Las facturas proforma son documentos preliminares que muestran las condiciones de una venta antes de formalizarla. No tienen valor fiscal y se usan como compromiso previo a la factura definitiva, especialmente en comercio internacional, pagos anticipados y trámites administrativos.
Acceder a Facturas proforma
Ve a Ventas > Facturas proforma en el menú lateral. Verás el listado con los distintos estados.
Pestañas y columnas del listado
| Pestaña | Contenido |
|---|---|
| Todas | Todas las proformas, sin filtrar. |
| Aceptadas | Proformas aceptadas por el cliente. |
| Pendientes | Proformas pendientes de respuesta. |
| Rechazadas | Proformas rechazadas por el cliente. |
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nº Documento | Número correlativo de la proforma. |
| F. Emisión | Fecha de emisión. |
| Cliente | Cliente destinatario. |
| Base imponible | Importe sin impuestos. |
| Impuestos | IVA, IGIC o IPSI repercutido (informativo). |
| IRPF | Retención aplicada. |
| Total | Importe total de la proforma. |
Cuándo usar una proforma
| Situación | Ejemplo |
|---|---|
| Comercio internacional | Aduanas, importaciones y exportaciones. |
| Pagos anticipados | Solicitar el pago antes de la entrega o el servicio. |
| Reservas de productos | Confirmar disponibilidad y precio reservado. |
| Financiación | Justificar la operación ante un banco o financiera. |
| Trámites administrativos | Permisos, licencias o solicitudes de subvenciones. |
Crear una proforma
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Ve a Ventas > Facturas proforma.
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Pulsa Crear factura proforma o el atajo
N. -
Rellena los datos:
Campo Descripción Obligatorio Cliente Selecciona o crea el cliente. ✅ Fecha de emisión Fecha del documento. ✅ Validez Fecha hasta la que la oferta es válida (recomendado). — Conceptos Productos o servicios con cantidad, precio e IVA. ✅ Condiciones Forma de pago, plazos de entrega, observaciones. — -
Pulsa Guardar.
💡 Consejo — Indica siempre una fecha de validez. Crea urgencia y evita que el cliente espere meses para responder con precios desactualizados.
Convertir una proforma en factura
Cuando el cliente acepta la proforma:
- Abre la proforma aceptada.
- Pulsa Convertir en factura.
- Revisa los datos heredados (cliente, líneas, importes, condiciones).
- Ajusta lo que sea necesario y emite la factura definitiva.
La factura nueva hereda todos los datos de la proforma, salvo la fecha (se asigna la actual) y el número (que se asigna desde la serie de facturas).
Proforma frente a presupuesto
| Característica | Proforma | Presupuesto |
|---|---|---|
| Formato | Similar a una factura. | Formato de cotización. |
| Uso típico | Comercio internacional. | Servicios y proyectos. |
| Numeración | Serie independiente. | Serie independiente. |
| Valor legal | Compromiso comercial. | Oferta sin compromiso. |
Series y configuración
- Series de facturas proforma: pulsa Series de facturas proforma desde el listado para crear o editar series. El prefijo típico es
PRF. - Configuración: en Configuración > Preferencias > Facturas proforma ajustas la plantilla de documento, los textos predeterminados y los campos visibles.
Casos comunes
- Cliente internacional pide proforma para aduanas: emite una con todos los datos del producto, su valor declarado y la condición Incoterm.
- Cliente quiere ver el precio antes de pagar por adelantado: emite la proforma, recibe el pago, conviértela en factura definitiva con la fecha del pago.
- Necesitas reservar un producto: emite una proforma con validez de 15 días; si no se confirma, déjala caducar.
Preguntas frecuentes
¿La proforma tiene validez fiscal?
No. Las proformas no tienen valor fiscal y no sustituyen a una factura. Para que la operación tenga efectos tributarios debes emitir la factura ordinaria.
¿Puedo incluir IVA en la proforma?
Sí, aunque sea informativo. Al convertirla en factura, se aplican los impuestos vigentes en la fecha de emisión de la factura.
¿Cuánto tiempo es válida una proforma?
Lo que indiques en las condiciones. Lo habitual es 15-30 días.
¿Puedo modificar una proforma enviada?
Sí. Puedes editarla y reenviar la versión actualizada. Como no tiene validez fiscal, no hace falta rectificativa.
¿La proforma se envía a Verifactu?
No. Solo las facturas con validez fiscal se envían a la AEAT.