Cómo revisar y resolver incidencias de fichaje en Fube

Cómo revisar y resolver incidencias de fichaje en Fube

Cerrar el mes del registro horario suele empezar con la misma escena: una hoja de cálculo llena de fichajes y un puñado de huecos raros. Este día solo tiene entrada, en este otro sobran dos horas, ¿este fichaje de fuera del centro fue teletrabajo o un error? Editar la hoja "a ojo" para que cuadre es rápido, pero borra el rastro de lo que de verdad pasó. Esta guía es para el responsable o el administrador del área de personal que quiere revisar lo que se desvió y resolverlo dejando constancia, en lugar de corregir a ciegas.

En Fube cada anomalía del fichaje queda registrada como una incidencia, con su tipo, su gravedad y su estado. Y cuando un empleado necesita corregir un fichaje suyo, no lo cambia él: lo solicita, y tú lo apruebas o lo rechazas. El resultado es que el cierre del mes queda documentado solo, sin que dependa de quién se acuerde de qué.

Y si lo que quieres es la bandeja de entrada —todo lo que tienes pendiente de resolver, junto y sin navegar por pantallas—, salta directamente al panel de solicitudes, que se explica más abajo.

Antes de empezar

Para revisar y resolver incidencias necesitas:

• Permisos sobre el área de personal. La gestión completa de incidencias —ver el listado, resolver, ignorar o eliminar— está reservada a quien tiene permiso de control horario. Cada empleado, en cambio, solo ve las suyas desde su portal, sin poder tocar las del resto.
• Tener fichajes registrados. Las incidencias se generan a partir del registro de jornada de tu equipo; sin fichajes no hay desvíos que detectar.

Y conviene saber cuándo aparecen, porque es la primera pregunta que surge: la detección es nocturna y va sobre el día anterior. De madrugada, Fube cierra primero los fichajes que se quedaron abiertos, recalcula después los saldos del día y por último busca los desvíos. Así que las incidencias de hoy las verás mañana; no hay nada que refrescar.

Conviene tener claro de entrada que una incidencia no es una sanción: es un aviso de que algo se salió de lo previsto para que lo mires. La mayoría son cosas tan cotidianas como una salida que se olvidó fichar.

Paso 1 — Abre el listado de incidencias

Ve a Equipo > Incidencias > Incidencias. Fube muestra el listado ordenado por fecha, con las más recientes arriba. Cada fila trae lo esencial para decidir sin abrir nada: el empleado, el tipo de incidencia, su gravedad y su estado.

Toda incidencia nace en estado Abierta. Conforme las vas tratando, pasan a Resuelta o a Ignorada, de modo que el listado refleja en todo momento qué queda pendiente de revisar.

Paso 2 — Filtra para mirar primero lo que importa

No hace falta repasar el mes entero de un tirón. El listado se puede filtrar por empleado, por tipo, por estado y por gravedad. Dos atajos útiles al cerrar el mes: filtra por estado Abierta para ver solo lo pendiente, y por gravedad Alta para empezar por lo urgente.

Ahora bien, la gravedad de cada tipo está fijada por Fube y no siempre es la que uno supone. Antes de montar tu rutina de cierre sobre un filtro, mira esta tabla, porque la mitad de los falsos «no me sale nada» vienen de aquí:

El caso que más despista es el cierre automático: parece informativo y está en media, no en baja. Si filtras por Baja para despachar de golpe «lo que no pide acción», los cierres automáticos no te van a salir — y son precisamente los que sí conviene mirar, porque detrás de cada uno hay una jornada cuya hora de salida real nadie ha confirmado.

Paso 3 — Entiende el tipo de cada incidencia

Antes de resolver, conviene saber qué te está diciendo cada tipo. Fube reconoce doce:

• Falta fichaje de entrada — no se registró la entrada en un día laborable.
• Falta fichaje de salida — no se registró la salida (el olvido más común).
• Horas insuficientes — las horas trabajadas quedan por debajo de las programadas.
• Exceso de horas — las horas trabajadas superan el horario programado.
• Fichaje en festivo — se fichó en un día festivo o no laborable según el horario asignado.
• Fuera de zona permitida — el fichaje se hizo fuera de la geovalla del centro.
• Cierre automático — el sistema cerró de madrugada un fichaje que llevaba más de doce horas abierto.
• Entrada manual — un administrador creó o ajustó un fichaje a mano.
• Desviación de horario — la entrada o la salida difieren de forma notable de lo programado.
• Descanso mínimo insuficiente — entre el fin de una jornada y el comienzo de la siguiente pasaron menos de doce horas.
• Falta pausa obligatoria — una jornada de más de seis horas sin los quince minutos de pausa.
• Otro — anomalía no categorizada.

