Cómo organizar tus facturas y gastos por proyecto en Fube

Cómo organizar tus facturas y gastos por proyecto en Fube

Llevas tres encargos a la vez. Al cerrar el mes sabes cuánto has facturado en total y cuánto has gastado en total, pero no sabes lo que de verdad querías saber: cuánto ha dejado cada uno. La factura de la imprenta, el billete de tren, las dos facturas al cliente y el material están todos mezclados en el mismo listado, y separarlos es una tarde con una hoja de cálculo.

Los proyectos de Fube existen para eso. Un proyecto es una etiqueta con memoria: la creas una vez, se la pones a cada documento del encargo según lo registras, y a partir de ahí puedes mirar los ingresos y el gasto de ese encargo por separado sin haber apuntado nada dos veces.

Antes de empezar: mira si tu plan lo trae

Proyectos no está ni en Starter ni en Pro. Lo traen Business y Elite, con distinto techo:

La entrada Proyectos del menú lateral la ves tengas el plan que tengas, así que no te fíes de ella: si tu plan no lo incluye, al entrar te encuentras una tarjeta que explica el módulo y ofrece cambiar de plan, y el selector de proyecto de las facturas y los gastos aparece desactivado, con un aviso debajo. Lo tienes todo en la página de precios.

Paso 1 — Crea el proyecto

Ve a Proyectos en el menú lateral (entra directo a la lista, sin submenú) y pulsa Crear proyecto —o la tecla N, que hace lo mismo—.

De todo el formulario, sólo el nombre es obligatorio. Puedes guardar con eso y seguir. Pero hay cuatro campos opcionales que deciden cosas más adelante, y conviene saber cuáles son antes de saltárselos:

• Presupuesto y Tarifa por hora. Van juntos: el presupuesto consumido que ves en la lista de proyectos y en el resumen de cada uno sólo se mide en euros si has rellenado los dos. Con uno solo, la lista compara el tiempo registrado con las horas estimadas de las tareas, y si tampoco hay estimaciones deja esa casilla en blanco; el resumen te dice que falta configurarlo.
• Estados permitidos para las tareas. Son las columnas que tendrá el tablero de ese proyecto. Un proyecto nuevo arranca con tres (por hacer, en progreso y completado); si tu trabajo pasa por una fase de revisión, o quieres una columna para lo que se descarta, añade «En revisión» o «Cancelado».
• Color. Es el punto que va delante del nombre en la lista y en la tarjeta de cada proyecto, y lo que los distingue de un vistazo cuando llevas varios.

Las fechas de inicio y fin no bloquean nada ni disparan avisos por correo, pero sí se ven: la columna Fin de la lista dice cuántos días quedan (en ámbar cuando falta una semana o menos) o cuántos hace que venció, y sirven para ordenar y filtrar.

Quien crea el proyecto queda como su Propietario. Eso importa para el paso 5.

Paso 2 — Etiqueta cada documento con su proyecto

Aquí está el trabajo de verdad, y es de treinta segundos por documento si lo haces al registrarlo.

Al crear o editar una factura o un gasto, baja hasta el bloque Etiquetado de documento. Dentro hay dos campos: Tags, para clasificaciones libres, y Proyecto asociado, que es el que nos ocupa. Elige el proyecto y guarda.

Ese selector sólo elige entre proyectos que ya existen: desde el formulario del documento no se crea un proyecto nuevo. Si el encargo todavía no está dado de alta, créalo antes en Proyectos y vuelve. (Desde el panel de Facturación o el de Gastos sí puedes crear uno sobre la marcha, pero eso es para filtrar, no para etiquetar.)

Estos son los documentos que aceptan proyecto desde el formulario:

El presupuesto es la excepción y sorprende a todo el mundo, porque es justo donde empieza un encargo. El formulario del presupuesto no trae el bloque de etiquetado. Lo que sí funciona es la cadena natural: etiqueta la factura que salga de ese presupuesto, que es el documento que mueve dinero de verdad.

Un documento pertenece a un único proyecto. No hay reparto ni porcentajes: si una factura cubre dos encargos, o la partes en dos facturas, o decides a cuál de los dos la imputas.

Paso 3 — Mira los ingresos y el gasto de ese proyecto

Empecemos por donde casi todo el mundo se atasca: no busques un filtro de proyecto en el listado de facturas ni en el de gastos, porque no existe. Esas tablas no tienen columna de proyecto, y puedes perder un buen rato abriendo menús de filtro que no lo traen.

El selector de proyecto vive en otro sitio: en los paneles. Entra en Facturación o en Gastos —la vista de resumen, no el listado— y arriba del todo, junto al selector de fechas, tienes un botón con el nombre del proyecto. Elige uno y las cifras se recalculan para ese encargo.

Y aquí va la salvedad que ahorra un buen rato de desconcierto: ese selector no afecta a todo el panel, sólo a las cajas que dependen del proyecto.

