Convertir un presupuesto en factura: del sí del cliente al cobro sin reescribir nada
Cómo pasar de presupuesto aprobado a factura emitida sin duplicar datos, mantener la numeración correlativa y enviar la factura a la AEAT de forma automática.
Envías el presupuesto, el cliente dice que sí... y entonces abres una factura en blanco y empiezas a copiar el nombre, el NIF, las líneas y los precios. Siempre hay algún dato que se traslada mal o un número de factura que rompe la serie.
Esta guía explica cómo pasar de presupuesto aceptado a factura emitida sin duplicar trabajo, sin arriesgar la numeración y sin que la AEAT se quede sin recibir nada.
El flujo más directo: de presupuesto a factura en un solo paso
Cuando el cliente aprueba el presupuesto, Fube permite convertirlo en factura desde el propio documento. Los datos del cliente, las líneas de concepto, las cantidades, los precios, los descuentos y los tipos de IVA o IGIC se copian al nuevo documento. La fecha de emisión se actualiza al día de hoy y la numeración se reserva en la serie activa de facturas.
Antes de confirmar puedes editar cualquier campo si el pedido varió respecto al presupuesto original.
¿Qué se copia y qué se actualiza?
| Campo | ¿Qué ocurre? |
|---|---|
| Cliente y datos fiscales | Se copia del presupuesto |
| Líneas, cantidades y precios | Se copian íntegros |
| Descuentos y tipos de IVA/IGIC | Se copian |
| Fecha de emisión | Se actualiza a hoy |
| Número de factura | Se asigna el siguiente de la serie |
¿Y si el trabajo pasa primero por un albarán?
En negocios con entrega de material o de trabajos, el proceso suele tener un paso intermedio: el albarán (documento de entrega). En ese caso el flujo habitual es:
Presupuesto → Albarán → Factura
Fube permite hacer esa cadena completa: conviertes el presupuesto en albarán para documentar la entrega y luego conviertes el albarán en factura cuando toca cobrar. Si no necesitas el albarán, puedes pasar directamente de presupuesto a factura.
¿Cuándo se devenga el IVA?
El IVA se devenga cuando se emite la factura, no cuando el cliente acepta el presupuesto ni cuando envías una proforma. El presupuesto y la factura proforma son documentos comerciales: no generan obligación de ingreso de IVA ni entrada en los libros-registro.
Por eso es importante emitir la factura en el momento correcto: cuando se presta el servicio o se entrega el bien, o al cobrar si trabajas bajo el criterio de caja.
Si aún no tienes claro las diferencias entre presupuesto, proforma y albarán, las tienes resumidas en este artículo.
¿Qué pasa con la numeración de la factura?
Una duda frecuente: "¿el número de factura queda bien si parto de un presupuesto?"
Sí. Los presupuestos y las facturas tienen series independientes: los presupuestos tienen su propio contador y las facturas el suyo. Al convertir, Fube asigna el siguiente número disponible en la serie de facturas, sin huecos y sin que el número de presupuesto condicione el resultado.
Si quieres profundizar en cómo funcionan las series y por qué el correlativo importa tanto, tienes todos los detalles en este post sobre numeración de facturas.
La factura ya sale lista para la AEAT
Al confirmar la factura —tanto si viene de un presupuesto, de un albarán o si la abres desde cero— Fube le asigna una huella digital encadenada y el código QR de Verifactu, y la envía a la AEAT de forma automática. No tienes que hacer nada adicional para cumplir con el registro de facturación.
Preguntas frecuentes
¿El presupuesto original desaparece al convertirlo? No. El presupuesto sigue visible en tu listado con su estado. La factura generada queda vinculada a él, así que puedes tener trazabilidad del proceso completo.
¿Puedo convertir el presupuesto en proforma antes de emitir la factura? Sí. Si el cliente necesita una proforma para tramitar el pago o una aprobación interna, puedes hacer primero la conversión a proforma y luego emitir la factura definitiva cuando corresponda.
¿Puedo editar las líneas al convertir? Sí. Antes de confirmar la factura puedes modificar conceptos, cantidades, precios o añadir líneas nuevas si el trabajo final difirió del presupuesto.
¿Funciona igual para facturas simplificadas? Sí. Si el importe es inferior a 400 € y el cliente no necesita que conste su NIF, puedes emitir una factura simplificada. El flujo de conversión es el mismo.
¿Qué pasa si el cliente rechaza el presupuesto? Queda en estado rechazado y no genera factura ni afecta a la numeración ni a los libros-registro.
Cuando el cliente dice que sí, lo que quieres es cobrar, no reescribir papeles. Si además quieres que el cobro llegue solo, echa un vistazo a cómo automatizar los avisos a clientes.
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