Presupuesto con varias opciones: cómo ofrecerlas y facturar solo la que elige el cliente

Presupuesto con varias opciones: cómo ofrecerlas y facturar solo la que elige el cliente

Un cliente te pide precio para una web, una reforma o un servicio mensual, y tú sabes que hay tres formas razonables de hacerlo: la básica, la estándar y la completa. Mandarle un solo precio te deja sin margen para que escoja; mandarle tres en un correo suelto es la forma más rápida de que responda «ya os digo algo» y no lo haga.

Ofrecer opciones funciona, pero solo si después sabes qué aceptó exactamente y facturas solo eso. Aquí tienes cómo plantearlo para que la conversación comercial y la factura cuenten la misma historia.

Por qué las alternativas se complican en el papel

Un presupuesto está pensado para una oferta: unas líneas, un total, una fecha de validez. Cuando metes tres opciones dentro del mismo documento aparecen tres problemas:

• El total no significa nada. Si todas las líneas están en el mismo presupuesto, el importe final suma las tres opciones, y es justo el número que el cliente no va a pagar.
• No queda claro qué eligió. Un «de acuerdo» sobre un documento con tres alternativas obliga a preguntar «¿cuál?», y la respuesta vive en un correo aparte.
• Facturar es retocar. Si luego tienes que borrar a mano dos tercios de las líneas, la factura ya no se parece al presupuesto que aceptó.

Fube, además, no tiene una marca de línea «opcional»: todas las líneas de un presupuesto cuentan en el total. Eso no es un obstáculo, solo hace que convenga elegir bien cómo organizar las alternativas.

Primero decide qué tipo de opciones ofreces

No son lo mismo, y cada una pide un tratamiento distinto.

La regla para todas: cada oferta que el cliente pueda aceptar debe tener un total propio y claro. Lo que no se puede es pedirle que haga sumas.

Opción recomendada: un presupuesto por alternativa

Para opciones excluyentes, lo más limpio es un presupuesto independiente por cada opción, con su descripción, sus líneas y su total. En Fube lo haces sin montar tres veces lo mismo: crea el primero y usa Duplicar presupuesto para generar el resto, cambiando solo las líneas que distinguen una opción de otra.

Ventajas que se notan después:

• Cada documento tiene un total que significa algo. El cliente ve tres propuestas completas, cada una con su importe.
• La aceptación es inequívoca. Lo que acepta es un documento concreto, no una frase sobre «la segunda».
• La conversión es directa. Convertir el elegido en factura copia sus líneas tal cual, sin nada que borrar.

Para que se distingan de un vistazo, usa la descripción del presupuesto —es el concepto principal que ves en los listados— y ponla en términos que el cliente reconozca: «Opción A · Plan básico», «Opción B · Plan estándar». Si las numeras con la serie de presupuestos, cada uno tendrá su número propio; en la descripción y en el correo que envíes, di claramente que son alternativas de una misma propuesta.

Y en el mensaje de envío, una frase lo aclara todo: «Te adjunto tres opciones; con elegir una basta». Puedes mandarlas por correo o compartir un enlace, como se explica en la guía de cómo crear y enviar un presupuesto.

Cuando el cliente elige: ordena lo que queda

Este es el paso que casi todo el mundo se salta, y es el que evita líos meses después.

1. Marca la elegida como Aceptada. Si tu cliente tiene portal del cliente, puede aceptarla él mismo y el estado cambia solo; si no, lo marcas tú cuando te lo confirme.
2. Marca las otras como Rechazadas. No es una etiqueta decorativa: un presupuesto rechazado queda bloqueado para la conversión, así que nadie —tú incluido, dentro de seis meses— facturará por error la opción que no se eligió. Además, tu lista de pendientes no se llena de ofertas muertas.
3. Convierte solo la aceptada. Un presupuesto se convierte una vez, y lo que obtienes es una factura en borrador con el cliente y las líneas ya copiados.

