Entender tu panel de control en Fube

El panel de control —en el menú, Inicio— es lo primero que ves al entrar en Fube, y no es un adorno: es la foto de cómo va tu negocio y de lo que te toca hacer hoy. La gracia es que no tienes que alimentarlo con nada. Cada factura que emites y cada gasto que apruebas se convierten, a la vez, en un número del Inicio. Esta guía te enseña a leerlo bien —qué significa cada bloque, con qué se compara cada cifra y por qué a veces un total no cuadra con lo que esperabas— para que abrir Fube por la mañana te dé una respuesta clara a la pregunta de siempre: ¿cómo voy?

De dónde salen los números

Antes de leer nada, quédate con la idea de fondo: el Inicio se calcula solo a partir de tus documentos. No hay una hoja de cálculo que rellenar ni un botón de "actualizar". En cuanto empiezas a facturar y a apuntar gastos, las cifras se rellenan solas, también en el plan gratuito.

Tres consecuencias prácticas conviene tenerlas claras desde el principio:

• Los borradores no cuentan. Una factura en borrador todavía no es un documento con efectos, así que no suma. Si un total te parece bajo, lo primero es comprobar que no tienes facturas del periodo sin emitir.

• Un gasto cuenta cuando está aprobado. Un ticket que la IA ha leído pero que todavía no has aprobado no suma en tus gastos. Por eso «Aprobar gastos» aparece entre tus pendientes: hasta que lo haces, ese dinero no está en las cifras.

• Cada factura cuenta en el mes de su fecha de operación, no en el de su emisión. Lo facturado, el resultado, lo pendiente y las gráficas colocan cada factura en el periodo de su Fecha de operación —el día en que hiciste el trabajo o entregaste lo que vendes—, que es la misma que usan los borradores del modelo 303 y del 130. Con los gastos pasa igual. Así, si emites en octubre una factura de un trabajo de septiembre, Fube la suma a septiembre, igual que el 303 del tercer trimestre, y las dos cifras te cuadran.

  Sólo dos cifras van por la fecha de emisión, porque lo que miden es el acto de emitir, y las dos están en el resumen de Ventas: los Días de cobro (los días que pasan desde que emites hasta que cobras) y los Presupuestos, que cuentan cada presupuesto por el día en que lo emitiste.

Paso 1 — Elige el periodo en la franja de cifras

Arriba del todo tienes una franja con cinco cifras y, en su esquina izquierda, un botón con un calendario y el nombre del periodo que estás viendo. De serie es «Este trimestre», el periodo de las declaraciones. Al pulsarlo se abre el selector:

• Los atajos, a la izquierda: «Últimos 7 días», «Últimos 30 días», «Últimos 90 días», «Últimos 12 meses», «Este mes», «Este trimestre» y «Este año».
• «Último», arriba: escribe un número, elige «Días» o «Meses» y marca o desmarca «Incluir hoy».
• El calendario, para un rango a medida: pulsa el primer día y el último. Verás resaltado «Rango personalizado». No deja elegir días que aún no han llegado.
• Abajo, el rango que vas a aplicar con «Cancelar» y «Aplicar». Nada cambia hasta que pulsas «Aplicar».

Fube recuerda el periodo en ese navegador, y es el mismo que usan los resúmenes de Ventas, de Compras y de los demás módulos que tienen esta franja: si eliges «Este año» en el Inicio, lo encontrarás también al abrir el resumen de Ventas. En otro ordenador o en otro navegador se empieza de nuevo por «Este trimestre».

Con qué periodo se compara cada cifra

Cada cifra del periodo se compara con un tramo anterior del mismo largo. Cuál, depende del atajo:

La comparación la ves en tres sitios: el porcentaje junto a cada importe grande, la línea discontinua de las gráficas, que es el periodo anterior, y la leyenda de debajo, con las fechas de los dos. El porcentaje sale en verde cuando el cambio es bueno —lo facturado sube, los gastos bajan— y en rojo cuando no lo es. Hasta tres meses, las gráficas van por días; con periodos más largos, por meses.

