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El Onboarding de empleados guía la incorporación de cada persona nueva: alta administrativa, asignación de checklist, firma de contratos y archivado de la documentación inicial. Reduce el ir y venir de correos y deja un rastro completo de qué se entregó, cuándo y a quién.
ℹ️ Nota — Disponibilidad: módulo administrativo. Solo los responsables de RRHH y administración con permisos sobre el área de personal acceden al onboarding completo.
Acceder al onboarding
Ve a Equipo > Onboarding en el menú lateral. Verás el listado de procesos abiertos, archivados y plantillas reutilizables.
Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Empleado | Nombre y puesto del nuevo empleado. |
| Plantilla | Plantilla de onboarding aplicada. |
| Progreso | Tareas completadas sobre el total. |
| Fecha de alta | Día previsto de incorporación. |
| Estado | Activo, completado o cancelado. |
Crear un proceso de onboarding
- Pulsa Nuevo onboarding.
- Selecciona el empleado:
- Empleado existente ya dado de alta en Fichajes > Empleados.
- Nuevo empleado: rellena los datos básicos (nombre, NIF, fecha de alta, puesto, departamento, centro de trabajo). Toma como ejemplo una alta en Acme S.L. con NIF de empresa
B12345678.
- Elige una plantilla o empieza un proceso en blanco.
- Pulsa Crear.
💡 Consejo — Crea plantillas distintas según el rol o el centro de trabajo. Una plantilla Comercial, otra Operario de almacén y otra Becario cubren la mayoría de casos sin tener que personalizar manualmente cada alta.
Configurar el checklist
Las tareas del onboarding se agrupan en cuatro bloques:
| Bloque | Tareas típicas |
|---|---|
| Documentación legal | Contrato, anexos, modelo 145 IRPF, copia DNI, NAF, datos bancarios. |
| Equipo y accesos | Entrega de portátil, alta en correo, alta en herramientas internas. |
| Formación inicial | Bienvenida, manual de empresa, formación de prevención de riesgos laborales. |
| Datos del empleado | Persona de contacto en emergencias, talla de ropa, dietas declaradas. |
Para cada tarea defines:
- Título y descripción.
- Responsable (RRHH, manager, propio empleado).
- Plazo desde la fecha de alta.
- Documento adjunto opcional (plantilla de contrato, manual PDF…).
- Firma electrónica sí/no.
Ejecutar el onboarding
Ruta del responsable
- Asigna las tareas que correspondan al equipo (por ejemplo, Entregar portátil al responsable de IT).
- Sube los documentos generados por la asesoría (contrato, anexos) y márcalos para firma.
- Sigue el progreso desde la barra superior del proceso.
Ruta del empleado
El empleado recibe un correo con un enlace al portal de onboarding. Allí puede:
- Completar sus datos personales y bancarios.
- Subir su DNI, certificado de retenciones y otra documentación solicitada.
- Firmar electrónicamente el contrato y los anexos.
- Marcar como completadas las tareas a su cargo (formación, lectura del manual).
⚠️ Atención — La firma electrónica del contrato queda archivada con sello de tiempo en el expediente del empleado. No la elimines hasta el plazo de conservación legal exigido (normalmente 4 años desde la baja).
Cerrar el onboarding
Cuando todas las tareas están completadas:
- Pulsa Marcar como completado.
- Fube archiva el proceso y mueve los documentos firmados a Documentos del equipo en la categoría que hayas configurado.
- El empleado pasa de En onboarding a Activo en el módulo de fichajes.
💡 Consejo — Aunque queden 1-2 tareas opcionales sin completar, puedes cerrar el proceso. Las tareas pendientes se quedan visibles en el expediente del empleado para el seguimiento.
Casos comunes
- Empleado que firma fuera de oficina: el flujo de firma electrónica funciona desde móvil con un enlace de un solo uso. No es necesario que el empleado venga a la oficina.
- Onboarding parcial sin contrato: si el contrato lo gestiona la gestoría externa, deja la tarea de firma desactivada y archiva el PDF firmado a posteriori.
- Empleado en prácticas: usa una plantilla específica con tareas reducidas (acuerdo de prácticas, datos de la universidad, plan de formación).
Preguntas frecuentes
¿Puedo reusar un onboarding como plantilla?
Sí. Desde el detalle de un proceso completado, pulsa Acciones > Guardar como plantilla. Las tareas y documentos quedan listos para el siguiente alta.
¿Qué pasa si el empleado no acaba el onboarding antes de incorporarse?
Las tareas con plazo vencido se marcan en rojo en el panel del responsable. El empleado puede seguir completándolas tras la incorporación. El proceso no se cierra hasta que están todas hechas o el responsable las marca como no aplicables.
¿Cómo se relaciona con el módulo de Documentos?
Los documentos firmados durante el onboarding se archivan automáticamente en Documentos del equipo bajo la categoría que hayas asignado. El empleado los ve desde Mi equipo y los responsables desde la vista admin.
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