Cómo organizar tus facturas y gastos por proyecto en Fube

Cómo organizar tus facturas y gastos por proyecto en Fube

Llevas tres encargos a la vez. Al cerrar el mes sabes cuánto has facturado en total y cuánto has gastado en total, pero no sabes lo que de verdad querías saber: cuánto ha dejado cada uno. La factura de la imprenta, el billete de tren, las dos facturas al cliente y el material están todos mezclados en el mismo listado, y separarlos es una tarde con una hoja de cálculo.

Los proyectos de Fube existen para eso. Un proyecto es una etiqueta con memoria: la creas una vez, se la pones a cada documento del encargo según lo registras, y a partir de ahí tienes todos los papeles del encargo juntos —en la pestaña Documentos del propio proyecto— y sus ingresos y su gasto por separado, sin haber apuntado nada dos veces.

Antes de empezar: mira si tu plan lo trae

Proyectos no está ni en Starter ni en Pro. Lo traen Business y Elite, con distinto techo:

La entrada Proyectos del menú lateral la ves tengas el plan que tengas, así que no te fíes de ella: si tu plan no lo incluye, al entrar te encuentras una tarjeta que explica el módulo y ofrece cambiar de plan, y el selector de proyecto de las facturas y los gastos aparece desactivado, con un aviso debajo. Lo tienes todo en la página de precios.

Paso 1 — Crea el proyecto

Ve a Proyectos › Mis proyectos en el menú lateral y pulsa Crear proyecto —o la tecla N, que hace lo mismo—.

De todo el formulario, sólo el nombre es obligatorio. Puedes guardar con eso y seguir. Pero hay cinco campos opcionales que deciden cosas más adelante, y conviene saber cuáles son antes de saltárselos:

• Cliente. Si el encargo es para un cliente, ponlo aquí: cuando crees una factura o un presupuesto desde el proyecto (paso 2), el alta empezará con él ya elegido.
• Presupuesto y Tarifa por hora. Van juntos: el presupuesto consumido que ves en la lista de proyectos y en el resumen de cada uno sólo se mide en euros si has rellenado los dos. Con uno solo, la lista compara el tiempo registrado con las horas estimadas de las tareas, y si tampoco hay estimaciones deja esa casilla en blanco; el resumen te dice que falta configurarlo.
• Estados permitidos para las tareas. Son las columnas que tendrá el tablero de ese proyecto. Un proyecto nuevo arranca con tres (por hacer, en progreso y completado); si tu trabajo pasa por una fase de revisión, o quieres una columna para lo que se descarta, añade «En revisión» o «Cancelado».
• Color. Es el punto que va delante del nombre en la lista y en la tarjeta de cada proyecto, y lo que los distingue de un vistazo cuando llevas varios.

Las fechas de inicio y fin no bloquean nada ni disparan avisos por correo, pero sí se ven: la columna Fin de la lista dice cuántos días quedan (en ámbar cuando falta una semana o menos) o cuántos hace que venció, y sirven para ordenar y filtrar.

Quien crea el proyecto queda como su Propietario. Eso importa para el paso 6.

Paso 2 — Asocia cada documento a su proyecto

Aquí está el trabajo de verdad, y es de treinta segundos por documento si lo haces al registrarlo. Hay dos caminos, y el segundo es el corto.

Desde el formulario del documento. Al crear o editar una factura, un presupuesto o un gasto, baja hasta el bloque Más opciones, el último del formulario. Ahí está Proyecto asociado: elige el proyecto y guarda. En el mismo bloque van los Tags, para clasificaciones libres.

Ese selector sólo elige entre proyectos que ya existen: desde el formulario del documento no se crea un proyecto nuevo. Si el encargo todavía no está dado de alta, créalo antes en Proyectos y vuelve.

Desde el propio proyecto. Abre el proyecto, entra en su pestaña Documentos, elige el tipo en el desplegable y pulsa Crear factura, Crear presupuesto, Añadir gasto… El alta se abre con el proyecto ya puesto y, en los documentos de venta, también con el cliente del proyecto, si lo tiene. Rellenas lo demás y guardas; no hay que acordarse de bajar a Más opciones.

