Cómo seguir la jornada de tu equipo en el timeline de fichajes

Cómo seguir la jornada de tu equipo en el timeline de fichajes

A media mañana surge siempre la misma pregunta y siempre se responde igual de mal: «¿quién está dentro ahora?». Se acaba mirando el listado de fichajes, ordenando por hora y reconstruyendo a mano quién entró, quién sigue y quién se fue a comer. Para diez personas es un rato; para treinta, es media mañana.

El timeline existe para eso. Es una sola pantalla donde el día entero de toda la plantilla se ve como una fila por persona sobre una regla de veinticuatro horas: cada tramo trabajado es una barra de color, y de un vistazo sabes quién está dentro, quién está de pausa y quién no ha aparecido. Esta guía es para el responsable o el administrador que quiere esa foto sin abrir un fichaje detrás de otro.

Conviene decir de entrada lo que no es: el timeline es una vista de sólo lectura. No se corrige nada desde aquí. Sirve para mirar; para tocar están el listado de fichajes y el circuito de correcciones que cuenta la guía de fichar la jornada.

Antes de empezar

Necesitas dos cosas:

• Permiso sobre el control horario. La pantalla vive dentro del área de personal, así que la ven los perfiles con acceso al control horario o a las ausencias del equipo. Un empleado sin ese permiso no llega a ella: lo suyo lo tiene en el portal del empleado.
• Empleados dados de alta y activos. El timeline pinta una fila por empleado activo, tenga o no fichajes ese día. Quien esté marcado como inactivo no aparece, aunque ese día trabajara: es la diferencia con los informes, que sí resuelven a la gente que ya no está.

Paso 1 — Abre el timeline

Ve a Equipo > Control de tiempo > Timeline. Fube abre el día de hoy con una fila por persona: a la izquierda el nombre, y a la derecha una regla horaria de 00:00 a 24:00 donde se dibujan sus fichajes.

Las filas no van en orden alfabético puro: primero las personas que tienen actividad ese día y después, ya alfabéticamente, las que no. Así lo que importa queda arriba y no hay que buscarlo entre huecos.

Paso 2 — Lee los colores, que significan una sola cosa

Cada barra es un tramo fichado, y su color dice de qué tipo es:

Es la misma paleta que verás en Mi equipo y en Mis fichajes, a propósito: la misma persona sale del mismo color en las tres pantallas.

Y hay una segunda señal que conviene no confundir con ésta. El puntito que hay junto a cada nombre no habla del tipo de fichaje, habla de la presencia, y por eso es gris en los tres casos:

Un fichaje abierto se dibuja además parpadeando, y su barra crece sola hasta la hora actual.

La línea roja de «Ahora» sólo aparece cuando estás mirando el día de hoy. Si navegas a un día pasado, desaparece: no hay un «ahora» que marcar en el martes de la semana pasada.

Paso 3 — Cambia de día

En la cabecera tienes las flechas de día anterior y día siguiente, y un selector de calendario para saltar a cualquier fecha. Cuando no estás en hoy aparece además un botón Hoy para volver de un clic.

Ten en cuenta cómo se reparte un turno de noche: un fichaje que empieza a las 22:00 y termina a las 06:00 aparece en los dos días, porque el timeline muestra todo lo que solapa con la fecha que estás viendo. En el día de entrada verás la barra hasta medianoche, con el borde derecho discontinuo, y el tramo restante en el día siguiente. Si pasas el ratón por encima, la hora de salida viene marcada con un (+1) para que no la leas como si fuera del mismo día.

Paso 4 — Abre un tramo para ver el detalle

Al pasar el ratón por una barra sale su resumen —tipo, hora de entrada, hora de salida y duración—. Y si haces clic, se abre la ficha del tramo con lo mismo más el mapa de dónde se fichó, cuando el fichaje trae coordenadas.

Ese mapa es el mismo dato que alimenta las incidencias de fuera de zona permitida, y sólo hay algo que ver si la persona tiene la geolocalización activada en su ficha; lo tienes explicado en la guía de geolocalización por centro de trabajo. Si no la tiene, el tramo se abre igual pero sin mapa.

