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El módulo de Documentos del equipo es el archivo central de RRHH: contratos, nóminas firmadas, certificados de retenciones, permisos retribuidos, comunicaciones legales y cualquier otro PDF asociado a un empleado o a la empresa. Sustituye al disco compartido y deja la documentación al alcance del empleado y del responsable cumpliendo el plazo de conservación legal.
ℹ️ Nota — Disponibilidad: módulo administrativo. Solo los responsables de RRHH ven todos los documentos. Cada empleado ve únicamente los suyos en Mi equipo > Documentos.
Acceder al módulo
Ve a Equipo > Documentos en el menú lateral. Tienes dos vistas:
- Por empleado: expediente de cada persona con la documentación organizada por categoría.
- Por categoría: listado global filtrado por tipo (contratos, nóminas, certificados…).
Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Documento | Nombre del fichero y miniatura. |
| Empleado | Persona a la que se asocia (vacío si es de empresa). |
| Categoría | Tipo de documento configurado en el módulo. |
| Fecha | Fecha de subida o de firma. |
| Estado | Sin firmar, firmado, vencido, archivado. |
| Visibilidad | Privado (solo responsables) o compartido con el empleado. |
Categorías
Las categorías son la columna vertebral de la organización. Por defecto Fube crea:
| Categoría | Para qué sirve |
|---|---|
| Contratos | Contrato inicial, anexos, prórrogas. |
| Nóminas firmadas | PDF firmado de cada nómina enviada (se archiva automáticamente). |
| Certificados | Certificado de retenciones, de empresa, de servicios prestados. |
| Documentación legal | DNI, NAF, modelo 145, datos bancarios. |
| Formación | Certificados de formación obligatoria (PRL, igualdad, protección de datos). |
| Otros | Cualquier documento que no encaje en las anteriores. |
Crear o editar una categoría
- Pulsa Categorías desde la cabecera del módulo.
- Nueva categoría o pulsa una existente para editar.
- Define:
- Nombre y icono.
- Visibilidad por defecto (privado o compartido).
- Plazo de conservación legal (avisos automáticos al cumplirse).
- Tipo de documento esperado (PDF, imagen, libre).
⚠️ Atención — Cambiar el plazo de conservación de una categoría no afecta a los documentos ya archivados, solo a los nuevos. Para regularizar el plazo de un documento concreto, edítalo individualmente.
Subir documentos
Individual
- Pulsa Subir documento.
- Selecciona el empleado y la categoría.
- Arrastra el fichero o búscalo desde tu equipo.
- Define la visibilidad y la fecha relevante (firma o vigencia).
- Pulsa Guardar.
Subida masiva
- Pulsa Subida masiva.
- Sube el ZIP con los ficheros nombrados según la convención sugerida (
NIF-empleado_categoria_fecha.pdf) o pega un CSV con los metadatos. - Fube enlaza cada documento al empleado correspondiente y notifica los registros con incidencias para que los corrijas a mano.
💡 Consejo — La subida masiva es la vía recomendada cuando recibes un lote de la gestoría (por ejemplo, 30 nóminas firmadas en un único correo). Tarda menos y deja registro de qué entró en el lote.
Firma electrónica
Los documentos en estado Sin firmar pueden enviarse a firmar:
- Abre el documento.
- Pulsa Enviar a firmar.
- Indica el firmante (empleado, responsable o ambos) y el orden si hay varios.
- Cada firmante recibe un enlace de un solo uso.
Una vez firmado, el PDF se sella con la fecha y los firmantes y queda inmutable.
⚠️ Atención — Conserva los documentos firmados al menos durante el plazo legal aplicable (normalmente 4 años desde la baja del empleado para contratos y nóminas). No los elimines aunque archives al empleado.
Casos comunes
- Llegada masiva de nóminas firmadas desde la gestoría: subida masiva en Nóminas firmadas, mapeo automático por NIF.
- Renovación de contrato: sube el anexo en Contratos, marca el contrato anterior como Sustituido. Ambos quedan en el expediente.
- Solicitud de un certificado de empresa: el empleado lo pide desde Mi equipo. El responsable lo genera y lo sube en la categoría correspondiente, marcado como compartido.
Preguntas frecuentes
¿Qué ven los empleados desde Mi equipo?
Solo los documentos de su expediente con visibilidad Compartida. Los marcados como Privados (notas internas, observaciones del responsable) no se les muestran.
¿Hay límite de almacenamiento?
El módulo respeta los límites de espacio del plan de tu empresa. Consúltalo en Configuración > Suscripción. Si te acercas al límite, recibirás una alerta antes de que se bloqueen las subidas.
¿Puedo borrar un documento por error?
Los documentos eliminados van a la papelera y se conservan 30 días. Recupéralos desde Documentos > Papelera. Pasados los 30 días, la eliminación es irreversible.
¿Se vincula con las nóminas generadas?
Sí. Cada nómina enviada y firmada desde Nóminas se archiva automáticamente en la categoría Nóminas firmadas del empleado, sin intervención manual.
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