O sea: para cuánto ha entrado y cuánto ha salido en este encargo, el selector responde. Para cualquier otra pregunta del panel, sigue contestando por el total de la empresa aunque tengas un proyecto elegido. Y la comparativa interanual sólo aparece si tu plan incluye estadísticas avanzadas.

Paso 4 — Usa el estado para no acumular ruido

Un proyecto tiene cinco estados: Activo, En pausa, Completado, Archivado y Cancelado. No cambian ningún cálculo ni afectan a los documentos ya etiquetados; sirven para que la lista siga siendo legible cuando lleves veinte encargos: el primer indicador de la lista cuenta cuántos tienes activos y cuántos en pausa, terminados o archivados, y el filtro de la columna Estado deja fuera los que no quieres ver.

La distinción útil es entre los dos finales: Completado es «esto salió bien y ya está», y Archivado es «no quiero verlo en el día a día». Archivar es además la salida cuando quieres borrar un proyecto y no puedes, que es el caso siguiente.

Paso 5 — Decide quién puede tocar el proyecto

Cada proyecto tiene su propia pestaña Miembros, con cuatro papeles: Propietario, Gestor, Miembro y Observador. Se añade gente desde ahí, eligiendo persona y papel.

Lo que no es obvio: sólo el Propietario y los Gestores pueden editar o eliminar el proyecto, y eso manda por encima de los permisos generales de tu cuenta. Alguien con permiso de proyectos a nivel de empresa, pero que en ese proyecto es Miembro u Observador, recibirá un «Solo propietarios y gestores pueden editar o eliminar el proyecto». Si te pasa, no es un fallo de permisos de la cuenta: es tu papel dentro de ese proyecto concreto.

El papel de Propietario no se asigna a mano desde la lista de miembros: lo tiene quien creó el proyecto.

Casos límite y errores comunes

• No te deja borrar el proyecto. Es lo normal en cuanto tenga algo colgando. Fube te abre un aviso con el desglose de lo que lo bloquea —cuántas facturas, cuántos gastos, cuántas proformas…— y un botón Archivar proyecto. Pulsarlo lo pasa a Archivado y resuelve el caso sin tocar ni un documento. No hace falta desasociar nada ni pasarlo a Cancelado.
• Registraste el gasto sin etiquetarlo. No se pierde nada: edita el gasto, elige el proyecto en Etiquetado de documento y guarda. Los paneles lo recogen a partir de ese momento.
• Querías etiquetar un presupuesto. No se puede desde el formulario. Etiqueta la factura que salga de él.
• Una factura cubre dos encargos. Elige uno. Si el reparto importa de verdad, la vía limpia es emitir dos facturas.
• El panel de Facturación sigue enseñando los mismos números con el proyecto puesto. Mira qué caja estás leyendo: las de pendientes, IVA, cobros y desgloses por cliente o proveedor ignoran el proyecto a propósito (tabla del paso 3).
• Tienes cinco proyectos y el plan Business no te deja crear otro. El techo de Business es cinco. Archivar uno no libera el hueco: el límite cuenta proyectos existentes, no activos.

Preguntas frecuentes

¿Los proyectos cambian algo en mis impuestos o en los modelos de la AEAT?

No. Son una capa interna de organización. Tus libros registro y tus modelos fiscales tienen en cuenta todos los documentos de la empresa, sin filtrar por proyecto.

¿Puedo poner un documento en varios proyectos a la vez?

No. Cada documento se asocia a un único proyecto. Para clasificaciones que sí se solapan, están los Tags, en el mismo bloque del formulario.

¿La lista de proyectos me dice cuánto ha facturado cada uno?

Lo facturado, no: el dinero se mira en los paneles de Facturación y Gastos con el proyecto seleccionado. Lo que la lista sí enseña de cada proyecto, desde septiembre de 2026, es el estado, el avance de sus tareas (una barra por estado y cuántas están hechas del total), las que van fuera de plazo, las horas registradas en el periodo que elijas arriba con su variación frente al periodo anterior, el presupuesto consumido, el equipo y la fecha de fin. Encima van cuatro indicadores de toda la cartera: proyectos activos, tiempo registrado, tareas terminadas y tareas fuera de plazo. La puedes ver como tabla o como tarjetas, y al pulsar un proyecto se abre su resumen.

¿Puedo exportar las facturas de un proyecto?

No con un botón. Los listados de facturas y gastos no ofrecen filtro por proyecto, así que la exportación sale sin esa separación. Para las cifras agregadas del encargo, usa los paneles.

¿Y las tareas, las horas y el presupuesto consumido?

Eso es la otra mitad del módulo y tiene guía propia: controlar el avance, las horas y el presupuesto de un proyecto.

Etiqueta ahora y ahórrate el cruce de fin de mes

Crear el proyecto es un minuto y etiquetar cada documento es un desplegable. Lo que compras con eso es poder responder, en enero, cuánto dejó realmente aquel encargo de octubre, sin abrir una hoja de cálculo ni fiarte de la memoria. Crea tu cuenta gratis o mira el detalle del módulo en gestión de proyectos.