Paso 2 — Lee las cinco cifras de la franja

Son las que casi todo el mundo mira primero:

• Facturado — lo facturado en el periodo, impuestos incluidos: tus facturas y tus facturas simplificadas emitidas, con sus rectificativas.
• Gastos — tus gastos aprobados del periodo, impuestos incluidos.
• Resultado — lo facturado menos los gastos. Aquí ves si el periodo cierra en positivo o en negativo, no solo cuánto has movido.
• Por cobrar — lo que te deben hoy tus clientes, sea de cuando sea la factura, ya descontado lo que te hayan pagado a cuenta.
• Por pagar — lo que debes hoy de tus gastos, sea de cuando sea.

Dos matices para no leerlas mal. El primero: «Por cobrar» y «Por pagar» no dependen del periodo. Son lo que está pendiente hoy, elijas el periodo que elijas. El segundo: facturado no es lo mismo que cobrado. Puedes tener un trimestre de mucha facturación y, a la vez, un «Por cobrar» alto porque tus clientes aún no han pagado. Si quieres perseguir cada impago con recordatorios, eso vive en la gestión de cobros, dentro de Tesorería, desde el plan Pro.

Y como Facturado y Gastos llevan los impuestos dentro, el Resultado no es tu beneficio a efectos fiscales: el IVA que repercutes no es tuyo. Para eso están los borradores de los modelos.

La gráfica de cada cifra, al pasar el ratón

Junto a Facturado, Gastos y Resultado verás una línea pequeña con su evolución. Y al pasar el ratón por cualquiera de las cinco cifras —o al llegar a ella con el tabulador— se abre debajo su gráfica completa, sin necesidad de pulsar. Si pasas a la cifra de al lado, la gráfica cambia sin cerrarse; con la tecla Escape se cierra.

• En Facturado, Gastos y Resultado, la gráfica es la del periodo, con el importe, su porcentaje de cambio y la línea discontinua del periodo anterior.
• En Por cobrar y Por pagar, la gráfica reparte lo pendiente por el mes de cada documento —el de su fecha de operación— a lo largo de los últimos 12 meses. No lleva periodo anterior, porque es lo que se debe hoy, y el total cuenta también lo que es de antes.

En el teléfono la franja se desplaza de lado y la gráfica no se abre, pero la de lo facturado y su desglose están justo debajo.

Paso 3 — Mira lo que te espera en el saludo

En el centro de la pantalla te saluda Fube por tu nombre y, debajo, te dice cómo está el día: «Esto es lo que te espera hoy.» si tienes algo pendiente, o «Todo al día. Sigamos.» si no queda nada.

Justo debajo tienes el cuadro del asistente, con frases de ejemplo que van cambiando («Pídele algo al asistente…», «¿Qué cobros tengo pendientes?»…). Lo que escribas abre el asistente a todo el ancho, en una conversación nueva, y mientras tengas su panel abierto el cuadro desaparece del Inicio, porque ya lo tienes al lado. Si es la primera vez que lo usas, te ayuda empezar con el agente IA.

Tus pendientes, como atajos

Debajo del cuadro, lo pendiente aparece en forma de atajos, cada uno con su número y dicho como lo que hay que hacer. Al pulsarlo te deja directamente en la lista que lo contiene. Son seis:

• «Cobrar vencidas» — facturas emitidas con el cobro fuera de plazo, también las que te pagaron a medias.
• «Cobrar simplificadas» — lo mismo, con tus facturas simplificadas. Van aparte porque son dos listados distintos y un clic sólo puede aterrizar en uno.
• «Revisar Veri*factu» — facturas cuya comunicación a la AEAT no ha salido bien. Te lleva a la pantalla de Verifactu, donde ves el motivo; qué hacer en cada caso lo tienes en resolver los errores de Verifactu.
• «Emitir borradores» — facturas que preparaste y nunca llegaste a emitir. Este es, de largo, el número que más gente descubre con sorpresa.
• «Emitir simplificadas» — lo mismo, con las simplificadas.
• «Aprobar gastos» — gastos que la IA ha leído y esperan que los apruebes, o que no pudo leer.