Estos son los documentos que se asocian a un proyecto:

Dos matices de esa última columna. Las rectificativas, mejor desde la factura que corrigen: así heredan sus datos, proyecto incluido. En la pestaña no tienen botón de crear junto al desplegable; si el proyecto aún no tiene ninguna, la lista vacía ofrece Crear factura rectificativa (o Crear factura simplificada rectificativa), que abre el alta en blanco con el proyecto ya puesto. Y en los gastos, el botón de la pestaña es el alta a mano: el alta leyendo el ticket con IA se hace desde Compras, y el proyecto se pone luego en Más opciones al revisarlo.

Un documento pertenece a un único proyecto. No hay reparto ni porcentajes: si una factura cubre dos encargos, o la partes en dos facturas, o decides a cuál de los dos la imputas.

Paso 3 — Mira todo lo del proyecto en su pestaña Documentos

Cada proyecto tiene una pestaña Documentos, junto a Partes, con todo lo que tiene asociado. No es una pantalla aparte con sus propias reglas: es la lista de siempre de cada tipo de documento, con sus filtros y sus totales, pero sólo con los del proyecto.

• El tipo se elige en el desplegable del principio de la fila: facturas, simplificadas, rectificativas, rectificativas simplificadas, presupuestos, proformas, albaranes y gastos. Al abrirlo, cada tipo dice cuántos documentos tiene el proyecto, así que de un vistazo sabes qué hay de cada tipo, o si hay gastos que no esperabas.
• Las cifras de arriba son las del proyecto. En facturas, la tira dice cuánto se ha facturado, cobrado, está pendiente y vencido de ese encargo; en gastos, lo gastado, pagado y pendiente de pagar. Los números de las pestañas de estado (emitidas, borradores, anuladas; en gastos, los pendientes de aprobación) cuentan también sólo lo del proyecto.
• Cada fila abre el documento en su ficha de siempre, la misma que desde Ventas o Compras.
• Para sacar los documentos del proyecto, márcalos (o marca la página entera) y abre Acciones: en facturas tienes Exportar facturas y Descargar facturas (PDF), y en cada tipo, lo suyo (en gastos, Exportar gastos).

La pestaña enseña sólo los tipos de documento que tu usuario puede ver: si a alguien de tu equipo no le has dado acceso a los gastos, en su desplegable no salen.

Paso 4 — Mira lo que ha dejado el encargo

Para la pregunta del principio —cuánto ha dejado—, tienes dos sitios.

El resumen del proyecto. La pestaña Resumen de cada proyecto enseña, para el periodo que elijas arriba, lo facturado al proyecto —sin impuestos y sin borradores— y el margen: lo facturado menos los gastos del proyecto en ese mismo periodo, también sin impuestos.

Los resúmenes de Ventas y de Compras, con el proyecto elegido. En Ventas › Resumen y en Compras › Resumen, junto al selector del periodo, hay un filtro de proyecto. Elige uno y se recalculan las cifras de arriba que dependen de él:

O sea: para cuánto ha entrado y cuánto ha salido en este encargo, el filtro responde. Lo demás de esas pantallas sigue contestando por el total de la empresa aunque tengas un proyecto elegido.

Paso 5 — Usa el estado para no acumular ruido

Un proyecto tiene cinco estados: Activo, En pausa, Completado, Archivado y Cancelado. No cambian ningún cálculo ni afectan a los documentos ya asociados; sirven para que todo siga siendo legible cuando lleves veinte encargos: en Mis proyectos, el filtro de la columna Estado deja fuera los que no quieres ver, y en Proyectos › Panel de proyectos el indicador Proyectos activos explica cuántos tienes en pausa, terminados, archivados o cancelados.

La distinción útil es entre los dos finales: Completado es «esto salió bien y ya está», y Archivado es «no quiero verlo en el día a día». Archivar es además la salida cuando quieres borrar un proyecto y no puedes, que es uno de los casos de abajo.

Paso 6 — Decide quién puede tocar el proyecto

Cada proyecto tiene su propia pestaña Miembros, con cuatro papeles: Propietario, Gestor, Miembro y Observador. Se añade gente desde ahí, eligiendo persona y papel.