Paso 5 — Fíjate en el total que hay junto a cada nombre

A la derecha del nombre, cuando esa persona tiene actividad, aparece el total trabajado del día. Ese número no incluye las pausas: suma los tramos verdes y azules y descarta los ámbar.

Es coherente con lo que después ves en los informes de horas trabajadas, pero conviene saber que no es el saldo del día. El saldo —lo trabajado frente a lo programado, con sus horas extra— se calcula de madrugada y vive en Equipo > Horas y saldos. El timeline no sabe qué horario tenía asignada esa persona: sólo dibuja lo que fichó.

Paso 6 — Comprueba que no se te está quedando gente fuera

El timeline carga como máximo 100 empleados y 500 fichajes por día. Si tu plantilla o tu volumen de fichajes se pasa de ahí, Fube te lo dice en una línea al pie: «Mostrando los primeros N de M empleados y N de M fichajes».

No es un detalle menor: mientras ese aviso esté, la pantalla no es la foto completa del día. Con plantillas grandes, ésa es la señal de que la respuesta hay que buscarla en los informes, que sí filtran por departamento, por centro y por horario.

Casos límite y errores comunes

• Alguien trabajó y no aparece. Lo más probable es que su ficha esté marcada como inactiva: el timeline sólo lista empleados activos. Compruébalo en la ficha del empleado.
• Una barra ámbar larguísima. Una pausa que se quedó abierta. Si el fichaje pasa de doce horas, Fube lo cierra solo a la 01:00 y levanta una incidencia de cierre automático para que alguien confirme la hora real; el circuito está en la guía de revisar y resolver incidencias.
• Buscas las incidencias del día en el timeline. No están aquí. El timeline es en vivo, pero la detección de incidencias corre de madrugada sobre el día anterior: las de hoy las verás mañana.
• El total junto al nombre no cuadra con la nómina. Es lo esperado: ese total es tiempo fichado y sin pausas, no horas extra ni saldo validado. Lo que se lleva a nómina sale de los saldos diarios, y eso se cuenta en la guía de preparar las nóminas.
• Quieres corregir una hora desde aquí. No se puede, y es deliberado. Toda escritura sobre un fichaje exige un motivo y deja rastro; eso ocurre en el listado de fichajes, no en una vista de consulta.

Preguntas frecuentes

¿El timeline se actualiza solo mientras lo miro?

La línea roja de «Ahora» avanza sola, y los fichajes abiertos crecen con ella. Los fichajes nuevos entran al recargar la pantalla.

¿Puedo ver sólo un departamento o un centro de trabajo?

En el timeline no: pinta la plantilla activa entera. Los filtros por departamento, centro de trabajo y horario están en Equipo > Horas y saldos > Informes, que es la pantalla pensada para recortar el conjunto.

¿Por qué alguien sale en azul si vino a la oficina?

Porque su fichaje se registró como remoto. El color viene del tipo del fichaje, no de dónde esté la persona; si el tipo está mal, se corrige en el fichaje con el circuito de siempre y queda el motivo anotado.

¿Un turno de noche cuenta dos veces?

No. La barra se ve en los dos días porque el tramo cruza la medianoche, pero el fichaje es uno y se contabiliza una sola vez. El (+1) de la hora de salida es precisamente la marca de que ese extremo es del día siguiente.

¿Esta pantalla vale como registro de jornada?

No por sí sola. El registro que se entrega a la Inspección de Trabajo es el parte por trabajador, en PDF, que se saca desde la ficha del empleado; lo tienes paso a paso en la guía de fichar la jornada. El timeline es una vista de supervisión, no un entregable.

Ten la foto del día sin reconstruirla

Mirar el día en una sola pantalla cambia la rutina de un responsable: en lugar de preguntar por chat quién está dentro, se mira. Si todavía no tienes a tu equipo fichando, empieza por poner en marcha el registro de jornada y crea tu cuenta. El control horario y RRHH se incluye en los planes Business y Elite; tienes el desglose en la página de precios.