Presupuesto, proforma y albarán: diferencias clave

En el día a día de un negocio, hay varios documentos que acompañan el proceso de venta antes de llegar a la factura. Presupuesto, factura proforma y albarán son tres de los más habituales, y aunque tienen cierta similitud, cumplen funciones muy distintas.

Conocer la diferencia entre ellos te ayudará a gestionar mejor tus relaciones comerciales y a mantener una documentación ordenada.

El presupuesto

¿Qué es?

Un presupuesto es una oferta económica formal que un proveedor realiza a un cliente antes de comenzar un trabajo o venta. En él se detallan los productos o servicios ofrecidos, las cantidades y el precio total.

Características principales:

• No tiene valor fiscal: el presupuesto no sustituye a la factura ni genera obligaciones tributarias.
• Es una propuesta: el cliente puede aceptarla, rechazarla o negociarla.
• Tiene validez temporal: suele indicarse un plazo durante el cual la oferta es válida (por ejemplo, 30 días).
• No es obligatorio legalmente, pero sí muy recomendable para protegerse ante disputas.

¿Qué debe incluir un presupuesto?

• Datos del proveedor y del cliente potencial.
• Descripción detallada de los productos o servicios.
• Precios unitarios y totales.
• IVA aplicable.
• Condiciones de entrega y pago.
• Fecha de elaboración y plazo de validez.

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La factura proforma

¿Qué es?

La factura proforma es un documento parecido a una factura ordinaria, pero que no tiene valor fiscal ni contable. Se usa principalmente para:

• Informar al cliente del importe exacto antes de efectuar el pago.
• Trámites de importación/exportación (la aduana la exige para calcular aranceles).
• Solicitar cartas de crédito o financiación bancaria.
• Confirmar los detalles de un pedido antes de emitir la factura definitiva.

Diferencias con el presupuesto:

Lo que NO es la factura proforma:

• No es una factura real: no sirve para deducir IVA ni para contabilizarla como gasto.
• No tiene numeración fiscal: puede llevar numeración propia, pero no sigue la secuencia obligatoria.
• No documenta un cobro adelantado: si el cliente te paga una señal antes de empezar, eso no se hace con una proforma, sino con una factura de anticipo, que sí lleva IVA y numeración correlativa.

El albarán

¿Qué es?

El albarán (también llamado nota de entrega o delivery note) es un documento que acredita que se ha producido la entrega física de mercancías de un proveedor a un cliente.

¿Cuándo se usa?

Es especialmente habitual en sectores con venta de productos físicos: distribución, industria, comercio mayorista y minorista. Al entregar la mercancía, el repartidor o vendedor presenta el albarán al cliente, quien lo firma como confirmación de haber recibido el pedido.

Características del albarán:

• No tiene valor fiscal: no sustituye a la factura.
• Sirve como forma de recepción: la firma del cliente confirma que recibió los productos.
• Permite facturar múltiples albaranes en una sola factura (muy útil en relaciones comerciales con pedidos frecuentes).
• Es un documento de control de logística y stock.

¿Qué debe incluir un albarán?

• Datos del proveedor y del cliente.
• Fecha de entrega.
• Referencia del pedido.
• Descripción y cantidad de los artículos entregados.
• Firma del receptor (opcional pero recomendable).

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Resumen comparativo

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