Registrar correctamente tus gastos es clave para llevar el control financiero del negocio, deducir el IVA soportado y preparar tus impuestos. En Fube puedes capturar facturas de proveedor, tickets, gastos recurrentes y nóminas, manualmente o con ayuda de la IA.
Acceder a Gastos
Ve a Compras > Gastos en el menú lateral. Verás el listado con columnas: Nº Documento, Fecha de operación, Estado de pago, Proveedor, Base imponible, Impuestos, IRPF y Total.
Por qué registrar gastos
- Control financiero: sabes en qué gastas el dinero y cuándo.
- Deducción de IVA soportado: cada gasto deducible reduce tu IVA a pagar a la AEAT.
- Informes precisos: balance real con ingresos y gastos.
- Preparación de impuestos: tu gestoría obtiene la información ya estructurada.
Formas de añadir un gasto
Manualmente
Pulsa Añadir manualmente o el atajo M. Se abre el formulario completo descrito a continuación.
Con IA
Pulsa Añadir gastos mediante IA o el atajo N. Subes la foto o el PDF y Fube extrae los datos automáticamente. Esta opción consume créditos de OCR.
ℹ️ Nota — Los gastos creados con IA pasan primero por Compras > Gastos > Revisión de gastos para que verifiques los datos antes de confirmarlos. Lee Escaneo de gastos con IA para el detalle.
Formulario de gasto manual
Configuración inicial
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| ¿Es una rectificación? | Marca si rectifica una factura registrada anterior. |
| Estado de pago del gasto | Pendiente de pago o Pagada. |
Datos del documento
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Número de factura / Recibo | — | Número que figura en el documento. |
| Fecha de operación | ✅ | Fecha de la factura o ticket. |
| Fecha de vencimiento | — | Cuándo vence el pago. |
| Fecha de pago | — | Cuándo se efectuó el pago. |
| Método de pago | — | Transferencia, tarjeta, efectivo, etc. |
Proveedor y categoría
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Categoría del gasto | ✅ | Clasificación contable (suministros, servicios, viajes...). |
| Proveedor | ✅ | Selecciona un proveedor existente o crea uno nuevo. |
| Descripción o proyecto | ✅ | Descripción breve y, opcionalmente, proyecto vinculado. |
Conceptos (líneas del gasto)
Cada línea contiene:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Concepto | Descripción del producto o servicio. |
| Cantidad | Número de unidades. |
| Precio/u. | Precio por unidad sin impuestos. |
| Descuentos | Descuento aplicado a la línea. |
| Subtotal | Base imponible de la línea. |
| Impuesto | Tipo de IVA o IGIC/IPSI aplicable. |
| Total | Importe total con impuestos. |
Al rellenar cualquier campo de la última línea, Fube añade automáticamente una nueva.
Opciones adicionales
- Añadir descuento a todo el documento: aplica un descuento global.
- IRPF: añade la retención del proveedor si la factura la incluye.
- Gestionar amortización de activos fijos: para gastos amortizables (equipos, mobiliario).
Resumen automático
El formulario calcula y muestra:
- Base imponible: suma de subtotales.
- Impuesto: IVA soportado total.
- Total a pagar: importe final.
Notas
Campo de texto libre para anotaciones internas (máx. 1.000 caracteres).
Comprobante de compra
En el panel derecho del formulario puedes adjuntar el documento original. Formatos permitidos: PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP. Tamaño máximo: 20 MB.
⚠️ Atención — Guarda siempre el documento original. La AEAT puede requerirlo en caso de inspección y, sin él, el gasto puede no ser deducible.
Tipos de gasto
| Tipo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Factura de proveedor | Compra con factura completa. | Material de oficina, servicios. |
| Ticket / Simplificada | Gastos menores con factura simplificada. | Gasolina, comidas. |
| Gasto recurrente | Pagos periódicos (mes a mes). | Alquiler, cuota de autónomo. |
| Nómina | Salarios y costes laborales. | Sueldos, Seguridad Social. |
Gastos deducibles
No todos los gastos son fiscalmente deducibles. Una orientación general:
Habitualmente deducibles:
- Alquiler del local o espacio de trabajo.
- Suministros (luz, agua, internet, teléfono).
- Material de oficina.
- Servicios profesionales (gestoría, abogados).
- Publicidad y marketing.
- Formación relacionada con la actividad.
- Seguros del negocio.
- Gastos de viaje debidamente justificados.
Deducibles con restricciones:
- Vehículo (en general 50 % salvo afectación exclusiva justificada).
- Comidas y representación (sujetos a límites legales).
- Vestuario (solo uniformes o ropa específica de trabajo).
No deducibles:
- Gastos personales no relacionados con la actividad.
- Multas y sanciones.
- Donativos, salvo a entidades reconocidas legalmente.
💡 Consejo — Ante la duda sobre si un gasto es deducible, consulta a tu gestoría. La AEAT es estricta con los gastos parcialmente afectos a la actividad (vehículo, vivienda parcial, móvil).
Marcar un gasto como pagado
- Abre el gasto desde el listado.
- Pulsa Marcar como pagado.
- Indica fecha y método de pago.
Tener actualizados los pagos te permite controlar facturas pendientes, conciliar con los movimientos bancarios y generar informes de tesorería realistas.
Casos comunes
- Cuota de autónomo: créala como gasto recurrente con proveedor
Seguridad Socialy operación exenta de IVA. - Compra con tarjeta de empresa: registra el gasto y vincula la transacción de tarjeta en la conciliación.
- Comida con cliente de Acme S.L. (NIF B12345678): regístralo como gasto deducible parcial, adjunta el ticket y justifica el cliente y el motivo en la nota.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar gastos anteriores a mi alta en Fube?
Sí. Puedes registrar gastos con fecha anterior. Es útil para migrar tu histórico desde otra herramienta.
¿Qué hago si pierdo una factura?
Pide un duplicado al proveedor. Sin documento original, el gasto puede no ser deducible.
¿Los gastos se envían a Verifactu?
No. Verifactu solo aplica a las facturas que emites (ventas). Los gastos no se comunican a la AEAT por esta vía.
¿Puedo deducir el IVA de un ticket simplificado?
Solo si la factura simplificada contiene los datos exigidos por la AEAT (NIF del destinatario, importe del IVA y tipo aplicable). En tickets puramente anónimos no se puede deducir IVA.