Los dos tipos de descanso —el mínimo entre jornadas y la pausa obligatoria— son los que tienen consecuencia legal directa, y merecen un párrafo aparte. El descanso entre jornadas lo fija el artículo 34.3 del Estatuto de los Trabajadores, y la pausa de quince minutos en jornadas de más de seis horas, el 34.4 del mismo texto. Fube los comprueba a diario y los levanta solos: no son avisos de higiene interna, son señales de que ese día la jornada se salió de lo que permite la ley. Trátalos como tales, aunque uno de los dos venga clasificado en gravedad baja.

Cuando corresponde, la incidencia queda atada al fichaje que la originó, así que puedes ir del aviso al registro concreto sin buscarlo a mano. Tienes el detalle de qué reconoce y cómo las clasifica en la página de incidencias del control horario.

Paso 4 — Resuelve o ignora la incidencia

Con la incidencia abierta delante, tienes dos salidas:

• Resolver — la marcas como atendida. Es la opción cuando has comprobado lo que pasó o lo has corregido (por la vía del paso 5).
• Ignorar — la descartas porque no procede actuar (un caso esperado, un falso positivo que ya sabes explicar).

En ambos casos Fube registra quién cerró la incidencia y cuándo. No hay un paso extra de "guardar el papeleo": el rastro se genera con la propia acción. Por eso el cierre del mes queda documentado sin esfuerzo adicional, y el historial del módulo es auditable.

Paso 5 — Aprueba o rechaza las correcciones que pide el equipo

Aquí está la pieza que evita editar la hoja a ciegas. Cuando un empleado detecta que un fichaje suyo está mal —olvidó marcar la salida, fichó tarde por un imprevisto—, no modifica el registro por su cuenta: desde su portal solicita la corrección. En esa solicitud propone la hora de entrada o de salida que debería figurar y escribe un motivo, que es obligatorio.

Esa solicitud te llega en Equipo > Incidencias > Modificaciones y la revisas:

• Aprobar — Fube aplica los cambios al fichaje. Al hacerlo, el registro guarda quién lo editó y por qué —el motivo que indicó el empleado—, de modo que el ajuste queda explicado en el propio fichaje. La solicitud pasa a Aprobada y anota quién la revisó y cuándo.
• Rechazar — el fichaje no se toca. La solicitud pasa a Rechazada y queda registrado quién la revisó y cuándo.

Y hay una regla que no se salta ni con todos los permisos: nadie aprueba una corrección sobre sus propios fichajes. Aunque seas el administrador de la cuenta, si la solicitud es sobre un fichaje tuyo, Fube la rechaza y te dice que la revise otra persona. Es separación de funciones, y conviene saberla antes de montar un equipo de una sola persona con permisos: necesitas a un segundo para tus propias correcciones.

El atajo: todo lo pendiente en una sola pantalla

Los pasos anteriores van pantalla por pantalla, que es como se entiende cada circuito. Para el día a día hay un atajo: Equipo > Incidencias > Solicitudes reúne en una sola vista todo lo que tienes pendiente de decidir, con un contador por cada cosa.

Son tres pestañas, y cada una trae sólo lo pendiente —no el histórico—:

El número naranja o rojo de cada pestaña es la cuenta de pendientes, así que de un vistazo sabes si hay algo que atender sin entrar. Las acciones son exactamente las mismas que en cada pantalla completa: lo único que cambia es que aquí llegas con el filtro de «pendiente» ya puesto.

La pantalla abre por Ausencias, que suele ser lo que más se acumula. Y no sustituye a los listados: cuando necesites buscar algo ya resuelto, filtrar por gravedad o repasar un mes entero, sigue siendo el listado completo el que sirve.

Paso 6 — Deja que el trabajador diga si está conforme

El circuito del paso anterior va del empleado hacia ti. Este va al revés, y es el que cierra la trazabilidad: cuando eres tú quien cambia un fichaje, la persona afectada puede responder.

Desde Mis fichajes, cada trabajador ve sus registros con un estado:

En el listado de fichajes de la empresa tienes el interruptor Solo en disputa para ver de un vistazo lo que alguien ha rechazado. Y una consecuencia que conviene tener presente: si vuelves a editar un fichaje que ya estaba conforme, la conformidad se anula y esa persona tendrá que revisar el valor nuevo. Es deliberado — una conformidad vale para lo que se aceptó, no para lo que venga después.

Para una empresa que use el registro horario como prueba, esta es la parte que de verdad lo sostiene: no es sólo que quede constancia de quién cambió qué, es que el afectado ha tenido la oportunidad de decir que no está de acuerdo, y eso también consta.

