Gestión de proveedores

Los proveedores son las empresas o autónomos a los que compras productos o servicios. Tener su ficha actualizada agiliza el registro de gastos, automatiza retenciones de IRPF y te permite analizar la concentración de pagos en tu negocio.

Acceder a Proveedores

Ve a Compras > Proveedores en el menú lateral. Desde aquí puedes:

• Ver el listado completo de proveedores.
• Buscar por nombre, NIF o email.
• Crear nuevos proveedores (atajo N).
• Editar proveedores existentes.
• Consultar el historial de gastos de cada uno.

Crear un proveedor

Desde el módulo de proveedores

1. En Compras > Proveedores, pulsa Crear proveedor (atajo N).
2. Rellena los datos del formulario.
3. Pulsa Guardar.

Desde un gasto

1. Al crear un gasto, en el campo Proveedor, escribe el nombre.
2. Pulsa Crear nuevo proveedor.
3. Completa los datos mínimos. El proveedor se selecciona automáticamente en el gasto.

Datos del proveedor

Datos básicos

Datos de contacto

Dirección

Datos fiscales y retenciones de IRPF

Si el proveedor es autónomo profesional, puede aplicarse retención de IRPF en sus facturas:

Configurar la retención por defecto

1. Abre la ficha del proveedor.
2. En Datos fiscales, activa Aplicar retención.
3. Selecciona el porcentaje.
4. Guarda los cambios.

Al registrar un gasto de este proveedor, la retención se aplica automáticamente.

⚠️ Atención — Confirma con tu gestoría qué retención aplica a cada proveedor. Aplicar el porcentaje incorrecto puede provocar discrepancias en el modelo 111 trimestral.

Categorías de proveedor

Las categorías ayudan a clasificar los proveedores y a generar informes por tipo:

• Servicios profesionales: asesorías, abogados, consultores.
• Suministros: electricidad, agua, gas, telecomunicaciones.
• Material: oficina, equipos, consumibles.
• Software: licencias, suscripciones, hosting.
• Transporte: mensajería, logística.

Crear una categoría

1. Ve a Proveedores > Categorías.
2. Pulsa Nueva categoría.
3. Introduce nombre y descripción.
4. Guarda.

Condiciones de pago y notas

En la ficha de cada proveedor puedes definir:

• Forma de pago: transferencia, domiciliación, etc.
• Plazo de pago: días para pagar sus facturas.
• Cuenta bancaria: IBAN del proveedor para tus pagos.
• Notas internas: condiciones especiales, incidencias, contactos adicionales.

Historial del proveedor

Desde la ficha de proveedor consultas:

• Resumen de gastos: total pagado y pendiente.
• Gastos registrados: listado de facturas recibidas.
• Pagos realizados: histórico de pagos.
• Actividad: cambios y eventos recientes.

Buscar y filtrar

Puedes buscar por nombre, NIF o email, y filtrar por:

Proveedores nacionales, intracomunitarios y de fuera de la UE

⚠️ Atención — Las operaciones intracomunitarias deben declararse en el modelo 349. Asegúrate de que el NIF-IVA del proveedor está validado en el VIES antes de aplicar la inversión del sujeto pasivo.

Importar y exportar proveedores

Importar

1. Ve a Proveedores > Importar.
2. Descarga la plantilla Excel.
3. Rellénala con tus datos.
4. Sube el archivo y confirma.

Exportar

1. En el listado de proveedores, aplica los filtros que necesites.
2. Pulsa Exportar.
3. Elige formato Excel o CSV.

Eliminar o desactivar

• Eliminar: solo permitido si el proveedor no tiene gastos asociados.
• Desactivar: si tiene historial, oculta el proveedor del flujo diario sin perder los datos.

Análisis de proveedores

Gasto por proveedor

Concentración

Identifica dependencias revisando el porcentaje de gasto en tus 5 principales proveedores. Si concentras demasiado en uno solo, plantéate diversificar.

Buenas prácticas

• Verifica el NIF antes de guardar; un NIF erróneo invalida la deducción del IVA.
• Una ficha por proveedor real para evitar duplicados.
• Configura retenciones desde el principio para no olvidarlas en cada gasto.
• Revisa periódicamente los datos: cambios de domicilio fiscal, IBAN, persona de contacto.
• Desactiva los proveedores con los que ya no trabajas.

Casos comunes

• Acme S.L. (NIF B12345678) como proveedor recurrente: ficha con plazo de pago a 30 días, IBAN registrado y retención al 0 % por ser sociedad. Los gastos heredan la configuración.
• Autónomo profesional: configura retención del 15 % (o 7 % si es nuevo). En cada factura de gasto verás la retención calculada automáticamente.
• Proveedor intracomunitario: marca el país (UE), introduce el NIF-IVA y configura inversión del sujeto pasivo. La operación se incluirá en el modelo 349.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener proveedores sin NIF?

Para que el gasto sea deducible necesitas NIF. Para tickets simplificados sin proveedor identificable puedes usar un proveedor genérico, pero asume que ese gasto no será plenamente deducible.

¿Qué pasa si un proveedor cambia de NIF?

Crea una ficha nueva. No modifiques el NIF de los gastos ya registrados, ya que afectaría a tus libros oficiales.

¿Puedo fusionar proveedores duplicados?

Sí. Desde el menú del proveedor selecciona Fusionar con otro proveedor. Los gastos del proveedor origen se reasignan al destino.

¿La retención se calcula automáticamente?

Sí, siempre que tengas configurada la retención por defecto en la ficha del proveedor.

¿Puedo ver el saldo pendiente con un proveedor?

Sí. La ficha muestra el total adeudado en gastos pendientes de pago.

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