Cómo poner tu marca en los emails que Fube envía (y enviarlos por tu propio SMTP)

Cómo poner tu marca en los emails que Fube envía (y enviarlos por tu propio SMTP)

Fube manda correos en tu nombre todo el rato: la factura que le envías a un cliente, el recordatorio de un cobro que se retrasa, la invitación a su portal. Por defecto todos llevan el logo y el naranja de Fube, y a partir de cierto tamaño eso chirría.

Hay dos ajustes para cambiarlo y hacen cosas distintas. Esta guía explica qué toca cada uno, qué no toca ninguno de los dos, y cómo dejarlos bien.

Antes de empezar

Las dos pantallas son del plan Elite. No es «premium que se activa aparte»: ni Starter, ni Pro, ni Business las incluyen. Si tu cuenta no está en Elite, al entrar no verás el formulario deshabilitado: verás una tarjeta que te explica la función y te ofrece cambiar de plan. Puedes comparar lo que incluye cada uno en precios.

Te vendrá bien tener a mano el logo de tu negocio alojado en una URL pública con HTTPS y, si vas a usar servidor propio, las credenciales SMTP de tu proveedor.

Qué cambia cada ajuste (y qué no cambia ninguno)

Antes de tocar nada, conviene tener clara la diferencia, porque la confusión aquí es la fuente de la mayoría de los disgustos:

Y lo primero que hay que tener claro es a qué correos afecta cada uno, porque no es «a todos»: los dos ajustes se aplican al correo que tu empresa manda a sus clientes, que son las facturas y documentos de venta y los recordatorios de cobro. Todo lo demás sale por el servidor de Fube, aunque tengas las dos pantallas rellenas: las notificaciones a tu equipo y las invitaciones a nuevos miembros, con la marca de Fube, y los correos del portal del cliente, que van por su lado con el nombre y el logo de tu portal (lo ves más abajo).

La dirección del remitente sigue al servidor. Si el correo sale por el tuyo, puede salir desde tu dirección; si sale por el de Fube, sale desde la de Fube. No es una restricción arbitraria: un correo con tu dominio en el «De:» enviado desde los servidores de Fube lo rechazan o lo marcan como spam los buzones de destino, porque tu dominio no autoriza esa IP a enviar en tu nombre. Por eso el campo de remitente vive en la pantalla del SMTP y no en la del branding.

Si no vas a montar servidor propio, lo que sí puedes poner a tu nombre es la dirección de respuesta: cuando tu cliente pulse «Responder», el correo llega a donde tú digas. Para la mayoría de la gente eso es exactamente lo que buscaba.

Los recordatorios de cobro llevan además su propio interruptor, en Configuración → Cobros → Recordatorios: se llama «Enviar con mi propio dominio» y viene activado. Existe porque hay quien quiere justo lo contrario que en las facturas — que el aviso de un impago no parezca venir de su empresa, sino de una herramienta de terceros. Apagarlo devuelve esos correos al remitente de Fube sin tocar las facturas. El resto de esa pantalla lo cuenta la guía de plantillas de recordatorio de cobro.

Paso 1 — Pon tu marca en el correo

Ve a Configuración, grupo Correo, y abre Branding de email. Son cinco campos y todos son opcionales:

• Logotipo (URL) — la imagen que encabeza el correo. No se sube: se pega la dirección pública donde ya vive, y tiene que ser https y de un dominio real. Aloja el archivo donde cargue rápido (tu propia web sirve) y usa una imagen horizontal.
• Color principal — en formato #RRGGBB. Es el color de los botones y los acentos.
• Nombre comercial — el nombre que aparece en el correo y en su pie. Pon el nombre por el que te conocen, no la razón social larga.
• Email de soporte — el buzón que se enseña en el pie para que tu cliente sepa dónde escribir. Usa uno que alguien lea de verdad.
• Email de respuesta — a dónde llegan las respuestas cuando tu cliente pulsa «Responder». Es el campo que más se nota y el que más se olvida.

Pulsa Guardar. Los cambios se aplican al siguiente correo que salga; los ya enviados se quedan como estaban, porque un email enviado es una copia congelada en el buzón de otra persona.

Qué pasa si dejas un campo en blanco

Aquí hay un detalle que ahorra trabajo: un hueco vacío no salta directamente a Fube. Antes pasa por los datos que ya tienes puestos en tu empresa:

Dicho de otro modo: si ya rellenaste bien la configuración de tu empresa, el branding ya está medio hecho. Puedes mezclar campos rellenos y vacíos sin problema, y para volver al aspecto de Fube basta con vaciarlos.