La otra mitad del rastro: quién ha consultado los fichajes

El historial de un fichaje registra las ediciones. Hay un registro distinto para las consultas: la auditoría de accesos, en Equipo > Horas y saldos > Auditoría de accesos, que anota cada vez que alguien mira los fichajes de la empresa, con la fecha, quién accedió, a qué trabajador se refería la consulta, de qué tipo fue y desde qué IP. Se puede filtrar por empleado, por quién accedió y por rango de fechas, y exportar para adjuntarlo a un expediente.

Está activa para todas las empresas y no tienes que encender nada: no es un ajuste de tu cuenta, sino de la plataforma. Eso sí, anota los accesos desde que se puso en marcha, así que no esperes encontrar consultas anteriores a esa fecha. Y ten en cuenta que el registro se conserva completo: existe una depuración prevista para los accesos de más de dos años, pero está desactivada. Un acceso antiguo sigue ahí. Exporta cuando necesites adjuntar un periodo, no para salvarlo de un borrado.

Sirve sobre todo para dos cosas: acreditar ante un trabajador o su representación legal quién ha consultado sus fichajes, y controlar internamente que sólo los perfiles autorizados entran en los datos de jornada.

Casos límite y errores comunes

• Incidencias informativas que se acumulan. No todo pide acción. Una entrada manual que tú mismo hiciste o un exceso de horas ya hablado se pueden ignorar para que el listado quede limpio sin perder la constancia. Lo que no conviene es despacharlas por gravedad: mira el mapa del paso 2 antes de fiarte del filtro.
• Una corrección no borra la incidencia. Aprobar una solicitud de modificación ajusta el fichaje, pero la incidencia asociada sigue abierta hasta que tú la marcas como resuelta. Son dos acciones distintas a propósito: una arregla el dato, la otra cierra el aviso.
• Un empleado quiere "auto-aprobarse" un cambio. No puede. La solicitud la crea él, pero aprobar o rechazar requiere permiso sobre el control horario — y ni siquiera teniéndolo se puede aprobar sobre los fichajes propios.
• El motivo en blanco. La solicitud de corrección exige un motivo: sin él, Fube no la envía. Ese texto es lo que después explica la corrección dentro del fichaje, así que merece una frase clara, no un "corregir".
• Un montón de «Falta pausa obligatoria» de golpe. Suele significar que tu equipo pausa pero el reloj no lo está registrando como pausa, o que las jornadas largas se hacen del tirón. Cualquiera de las dos cosas conviene mirarla: es el descanso del artículo 34.4.
• Buscas las incidencias de hoy y no aparecen. La detección corre de madrugada sobre el día anterior. Vuelve mañana.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede resolver o ignorar una incidencia?

Solo quien tiene permiso sobre el área de personal. Cada empleado ve únicamente sus propias incidencias desde su portal y no puede tocar las del resto ni cerrarlas.

¿Queda constancia de quién resolvió cada incidencia?

Sí. Al resolver o ignorar una incidencia, Fube registra el usuario y el momento. El historial del módulo es auditable, así que el cierre del mes queda documentado por sí solo.

¿Fube corrige los fichajes automáticamente?

No. El empleado solicita el cambio y un responsable lo aprueba o rechaza. Lo único que Fube hace solo es cerrar de madrugada un fichaje que lleve más de doce horas abierto, y aun así levanta una incidencia para que alguien confirme la hora real.

¿Se registra quién ha consultado los fichajes?

Sí. La auditoría de accesos está activa para todas las empresas y anota cada consulta de los fichajes —quién, cuándo, de qué trabajador y desde qué IP— desde que se puso en marcha. Aparte, las ediciones de cada fichaje quedan siempre en su historial de cambios.

¿La traza de auditoría me cubre ante una Inspección de Trabajo?

Fube ordena, conserva y deja trazables los datos de fichaje, y te permite exportarlos. Pero no presenta nada ante ninguna administración ni garantiza por sí mismo el cumplimiento de tus obligaciones laborales. La trazabilidad es una herramienta para que tu registro sea fiable; cómo aplicarla y qué obligaciones te corresponden conviene confirmarlo con tu asesoría laboral.

Da el siguiente paso

Revisar incidencias en lugar de editar una hoja de cálculo cambia el cierre del mes: en vez de una investigación, es un repaso con cada desvío a su nombre y cada corrección explicada. Si todavía estás montando el control horario, empieza por organizar el registro de jornada de tu equipo y crea tu cuenta para activarlo. El control horario y RRHH se incluye en los planes Business y Elite; tienes el desglose en la página de precios.