la gráfica de totales diarios se quedarán por debajo de la suma de la pestaña por empleado. No es un error de tus datos: son dos recuentos distintos de la misma pantalla, y el que incluye el teletrabajo es el de Por empleado.

Paso 4 — Comprueba el aviso de truncado antes de fiarte de un total

La pantalla carga como máximo 500 fichajes, 500 saldos diarios y 100 empleados. Si tu rango se pasa de ahí, Fube lo dice con un aviso en la cabecera del informe:

Mostrando 500 de 1 240 fichajes — usa filtros o un rango de fechas más corto para ver el resto (los totales y gráficas de este informe no incluyen los registros restantes)

Léelo literalmente: mientras ese aviso esté, las cuatro tarjetas y las cuatro gráficas están incompletas. No es un aviso de rendimiento, es un aviso de que el número que estás mirando no es el total. La salida es acortar el rango, filtrar por departamento o centro, o —si lo que quieres es el histórico entero— irte a la exportación completa del paso siguiente, que no tiene ese tope.

Paso 5 — Exporta, sabiendo cuál de las descargas trae todo

Cada pestaña tiene su botón Exportar con dos formatos, CSV y Excel. Y hay una diferencia de fondo entre ellas:

• Los informes agregados —horas por empleado, horas extra, complementarias y saldos diarios— exportan lo que hay cargado en pantalla. Si el aviso de truncado está puesto, el fichero sale igual de recortado que la gráfica.
• «Fichajes detallados (completo)», en la pestaña Totales diarios, es distinto: se genera en el servidor y trae todos los fichajes del rango y de los filtros, sin el tope de 500. Es la descarga que hay que usar para entregar un periodo largo a la asesoría.

El nombre del archivo recoge los filtros que tenías puestos —con los sufijos -depto, -centro, -emp y -horario— y las dos fechas del rango, así que un fichero descargado se identifica solo meses después.

Y una cosa que sorprende la primera vez. Cuando la exportación completa supera los 5 000 fichajes, Fube deja de generarla al vuelo y la procesa en segundo plano. En ese momento la pantalla te muestra un aviso en rojo que dice «Exportación iniciada»: parece un error y no lo es. El archivo se está preparando, y lo recoges en Utilidades > Exportaciones, la misma bandeja donde aterrizan el resto de tus exportaciones.

Por encima de 20 000 fichajes en un mismo rango, la descarga completa deja de traerlos todos. Si tienes que sacar un año entero de una plantilla grande, pártelo por trimestres o por centro.

Paso 6 — Usa «Saldos diarios» para lo que va a la nómina

En la pestaña Totales diarios, junto a la exportación de fichajes, tienes la de Saldos diarios, que es la que de verdad se parece a lo que necesita una gestoría. Trae una fila por persona y día con nueve columnas:

Empleado · Contrato · Fecha · Programadas (h) · Trabajadas (h) · Saldo (h) · Extras (h) · Complementarias (h) · Estado

La columna Estado sale con el código interno del saldo —PENDING, VALIDATED, AUTO_VALIDATED o REJECTED—, y no es decorativa: el informe suma todos los saldos, validados o no, pero al preparar la nómina sólo cuentan los validados. Si el total de horas extra del informe no cuadra con lo que después genera el periodo de nómina, esa columna es lo primero que hay que mirar. La validación se hace en Equipo > Horas y saldos > Saldo de horas, y el circuito completo está en la guía de preparar las nóminas.

Casos límite y errores comunes

• Elegiste un horario y no sale nada. No es que no haya fichajes: es que ningún empleado tiene ese horario asignado, y entonces el informe se queda vacío entero. Quita el filtro para comprobarlo.
• Las horas extra salen a cero y sabes que las hubo. Los saldos se calculan de madrugada sobre el día anterior. Un periodo que incluye hoy siempre irá corto por el último día.
• El informe y la nómina no cuadran. Casi siempre son saldos sin validar. Mira la columna Estado del CSV de saldos diarios antes de buscar en otro sitio.
• Falta gente que ya no trabaja contigo. No falta: los informes resuelven a propósito los nombres de quien ya está de baja en la empresa, porque un periodo pasado incluye sus horas. Lo que sí deja fuera a los inactivos es el timeline del día.
• Exportaste y el Excel viene corto. Estabas en un informe agregado con el aviso de truncado puesto. Para el detalle completo, usa Fichajes detallados (completo).
• Un turno de noche aparece entero en el día en que empezó. Los totales diarios atribuyen cada fichaje al día en que se fichó la entrada, no lo reparten entre los dos.

Preguntas frecuentes

¿Estos informes valen como registro de jornada ante una inspección?

No por sí solos. El documento del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es el parte por trabajador en PDF, que se saca desde la ficha del empleado; lo tienes paso a paso en la guía de fichar la jornada. Los informes son la herramienta de gestión, y la exportación completa de fichajes es lo que se entrega cuando piden el detalle en formato de datos.

¿Puedo cruzar dos filtros a la vez?

Sí, se acumulan. Departamento y centro de trabajo y un rango de fechas concreto acotan a la intersección de los tres.

¿Por qué «Empleados» cuenta más gente de la que esperaba?

Esa tarjeta cuenta a cuántas personas distintas hay algún fichaje en el periodo, incluidos los de pausa. Es un recuento de actividad, no de plantilla.

¿Las horas extra del informe se pagan solas?

No. El informe las muestra; lo que decide qué se abona es el periodo de nómina, que sólo recoge los saldos validados. Compensarlas en descanso en lugar de en dinero se hace desde la bolsa de horas.

¿Fube calcula la nómina a partir de esto?

No. Fube ordena las horas, las clasifica y te las entrega en un formato que tu asesoría puede usar, pero no calcula recibos de salario ni cotizaciones. Cómo se aplica cada concepto en la nómina conviene confirmarlo con tu asesoría laboral.

Cierra el mes con los números, no con la memoria

Tener las horas del equipo en cuatro cifras y cuatro gráficas cambia el cierre: en lugar de montar la hoja, se filtra y se descarga. Si todavía no tienes el control horario en marcha, empieza por poner a fichar a tu equipo y crea tu cuenta. El control horario y RRHH se incluye en los planes Business y Elite; tienes el desglose en la página de precios.