Lo que no es obvio: sólo el Propietario y los Gestores pueden editar o eliminar el proyecto, y eso manda por encima de los permisos generales de tu cuenta. Alguien con permiso de proyectos a nivel de empresa, pero que en ese proyecto es Miembro u Observador, recibirá un «Solo propietarios y gestores pueden editar o eliminar el proyecto». Si te pasa, no es un fallo de permisos de la cuenta: es tu papel dentro de ese proyecto concreto. La excepción son el propietario y los administradores de la empresa: cuentan como Gestor en todos los proyectos, aunque no sean miembros.

El papel de Propietario no se elige al añadir a alguien: lo tiene quien creó el proyecto, y sólo él puede traspasarlo desde Miembros.

Casos límite y errores comunes

• No te deja borrar el proyecto. Es lo normal en cuanto tenga facturas, gastos u otros documentos asociados: no se borra, Fube te lo dice y te ofrece Archivarlo. Archivar lo pasa a Archivado sin tocar ni un documento. No hace falta desligar nada ni pasarlo a Cancelado.
• Registraste el gasto sin asociarlo. No se pierde nada: edita el gasto, elige el proyecto en Más opciones y guarda. Desde ese momento sale en la pestaña Documentos del proyecto y en sus cifras.
• Buscas el proyecto en el formulario y no lo ves. Está en Más opciones, el último bloque. Si llegaste desde la pestaña Documentos del proyecto, ya viene puesto.
• Quieres rectificar una factura del proyecto. Hazlo desde la factura: la rectificativa nace de ella y la ves después en Documentos, en el tipo Rectificativas.
• Una factura cubre dos encargos. Elige uno. Si el reparto importa de verdad, la vía limpia es emitir dos facturas.
• El resumen de Ventas sigue enseñando los mismos números con el proyecto puesto. Mira qué cifra estás leyendo: la factura media, los días de cobro y los repartos ignoran el proyecto a propósito (tabla del paso 4).
• Tienes cinco proyectos y el plan Business no te deja crear otro. El techo de Business es cinco. Archivar uno no libera el hueco: el límite cuenta proyectos existentes, no activos.

Preguntas frecuentes

¿Los proyectos cambian algo en mis impuestos o en los modelos de la AEAT?

No. Son una capa interna de organización. Tus libros registro y tus modelos fiscales tienen en cuenta todos los documentos de la empresa, sin filtrar por proyecto.

¿Puedo poner un documento en varios proyectos a la vez?

No. Cada documento se asocia a un único proyecto. Para clasificaciones que sí se solapan, están los Tags, en el mismo bloque del formulario.

¿La lista de proyectos me dice cuánto ha facturado cada uno?

La lista, no: lo facturado y el margen de cada encargo están en el Resumen de cada proyecto, y sus documentos uno a uno, en su pestaña Documentos. Lo que la lista sí enseña de cada proyecto es el estado, el avance de sus tareas (una barra por estado y cuántas están hechas del total), las que van fuera de plazo, las horas registradas en el periodo que elijas arriba con su variación frente al periodo anterior, el presupuesto consumido, la fecha de fin y, en tarjetas, el equipo. La puedes ver como tabla o como tarjetas, y al pulsar un proyecto se abre su resumen. Las cifras de toda la cartera —horas, tareas terminadas, tareas nuevas y proyectos activos— están en Proyectos › Panel de proyectos.

¿Puedo exportar las facturas de un proyecto?

Sí. En la pestaña Documentos del proyecto, elige Facturas, marca las que quieras —o la página entera— y en Acciones pulsa Exportar facturas o Descargar facturas (PDF). En los demás tipos, Acciones trae lo equivalente; en gastos, Exportar gastos. Para exportar los datos de toda la empresa, sin separar por proyecto, mira cómo exportar tus facturas y gastos.

¿Y las tareas, las horas y el presupuesto consumido?

Eso es la otra mitad del módulo y tiene guía propia: controlar el avance, las horas y el presupuesto de un proyecto.

Asocia ahora y ahórrate el cruce de fin de mes

Crear el proyecto es un minuto y asociar cada documento es un desplegable, o ninguno si lo creas desde el proyecto. Lo que compras con eso es poder responder, en enero, cuánto dejó realmente aquel encargo de octubre y enseñar sus papeles en dos clics, sin abrir una hoja de cálculo ni fiarte de la memoria. Crea tu cuenta gratis o mira el detalle del módulo en gestión de proyectos.