Paso 2 — Envía por tu propio servidor

Ve a Configuración → Correo → SMTP propio. Son cinco campos, cuatro de conexión y uno de identidad:

• Servidor SMTP — el hostname que te da tu proveedor, por ejemplo smtp.sendgrid.net.
• Puerto — 587 para STARTTLS, que es lo habitual, o 465 para TLS implícito. El 25 suele estar bloqueado por los operadores.
• Usuario — el usuario o la clave de API SMTP de tu proveedor.
• Contraseña — la contraseña o el secreto de ese usuario.
• Remitente — la dirección desde la que tus clientes verán llegar el correo, por ejemplo [email protected].

Los cuatro campos de conexión son todo o nada. Si falta uno solo, Fube sigue enviando por su propio servidor sin avisarte de nada: no hay error, no hay aviso, y los correos salen igual. Es el fallo más silencioso de esta pantalla, así que repasa los cuatro antes de dar por hecho que está activo.

El remitente es aparte, y es opcional. Mientras lo dejes en blanco no cambia nada: tus correos siguen saliendo por tu servidor pero con la dirección de Fube, igual que hasta ahora. Rellenarlo es lo que hace que tu cliente vea tu dirección. Y sigue al servidor: si por lo que sea un envío acaba saliendo por Fube —te quedas sin el plan, cambias la contraseña y no actualizas aquí, borras el puerto sin darte cuenta—, ese correo sale con la dirección de Fube en vez de con la tuya. Es deliberado: la alternativa es que lo rechacen.

Una dirección que no sea de un dominio que tu servidor pueda firmar no sirve de nada aquí, por mucho que Fube la acepte: la rechazará el buzón de tu cliente, no nosotros. Usa una del mismo dominio para el que hayas publicado el SPF y el DKIM del paso siguiente.

Sobre la contraseña: una vez guardada, Fube no te la vuelve a enseñar nunca. Se guarda cifrada y la pantalla te lo dice con un •••••••• (configurada). Si editas cualquier otro campo, déjala en blanco y se conserva; escribe algo sólo cuando quieras reemplazarla.

No hay botón de «Probar conexión». Si metes credenciales que no valen, no te enteras al guardar: te enteras cuando los correos empiezan a fallar. Valídalas con tu proveedor antes de pegarlas aquí, y después manda una prueba a tu propio buzón.

Y date un margen tras cambiar la contraseña. El cambio no es instantáneo: los procesos que envían correo mantienen la conexión unos minutos antes de recoger las credenciales nuevas.

Prepara tu DNS antes, no después

Cuando pasas a enviar por tu servidor, la entregabilidad pasa a depender de tu dominio y de la reputación de tu proveedor, no de la de Fube. Antes de activarlo:

• Publica el registro SPF que tu proveedor te indique. Es un registro TXT en tu dominio y son dos minutos en el panel de DNS.
• Configura DKIM con tu proveedor. Te genera unas claves y te dice qué registros añadir. SPF dice quién puede enviar; DKIM prueba que el contenido no se ha alterado.
• DMARC es la capa siguiente y es opcional para empezar: sirve para recibir informes de entregabilidad una vez que SPF y DKIM funcionan.

Y después de activarlo, manda una factura de prueba a un Gmail y a un Outlook y mira dónde cae. Es la única comprobación que vale.

Qué correos llevan tu marca y salen por tu servidor, y cuáles no

La regla es una y explica todos los casos: se aplican al correo que tu empresa manda a sus clientes. Eso son dos familias:

• Facturas y documentos de venta que envías a un cliente.
• Recordatorios de cobro.

Ésos llevan tu logo, tu color y tu nombre, salen por tu servidor y —si has rellenado el campo de remitente— desde tu dirección.

Todo lo demás sale con la marca y el servidor de Fube, tengas lo que tengas configurado:

• Los de acceso a la cuenta — códigos de inicio de sesión, recuperación de contraseña.
• Los de tu propia suscripción a Fube — recibos, avisos de cobro, cancelaciones.
• Las notificaciones a tu equipo y las invitaciones a nuevos miembros.