El número va en rojo cuando es deuda o una incidencia con la AEAT —las vencidas y Verifactu— y en gris cuando es trabajo en curso. Tres reglas que conviene conocer:

• Un atajo a cero no se pinta. No hay casillas de «0» ocupando sitio: si no ves ninguno y el saludo dice «Todo al día. Sigamos.», es que no tienes nada pendiente.
• Si no tienes permiso sobre algo, ese atajo no aparece. No verás un cero engañoso: el atajo sencillamente no existe para ti.
• El número y la lista a la que te lleva son el mismo conjunto, salvo en «Aprobar gastos». Ahí aterrizas en la pestaña «Pendientes de aprobación» del listado, que es un conjunto más ancho porque incluye también los gastos que el escaneo todavía está leyendo. Si el atajo dice 7 y el listado enseña 9, no es un fallo: los dos de más aún no están leídos.

Si acabas de empezar: la tarjeta de activación

Mientras dejas la cuenta lista, entre el saludo y la gráfica aparece la tarjeta «Vamos a preparar tu primera factura», con los pasos que te faltan. Es una ayuda para arrancar, no una cifra: se va tachando sola a medida que completas cosas y desaparece al terminar, o antes si la cierras con la X. El recorrido entero está en primeros pasos en Fube.

Paso 4 — Repasa lo facturado y su desglose

Debajo del saludo tienes dos tarjetas, una al lado de la otra en una pantalla ancha y una encima de la otra en el teléfono.

«Facturado a lo largo del tiempo» es la gráfica de lo facturado en el periodo: el importe arriba con su porcentaje de cambio, la línea del periodo y, en discontinua, la del anterior. Es la forma rápida de ver la tendencia y no solo el número suelto.

«Desglose», a su derecha, va de lo facturado al resultado, con lo pendiente debajo:

• Facturado e IVA repercutido — lo facturado en el periodo y el IVA que llevaba.
• Gastos e IVA soportado — tus gastos del periodo y su IVA.
• Resultado — lo facturado menos los gastos.
• Por cobrar y Por pagar — lo pendiente hoy, como en la franja.

La tercera columna es el cambio frente al periodo anterior, o una raya si no hay datos con que comparar; el del IVA va en gris, porque que suba o baje no es ni bueno ni malo. Si pasas el ratón por una fila, te explica qué es la cifra y cuánto ha cambiado. Y «Facturado» y «Gastos» son enlaces: te llevan a los resúmenes de Ventas y de Compras, de los que va el Paso 6.

Paso 5 — Si trabajas con proyectos: «Tus proyectos»

Si tu plan incluye Proyectos —Business y Elite— y puedes verlos, al final del Inicio aparece la tarjeta «Tus proyectos»: «Lo que vence esta semana, el cronómetro y tus horas del mes», sin entrar en el módulo. Tiene tres columnas:

• «Hoy y atrasadas» — las tareas que tienes asignadas, sin terminar, que vencen hoy o ya vencieron, con lo más cercano a hoy arriba.
• «Próximos 7 días» — las que vencen de mañana a dentro de una semana.
• «Tus horas de octubre», o del mes en que estés — lo que llevas imputado este mes y el estado del cronómetro: lo que está corriendo, con el botón para pararlo, o «Cronómetro parado. Arráncalo con ▶ en una tarea.». Si un reloj se quedó abierto más de la cuenta, aquí te avisa con «Te dejaste un reloj abierto» —no suma nada hasta que le pongas la hora de fin— y el botón «Ponerle la hora de fin».

Cada columna enseña hasta cuatro tareas y, si hay más, «Y 1 más.» o «Y N más.». Al pulsar una se abre su panel, y con ▶ le arrancas el cronómetro. Arriba a la derecha, «Mis horas» te lleva al detalle de todo lo imputado. Sin el módulo de Proyectos, la tarjeta no sale y el Inicio no lo echa en falta.

Paso 6 — Para el resto de gráficas, abre los resúmenes de Ventas y Compras

El Inicio se queda con lo esencial. Lo demás —a quién vendes más, qué productos tiran, en qué se va el gasto, cómo está el cobro, los presupuestos y los impuestos— vive en dos resúmenes. Llegas a ellos desde el menú lateral: al pulsar Ventas se abre su Resumen, que es la primera entrada del módulo, y lo mismo con Compras. O desde el Desglose del Inicio, pulsando «Facturado» o «Gastos».

