Cómo convertir un lead en cliente en Fube

Cómo convertir un lead en cliente en Fube

Un lead es un contacto comercial: alguien interesado al que todavía no le has facturado. Mientras negocias, ese prospecto vive en tu CRM con su nombre, su empresa, su teléfono y el estado de la conversación. El momento clave llega cuando dice que sí: entonces deja de ser una oportunidad y pasa a ser un cliente real, con su ficha y listo para emitirle facturas. Esta guía te lleva, paso a paso, por la conversión de un lead en cliente en Fube, para que no tengas que volver a teclear datos que ya tenías.

Antes de empezar conviene tener claro un detalle: en Fube el lead se da de alta a mano. Los orígenes que puedes etiquetar (formulario web, redes sociales, recomendación, feria…) son precisamente eso, etiquetas de procedencia que tú eliges al crear el lead para saber de dónde vino. No hay captación automática desde tu web o tus redes: el lead lo creas tú o tu equipo comercial cuando aparece la oportunidad.

Requisitos previos

Para convertir un lead necesitas:

• El módulo CRM, que no entra en el plan gratuito. Los leads viven en CRM y en Starter esa sección no te lleva al listado: te lleva a una pantalla que explica el módulo y ofrece subir de plan. Desde Pro lo tienes completo; qué incluye cada uno está en precios.
• Un lead ya creado en el CRM, con al menos su nombre y apellidos.
• Que el lead esté en un estado convertible: cualificado, propuesta enviada o en negociación. Un lead recién captado o sin contactar todavía no se puede convertir; y uno marcado como perdido, tampoco (más abajo lo vemos en detalle).
• Permiso para gestionar leads. Aunque tu plan traiga el CRM, el acceso se reparte por roles: si tu cuenta lo tiene y aun así no ves la sección, pídeselo a quien administra la cuenta. Cómo funcionan los accesos lo explica la página de roles y permisos.

No necesitas tener el NIF ni la dirección fiscal del prospecto para convertirlo: son datos opcionales que puedes aportar en el momento o dejar para después.

Paso 1: abre el lead que quieres convertir

Entra en CRM › Leads y localiza el prospecto en el listado. Puedes buscarlo por nombre, empresa o correo, o filtrar por estado para quedarte solo con los que están avanzados en la conversación. Al abrir su ficha, Fube muestra sus datos de contacto, su estado actual y la actividad registrada.

Paso 2: comprueba que el lead está listo para convertir

La conversión solo está disponible cuando el lead ha avanzado lo suficiente. Fube admite la conversión desde tres estados:

• Cualificado: el interés y el encaje están confirmados.
• Propuesta: ya le has enviado una propuesta comercial.
• Negociación: estáis cerrando condiciones.

Si el lead sigue en un estado anterior (recién captado o solo contactado), la opción de convertir no aparece: primero actualiza su estado desde la ficha conforme avance la conversación. La opción Convertir a cliente aparece en el menú de acciones del lead únicamente cuando está en uno de esos tres estados y aún no se ha convertido.

Cómo se llega hasta ahí: estado, temperatura y puntuación

El estado es lo único que abre la puerta a la conversión, pero en la ficha del lead hay otros tres campos que se confunden entre sí a menudo. Merece la pena separarlos, porque miden cosas distintas:

Que la puntuación sea manual no la hace inútil, pero sí la hace inservible sin un acuerdo previo: si cada comercial puntúa con su criterio, ordenar la lista por puntuación no ordena nada. Pactad una escala corta —qué es un 80 y qué es un 30— antes de usarla.

Y dos apuntes sobre el final del camino que no es la conversión:

• Marcar un lead como Perdido abre un campo de motivo de pérdida. Rellénalo: es lo que después te deja responder por qué se caen las operaciones, y en ese momento lo tienes fresco.
• Perdido y Descalificado no borran nada. El lead sigue en el listado con su historial, que es justo lo que evita volver a captar dentro de seis meses a alguien que ya dijo que no.

Paso 3: pulsa «Convertir a cliente»

Desde el menú de acciones del lead (en su ficha o en el listado), elige Convertir a cliente. Fube abre un cuadro de diálogo con dos campos, ambos opcionales:

• NIF / CIF: la identificación fiscal del nuevo cliente.
• Dirección de facturación: su dirección fiscal.

Puedes rellenarlos ahora si los tienes a mano, o dejarlos en blanco y completarlos más tarde en la ficha del cliente. Lo que decidas aquí cambia un detalle importante, que vemos en el paso siguiente.

Paso 4: qué tipo de cliente crea Fube

La conversión siempre crea un cliente de tipo persona física (particular), aportes o no NIF/CIF:

• Si aportas NIF/CIF, se guarda en la ficha del cliente, pero el tipo sigue siendo persona física. El nombre de facturación es el nombre completo del lead (o el de su empresa solo si el lead no tenía nombre).
• Si lo dejas en blanco, el cliente se crea igualmente como persona física, con el nombre y apellidos del lead. Es lo pensado para no exigirte datos fiscales que un prospecto no siempre tiene.

