El libro de gastos es el registro contable obligatorio que recoge todos los gastos deducibles de tu actividad. Fube lo construye automáticamente a partir de los gastos registrados.
Acceder al libro de gastos
Ve a Informes > Libro de gastos en el menú lateral.
Estructura del libro
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Fecha | Fecha del documento. |
| Nº de documento | Número de factura del proveedor. |
| Proveedor | Nombre o razón social. |
| NIF | Identificador fiscal del proveedor. |
| Concepto | Descripción del gasto. |
| Base imponible | Importe sin impuestos. |
| IVA soportado | Cuota deducible. |
| IRPF | Retención practicada al proveedor, si aplica. |
| Total | Importe total del gasto. |
Al pie del listado verás los totales del periodo: base imponible, IVA soportado, IRPF y total de gastos. Esos totales coinciden con los del modelo 303 y, en su caso, con los del modelo 111.
Filtros
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Periodo | Trimestre, año o rango personalizado. |
| Proveedor | Selección múltiple. |
| Categoría | Tipo de gasto. |
| Deducibilidad | Solo deducibles, todos. |
Exportar
| Formato | Uso |
|---|---|
| Archivar o imprimir. | |
| Excel | Trabajo y revisión. |
| CSV | Importar a otros programas. |
| ZIP | Descargar todas las facturas y tickets del periodo. |
- Selecciona el periodo.
- Pulsa Exportar.
- Elige el formato y descarga.
Gastos deducibles
Para que un gasto sea deducible debe cumplir:
- Vinculación con la actividad profesional o empresarial.
- Justificación mediante factura o ticket válido.
- Registro correcto en el libro.
- IVA deducible si tienes derecho a deducirlo.
Categorías habituales
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Suministros | Luz, agua, gas, teléfono, internet. |
| Material de oficina | Papelería, consumibles. |
| Servicios profesionales | Asesoría, abogados, consultoría. |
| Marketing | Publicidad, web, diseño. |
| Formación | Cursos, libros, conferencias. |
| Transporte | Combustible, peajes, transporte público. |
| Alojamiento | Hoteles en viajes de trabajo. |
| Comidas de trabajo | Con los límites legales aplicables. |
Deducibilidad parcial
| Gasto | Deducibilidad |
|---|---|
| Vehículo | 50 % por defecto; 100 % si demuestras uso exclusivo. |
| Suministros del hogar | Proporcional al espacio destinado a la actividad. |
| Móvil | Proporcional al uso profesional. |
Relación con los modelos AEAT
| Modelo | Relación |
|---|---|
| Modelo 303 | El IVA soportado deducible alimenta la liquidación trimestral. |
| Modelo 130 | Los gastos minoran la base del pago fraccionado. |
| Modelo 390 | Resumen anual de IVA soportado. |
| Modelo 111 | IRPF retenido a proveedores. |
Obligaciones legales
- Conservación del libro y los justificantes durante 4 años desde la última declaración.
- Cada apunte debe incluir número de documento, fecha, NIF, base imponible, cuota de IVA y total.
- Las facturas y tickets digitales tienen plena validez si conservas la imagen original.
Buenas prácticas
- Registra los gastos en cuanto los recibas, idealmente con Escaneo de gastos con IA.
- Categoriza correctamente para facilitar análisis y revisiones.
- Revisa los totales antes de cada cierre trimestral.
Preguntas frecuentes
¿Se incluyen tickets sin factura?
Sí, mientras estén registrados como gasto válido. Los tickets sirven para gastos menores; pide factura completa cuando sea posible.
¿Puedo añadir gastos de meses anteriores?
Sí. Si ya presentaste el trimestre, registra una declaración complementaria en la AEAT.
¿Qué pasa si me olvido de un gasto?
Regístralo cuanto antes y, si afecta a un trimestre cerrado, presenta complementaria.
¿Aparecen gastos personales?
No deberían. Solo registra gastos vinculados a la actividad.
¿Cómo sé si un gasto es deducible?
Si tienes dudas, consulta con tu asesoría. Fube ayuda con la categorización, pero la responsabilidad fiscal es tuya.