Los dos funcionan como el Inicio: arriba la misma franja con el mismo periodo, en el centro lo pendiente de esa parte del negocio y debajo las tarjetas. Si trabajas con proyectos, junto al periodo hay además un botón «Todos los proyectos» para ver un proyecto solo. Filtra lo facturado, los gastos y su IVA, lo pendiente de cobro y de pago y la gráfica del periodo; la factura media, los días de cobro, los repartos, los presupuestos y los impuestos siguen siendo del negocio entero.

En Ventas › Resumen:

• La franja trae Facturado, Factura media, Días de cobro —lo que tardan de media en pagarte las facturas que emitiste en el periodo y ya están cobradas— y Por cobrar.
• Lo pendiente de ventas: los atajos del Inicio que son de ventas y uno más, «Responder presupuestos», con los que siguen sin respuesta.
• «Facturado a lo largo del tiempo» y, a su lado, «Cobro de lo facturado»: qué parte de lo facturado en el periodo está cobrada hoy y qué parte no, estado por estado.
• «Por cliente» y «Por producto o servicio»: lo facturado a cada cliente y de cada concepto de tu catálogo, con «Ver todos» cuando la lista no cabe.
• «Presupuestos»: cuántos acaban aceptados, cuántos siguen pendientes, rechazados o caducados, y lo convertido frente a lo presupuestado.
• «Impuestos»: lo que te tocaría pagar a Hacienda o te devolverían por el periodo, con lo repercutido, lo soportado, el IRPF retenido y el recargo de equivalencia, y el detalle de IGIC o IPSI cuando no facturas sólo con IVA. Es orientativo y no sustituye a tu asesoría.

En Compras › Resumen:

• La franja trae Gastos, IVA soportado, Por pagar y Por revisar: los gastos que la IA ha leído y esperan tu aprobación, o que no pudo leer.
• Lo pendiente de compras: «Aprobar gastos» y «Pagar gastos vencidos».
• «Gastos a lo largo del tiempo», con «Por categoría» al lado, «Por proveedor» e «Impuestos».

Qué es de cada plan. Las cifras del periodo, sus gráficas y lo pendiente son de todos los planes. La factura media, los días de cobro, el cobro de lo facturado, los repartos por cliente, producto, categoría y proveedor, los presupuestos y los impuestos forman parte de las Estadísticas avanzadas, incluidas en los planes Business y Elite. Sin ellas, en el sitio de los repartos verás la tarjeta «Estadísticas avanzadas» con el botón «Mejorar el plan». Lo que incluye cada plan lo tienes en precios.

Comparar con el año pasado

Una duda habitual: para comparar con el año anterior no hace falta ningún informe aparte, y está en todos los planes. Elige «Este año» y cada cifra se compara con el mismo tramo del año pasado: la línea discontinua de la gráfica es el año pasado, mes a mes. Con «Últimos 12 meses», la comparación es con los doce meses anteriores. Vale para lo facturado y también para los gastos —pasa el ratón por «Gastos» en la franja o abre el resumen de Compras—, que es lo que da la imagen real de si el negocio mejora o solo crece de tamaño.