Si el cliente duda y quiere una versión intermedia, no retoques ninguna de las tres: duplica la más cercana, ajusta y envíala como una opción nueva. Cada oferta queda como la enviaste, y el rastro de lo que se propuso no se pierde.

El detalle de qué se copia y qué no al convertir está en la guía de cómo convertir un presupuesto en factura.

Opciones acumulables: un presupuesto y un borrador que se ajusta

Cuando el cliente no elige una, sino que suma extras, tres presupuestos no tienen sentido. Aquí funciona mejor:

• Un presupuesto base con lo imprescindible y su total.
• Los extras descritos en las notas del presupuesto con su precio, de forma que se vea qué añade cada uno y cuánto cuesta.
• Cuando el cliente decide, conviertes el presupuesto en factura y, en el borrador —que es editable—, añades las líneas de los extras que aceptó.

El borrador de factura admite cambios hasta que emites, así que es el lugar natural para ajustar. Lo que conviene es que lo acordado quede por escrito: un correo del cliente diciendo «base más formación» vale para que la factura no sorprenda a nadie. Si el cambio es grande, parte de un presupuesto nuevo y no de uno retocado.

Lo que ve Hacienda: solo la factura

Un presupuesto no es un documento fiscal: no genera asiento, no lleva numeración fiscal y no se envía a la AEAT. Eso significa que tener tres presupuestos de la misma propuesta no te crea ninguna obligación ni deja huella fiscal: lo que cuenta es la factura que emites, con las líneas y el impuesto que correspondan a lo que de verdad se entrega. Cada línea lleva su propio tipo impositivo, así que si una opción incluye algo con un IVA distinto al de otra, cada presupuesto lo recoge por separado. Si dudas de qué tipo aplica a un servicio concreto, es una pregunta para tu asesoría.

Tres detalles que evitan malentendidos

• Pon la misma fecha de validez a todas las opciones. Si una caduca antes que otra, el cliente puede encontrarse con que la que prefería ya no está.
• No cambies las condiciones entre opciones sin decirlo. Plazos de entrega, forma de pago o garantía que varían de una a otra deben estar escritos en cada documento, no en la conversación.
• Limita las alternativas. Dos o tres opciones ayudan a decidir; cinco paralizan. Si tienes que ofrecer más, agrúpalas en niveles.

Preguntas frecuentes

¿Puedo meter varias opciones en un solo presupuesto?

Puedes, pero el total sumará todas las líneas, y Fube no distingue líneas opcionales. Por eso, para alternativas excluyentes, recomendamos un presupuesto por opción; para extras acumulables, uno base más los extras detallados en las notas.

¿Qué hago con los presupuestos de las opciones que no se eligieron?

Márcalos como Rechazados. Quedan guardados como historial de lo que propusiste, no se pueden convertir por error y dejan de aparecer entre tus ofertas pendientes. No es obligatorio borrarlos: como el presupuesto no tiene efecto fiscal, eliminarlo tampoco lo tiene, pero conservarlos te sirve de registro.

¿Se puede convertir en factura más de un presupuesto de la misma propuesta?

Cada presupuesto se convierte una sola vez, pero eso no impide facturar dos si el cliente aceptó dos de ellos de forma independiente. Lo que conviene evitar es lo contrario: facturar dos opciones que eran excluyentes entre sí.

¿Y si el cliente cambia de opción después de aceptar?

Si todavía no has emitido la factura, marca la nueva opción como Aceptada, la anterior como Rechazada y convierte la nueva; si ya habías generado el borrador de la primera, descártalo antes de emitir nada. Si ya emitiste, la factura emitida se corrige con una rectificativa y no editándola.

Una oferta clara, una factura que no sorprende

Cuando cada opción es un documento con su total, y lo que se acepta y lo que se descarta queda marcado, la factura sale sola: es la copia de lo que el cliente dijo que sí. Con los presupuestos de Fube duplicas, envías, registras la respuesta y conviertes en factura sin volver a teclear nada.

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