La lógica es de quién escribe: los primeros los escribes tú y Fube sólo los transporta; los segundos los escribe Fube. Un aviso de Fube saliendo por tu servidor te gasta tu cuota y ensucia tu reputación de envío con correo que no es tuyo, y una invitación a tu equipo con tu marca oculta que quien gestiona esa cuenta es Fube.

Los correos del portal del cliente van aparte. La invitación, el botón para entrar, lo que le mandas a firmar, su copia firmada o el aviso de un informe de proyecto salen por el servidor de Fube y con su aspecto, pero llevan dentro el nombre y el logo que pongas en la pestaña Marca de Ventas → Portal de clientes, y a tu cliente le llegan como «Tu empresa vía Fube». Van siempre por Fube porque llevan el botón para entrar: si tu servidor fallara, tu cliente se quedaría fuera. Ni el branding de email ni el SMTP propio les afectan, y tu color no llega a ellos. Lo cuenta la guía para activar el portal del cliente.

Casos límite y errores comunes

• «He guardado el SMTP y los correos siguen saliendo por Fube». Casi seguro tienes un campo de conexión vacío. Los cuatro o ninguno. Y comprueba de qué correo hablas: los correos del portal, las invitaciones y las notificaciones a tu equipo salen por Fube siempre, y eso no es un fallo.
• «Sale por mi servidor pero el remitente sigue siendo de Fube». El campo Remitente está vacío, o el envío concreto acabó saliendo por Fube. Empieza por rellenarlo.
• «El logo sale roto en el email». La URL ha dejado de funcionar, no es pública, o no es https. El correo se envía igual; corrige la dirección y el siguiente sale bien.
• «No me deja guardar el logo». La dirección tiene que empezar por https:// y apuntar a un dominio real. Una ruta local o una URL http no se aceptan.
• «Mis clientes no reciben nada». Por orden: mira su carpeta de spam —si está ahí, te falta SPF o DKIM—; comprueba que la contraseña sigue siendo válida si la has rotado en tu proveedor; y mira si te has pasado de la cuota de envío de tu plan con él.
• «Quiero volver al servidor de Fube». Vacía los cuatro campos y guarda. El siguiente correo sale por Fube.
• «He bajado de plan y he perdido la función». Tus datos siguen guardados. Los correos vuelven al aspecto y al servidor de Fube, y si recuperas el plan tu configuración se reactiva sin que tengas que volver a escribirla.
• «Cambié el logo y un email antiguo lo sigue mostrando viejo». Es lo esperado: el aspecto se aplica al componer el correo, y los ya enviados quedan congelados.

Preguntas frecuentes

¿Puedo previsualizar cómo queda el email?

No hay previsualizador. La forma rápida es enviarte a ti mismo un documento de prueba —un presupuesto a tu propio correo— justo después de guardar.

¿Mi cliente verá «Fube» en algún sitio?

En el cuerpo del correo verá tu logo y tu nombre. En el remitente depende de si has montado el SMTP propio: con él y con el campo Remitente relleno, verá tu dirección; sin una de las dos cosas, verá una de Fube. En los correos de tu portal del cliente lo verá en el remitente, «Tu empresa vía Fube», aunque dentro lleven tu nombre y tu logo. Y los que no son para tus clientes, como la invitación a un compañero, salen a nombre de Fube.

¿Puedo usar Gmail o Outlook como servidor SMTP?

Técnicamente sí, con el puerto 587 y una contraseña de aplicación, pero ambos tienen límites diarios bajos y reglas antiabuso que pueden cortarte envíos. Para volumen real usa un proveedor transaccional.

¿Está protegida mi contraseña SMTP?

Sí. Se guarda cifrada y no se devuelve nunca a la pantalla una vez guardada.

¿Necesito el SMTP propio para que mis correos lleven mi marca?

No. Son dos cosas independientes: el branding se ve dentro del correo salga por donde salga. El SMTP propio es para cuando quieres controlar tú el envío.

¿Y si sólo quiero que las respuestas me lleguen a mí?

Con rellenar el Email de respuesta del branding es suficiente. No necesitas tocar el SMTP.

Dale a tus correos la cara de tu negocio

Rellenar los cinco campos del branding son cinco minutos y se nota en el primer correo que envíes. El servidor propio es otra decisión, más técnica, y merece la pena cuando envías volumen y quieres la entregabilidad en tu terreno. Tienes el detalle de las dos en las páginas de branding de email y SMTP propio, y si aún no estás en Fube puedes crear tu cuenta gratis y ver los correos que envía antes de decidir.