Casos límite y errores comunes

• "Este trimestre he facturado menos de lo que creía." Revisa que no tengas facturas del periodo en borrador —el atajo «Emitir borradores» te las enseña— y, en los gastos, que no queden por aprobar.
• "El total no coincide con lo que esperaba." Mira el botón del periodo, en la esquina de la franja. Fube recuerda el último que elegiste, también si lo cambiaste en otro resumen, como el de Ventas o el de Compras, así que es fácil quedarse en un rango que no es el que crees.
• "Emití en octubre unas facturas de julio a septiembre y no salen en octubre." Es lo esperado: Fube las cuenta en el mes de su fecha de operación —julio, agosto y septiembre—, que es donde las pone también el borrador del 303 del tercer trimestre. Para que una factura cuente en el mes en que la emites, su fecha de operación tiene que ser de ese mes.
• "He cambiado el periodo y «Por cobrar» no se mueve." Es lo esperado: «Por cobrar» y «Por pagar» son lo pendiente hoy y no dependen del periodo.
• "No me sale el porcentaje de cambio." No hay datos en el periodo anterior con que comparar. En el Desglose verás una raya en su lugar.
• "En el móvil no se abre la gráfica al tocar una cifra." En el teléfono la gráfica de la franja no se abre; la de lo facturado y el Desglose están justo debajo.
• "Facturo con IGIC y en el Desglose el IVA sale a cero." Las filas «IVA repercutido» e «IVA soportado» del Desglose cuentan sólo el IVA. El IGIC y el IPSI los ves en la tarjeta «Impuestos» de los resúmenes, que es de las Estadísticas avanzadas.
• "No veo ningún atajo debajo del saludo." Entonces no tienes nada pendiente, y el saludo lo dice: «Todo al día. Sigamos.». No se pueden desactivar ni esconder, así que su ausencia es una buena noticia.
• "No veo el reparto por cliente ni por producto." Son parte de las Estadísticas avanzadas, de los planes Business y Elite. En los demás planes, también el gratuito, tienes las cifras del periodo, sus gráficas y lo pendiente, y la tarjeta para mejorar el plan donde irían los repartos.
• "El pendiente de cobro no baja aunque el cliente ya me pagó." El Inicio refleja lo que hay registrado en Fube. Si el cobro no está marcado, seguirá contando como pendiente: registra el cobro (o concílialo con el banco) y la cifra se ajusta.
• "¿Esto sustituye a mi contabilidad?" No. El Inicio es una visión de negocio, no una contabilidad oficial ni una asesoría. Te ayuda a entender tu actividad y a llegar más ordenado a tu gestor, pero la parte fiscal formal sigue su cauce en los modelos de Impuestos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que configurar algo para que funcione el panel? No. En cuanto empiezas a emitir facturas y registrar gastos, el Inicio se rellena solo. Forma parte de la experiencia desde el primer día, también en el plan gratuito.

¿Cada cuánto se actualizan los datos? Las cifras reflejan tu actividad registrada y se recalculan al abrir el Inicio y al cambiar el periodo. Recuerda que las facturas en borrador y los gastos sin aprobar todavía no cuentan.

¿Con qué fecha cuenta el panel cada factura? Con su fecha de operación, la misma que usan los modelos 303 y 130: una factura emitida en octubre por un trabajo de septiembre suma en septiembre. Las dos cifras que van por la fecha de emisión son los días de cobro y los presupuestos, las dos del resumen de Ventas.

¿Puedo comparar este año con el anterior? Sí, en todos los planes: elige «Este año» en el selector del periodo y cada cifra se compara con el mismo tramo del año pasado, con su línea discontinua en la gráfica. Sirve para lo facturado y para los gastos.

¿Puedo ver qué productos me funcionan mejor? Sí, en la tarjeta «Por producto o servicio» del resumen de Ventas, que es de las Estadísticas avanzadas (planes Business y Elite). Ordena tu catálogo por lo que más ha facturado, sin impuestos, en el periodo elegido.

¿Dónde está el filtro por proyecto? En los resúmenes de Ventas y de Compras, junto al periodo: el botón «Todos los proyectos». El Inicio enseña siempre el negocio entero. El filtro sale si tu plan incluye Proyectos y puedes verlos.

¿Por qué a mí me salen unos pendientes y a un compañero otros? Porque cada atajo depende de lo que esa persona puede ver. Si su rol no tiene permiso sobre las facturas o los gastos, esos atajos no se le muestran —ni siquiera a cero—, así que puede ver «Todo al día» teniendo tú siete facturas vencidas delante.

¿Puedo llevarme estos datos a mi asesoría? Sí. Más allá del Inicio, los informes de negocio permiten exportar la información del periodo —libros de ingresos y gastos en Excel, o las facturas en un ZIP— para revisarla o traspasarla a tu gestoría.

Empieza a leer tu negocio de un vistazo

No hay que montar nada: facturas y registras gastos con normalidad, y el Inicio traduce todo eso en cifras que se entienden sin saber de contabilidad. Lo facturado, los gastos, el resultado y lo que te queda por cobrar y por pagar, arriba y comparado con el periodo anterior; lo que espera una acción tuya, en el saludo; y cuando quieras saber a quién vendes más o en qué se va el gasto, los resúmenes de Ventas y Compras te lo despliegan. Crea tu cuenta gratis y ten tu Inicio funcionando desde la primera factura.