Cómo usar la Biblioteca de Fube: docs, archivos y carpetas

Lo que sabe tu equipo acaba repartido: un protocolo en un documento de texto, la tarifa del proveedor en el correo, la ficha técnica en una carpeta del ordenador de alguien y el plano de la obra en el móvil de otro. Cuando hace falta, se pierde un rato buscándolo. La Biblioteca de Fube junta en un sitio los docs que escribe el equipo, los archivos que sube y lo que la empresa ya guarda en otras partes de Fube. Esta guía es para moverte por ella: pedirle a Fube un doc, encontrar lo que buscas, ordenarlo y tenerlo a mano en cada proyecto.

Antes de empezar

La Biblioteca es una entrada propia del menú lateral, con la etiqueta «Beta» mientras se prueba. Entra todo el equipo que tenga acceso a ella; la gestoría no, porque es de fuera del equipo. Lo que se escribe dentro de un doc —el editor, escribir a la vez, pedirle a Fube que cambie un párrafo— lo tienes en cómo escribir docs con tu equipo y con Fube. Aquí va lo de alrededor.

Paso 1 — Empieza por el Inicio

Al entrar, la columna de la izquierda está en Inicio. Arriba tienes un cuadro, «Pide a Fube un doc o busca en toda la biblioteca…», que hace las dos cosas:

• Buscar: según escribes, debajo salen los Resultados, por título y por lo que dicen los docs.
• Pedir un doc: si pulsas Intro, Fube lo escribe con los datos de tu empresa. Lo hace en segundo plano: puedes seguir en la Biblioteca, y el doc sale en ella al terminar.

Debajo, bajo «Fube lo escribe al pulsarlo», hay cuatro ideas para empezar —como Resumen del trimestre para la gestoría o Qué queda por cobrar y de quién—; Otras ideas las baraja. Mientras Fube escribe una, la tarjeta dice Fube lo está escribiendo… y no se le puede pedir otra cosa hasta que acabe. Pedirle docs usa el Agente IA y cuenta en su presupuesto mensual.

Más abajo están tus Fijados y lo Recientes, en tarjetas con un trozo de lo que dicen, con Todo, Docs y Archivos para filtrar y Ver todo para ir a la lista entera.

Paso 2 — Muévete por la columna de la izquierda

La columna se queda a la vista al bajar, y cada sitio está a un clic:

Fuera del Inicio, la lista lleva su buscador —la tecla / te lleva a él— y las pestañas Todo, Docs y Archivos. Al elegir una fila, al lado sale su vista previa: un trozo del texto, quién lo hizo, en qué carpeta y en qué proyecto está y quién lo ve, con Abrir, Añadir al chat y Fijar. Con las flechas pasas de una fila a otra, y con Intro la abres. Si la pantalla es estrecha, como la del teléfono, la vista previa sale en una hoja.

Paso 3 — Fija lo que más usas

Cada doc o archivo tiene su ⋯, en la tarjeta y en la fila: ahí está Fijar, y Quitar de fijados para lo que ya no quieras arriba. Lo fijado es de cada persona: lo que fijas tú sale en tu Inicio y en tu Fijados, no en el de los demás, así que nadie te mueve la mesa.

Paso 4 — Ordena en carpetas y en proyectos

Las carpetas son del equipo: las ve todo el que entra en la Biblioteca. Se crean con Nueva carpeta, en la columna, o con Crear → Carpeta, y cada nombre se usa una vez. Para llevar un doc o un archivo a una carpeta, en su ⋯ elige Carpeta y proyecto…: ahí le pones una carpeta, un proyecto, los dos o ninguno.

• Una carpeta no cambia quién ve un doc. Un doc en Sólo yo dentro de una carpeta del equipo lo sigue viendo sólo su autor.
• Borrar una carpeta no borra lo que tiene: queda en la Biblioteca, fuera de ninguna carpeta. La pueden borrar quien la creó, el propietario de la cuenta o un administrador.
• Lo creado dentro de un sitio nace en él: si pulsas Crear con una carpeta o un proyecto abiertos, el doc o el archivo nuevo ya va ahí.