Si el cliente resulta ser una empresa, cambia su tipo a empresa y completa la dirección fiscal editando el cliente después: la conversión te deja un cliente con lo básico, no uno cerrado. El detalle de cada campo de la ficha lo tienes en la guía para crear un cliente.

Paso 5: confirma la conversión

Pulsa Convertir a cliente para confirmar. En ese momento Fube, en una sola operación:

• Crea un cliente nuevo con los datos del lead: su nombre o razón social, y el correo y teléfono que tuviera el prospecto, que pasan a ser los de facturación y contacto del cliente.
• Traspasa las etiquetas del lead al cliente, para que conserves esa clasificación.
• Crea una persona de contacto en el cliente con los datos del lead (nombre, correo, teléfono y cargo), marcada como contacto principal, siempre que el lead tuviera un nombre de pila.
• Marca el lead como ganado y registra la fecha de conversión, dejando enlazado el cliente que ha generado.

La operación es transaccional: si algo fallara al crear el cliente, el lead se queda intacto, sin marcarse como ganado. Cuando termina, Fube te lleva a la ficha del nuevo cliente, ya listo para facturar. A partir de ahí, todo lo que puedes hacer con esa cartera lo recoge la página de gestión de clientes.

Paso 6: completa la ficha y emite tu primera factura

El cliente ya existe, pero conviene repasar su ficha antes de facturarle: revisa el identificador fiscal, completa la dirección fiscal (que en España ayuda a decidir el impuesto que se aplica) y añade datos de cobro si los tienes. Con eso listo, ya puedes crear tu primera factura a ese cliente. Recuerda que, cuando emites, Fube registra cada factura y la envía a la Agencia Tributaria conforme a Verifactu, de serie; si quieres entender qué implica, lo cuenta la guía para empezar con Verifactu.

Casos límite y errores comunes

• No aparece la opción «Convertir a cliente». El lead no está en un estado convertible (cualificado, propuesta o negociación) o ya fue convertido antes. Actualiza su estado desde la ficha o, si ya lo convertiste, busca el cliente que generó.
• Un lead marcado como perdido. Un lead en estado «perdido» no se puede convertir. Si la oportunidad se reactiva, cámbiale el estado a uno convertible antes de intentarlo.
• Un lead ya convertido. Cada lead se convierte una sola vez. Si lo intentas de nuevo, Fube te avisa de que ya tiene un cliente asociado; ve a la ficha de ese cliente para seguir trabajando con él.
• El lead no tenía NIF y lo necesitas para facturar. No pasa nada: conviértelo como persona física y completa el identificador fiscal en la ficha del cliente cuando lo tengas. Para emitirle una factura ordinaria necesitarás su NIF y su dirección completos.
• Quieres reutilizar a un cliente que ya existe. La conversión siempre crea un cliente nuevo. Si ese contacto ya estaba en tu cartera, gestiónalo directamente desde Clientes en lugar de convertir el lead, para no duplicarlo.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que rellenar el NIF y la dirección para convertir un lead? No. Ambos campos son opcionales. En cualquier caso, Fube crea el cliente como persona física con el nombre del lead; el NIF/CIF, si lo aportas, se guarda en la ficha. Para facturar como empresa, cambia el tipo de cliente y completa sus datos fiscales más tarde en la ficha.

¿Qué datos del lead se traspasan al cliente? El nombre o razón social, el correo y el teléfono (como datos de facturación y contacto) y las etiquetas. Además, si el lead tenía nombre, Fube crea una persona de contacto principal con sus datos. El historial de la negociación se queda en el lead, que pasa a estado «ganado» y queda enlazado con el cliente.

¿Puedo convertir un lead que ya marqué como perdido? No directamente. Primero cámbiale el estado a uno convertible (cualificado, propuesta o negociación) desde su ficha y, después, conviértelo.

¿Se puede deshacer una conversión? La conversión marca el lead como ganado y crea el cliente; no hay un botón de «deshacer». Si te has equivocado, gestiona el cliente recién creado desde Clientes (puedes editarlo o, si no tiene documentos asociados, eliminarlo).

Convierte tu próximo «sí» en un cliente facturable

Cuando un prospecto dice que sí, no deberías volver a teclear lo que ya tenías. Conviértelo desde el CRM y pasa, en un paso, de la conversación a un cliente con su ficha, listo para emitirle facturas. Ten en cuenta que el CRM entra a partir del plan Business: puedes ver qué trae cada uno en precios y qué hace el módulo en leads y captación. Si lo que quieres es seguir la venta por importe hasta cerrarla, el paso siguiente es gestionar tu embudo de ventas.