Cada proyecto tiene además una pestaña Biblioteca en su ficha, junto a Documentos e Informes, con los docs y archivos asignados a él, su buscador y su vista previa. Lo que crees o subas desde esa pestaña ya queda en el proyecto. Cómo se organiza lo demás de un proyecto lo tienes en la gestión de proyectos.

Paso 5 — Sube tus archivos

Con Crear → Subir archivos, o con el + del cuadro del Inicio, subes los archivos que quieras tener junto a los docs: una tarifa, una ficha técnica, un plano. Valen PDF, imágenes (JPG, PNG, WEBP y GIF), documentos de Word, Excel, PowerPoint y OpenDocument, CSV y texto, de hasta 25 MB cada uno, y cuentan en el espacio de almacenamiento de tu plan.

Un archivo se mueve a una carpeta y a un proyecto como un doc, y en su ⋯ tienes Descargar. Lo que no hace un archivo es entrar en un doc: los docs no llevan imágenes ni adjuntos, así que la foto o el PDF van al lado, en la misma carpeta.

Paso 6 — Encuentra lo que la empresa ya guarda

En De la empresa están los ficheros que ya se guardan en otras partes de Fube, sin copiarlos ni moverlos de donde están:

Cada colección la ve quien tiene permiso en su módulo —los justificantes, quien ve los gastos; los documentos del equipo, quien ve las fichas del equipo—, y Subidos al chat enseña sólo lo tuyo. Una colección vacía no sale. Desde la vista previa puedes Descargar el fichero o ir a su sitio: con un justificante, Ver gasto te lleva al gasto del que sale. Estos ficheros se quedan donde están, así que no se mueven a carpetas ni a proyectos.

Paso 7 — Pásale a Fube lo que necesite

Añadir al chat, en la vista previa o en el ⋯ de un doc, se lo pasa al chat de Fube para que le preguntes sobre él: «¿qué dice el protocolo de lo que hay que llevar a una visita?». Y aunque no se lo pases, Fube usa los docs del Equipo para contestar en el chat; los de Sólo yo, no.

Casos límite y errores comunes

• «No encuentro un doc que escribió un compañero»: si lo tiene en Sólo yo, no sale ni en Todo ni en el buscador. Pídele que lo pase a Equipo.
• «He borrado una carpeta y no encuentro lo que tenía»: está en Todo, sin carpeta.
• «No me sale De la empresa»: sólo salen las colecciones con ficheros y con permiso para verlas. Si no tienes acceso a los gastos, no verás sus justificantes.
• Borrar es para siempre. Un doc borrado desaparece para todo el equipo y un archivo borrado deja de ocupar espacio; ninguno de los dos se puede recuperar.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia la Biblioteca de la pestaña Documentos de un proyecto? Documentos enseña las facturas, los presupuestos, los gastos y los demás documentos de venta y de compra del proyecto. Biblioteca enseña los docs que escribe el equipo y los archivos que sube, asignados a ese proyecto.

¿Puedo fijar algo para todo el equipo? No: fijar es de cada persona. Para que todos tengan algo a mano, ponlo en una carpeta del equipo.

¿Qué pasa con un doc que escribe Fube? Sale en Hecho por Fube y nace en Sólo yo, porque es la respuesta a lo que pediste. Si quieres que lo vea el equipo, ábrelo y cámbialo a Equipo.

¿Puedo subir un vídeo o un fichero comprimido? No. La Biblioteca admite documentos, hojas de cálculo, presentaciones, PDF, imágenes, CSV y texto.

Ponla en marcha con lo que ya tienes

No hace falta empezar de cero: los justificantes y los adjuntos de tus tareas ya están en De la empresa. Crea dos o tres carpetas con los nombres que use tu equipo, sube la tarifa o la ficha que más se busca y pídele a Fube el primer doc desde el Inicio. Si todavía no usas Fube, crea tu cuenta gratis.