La sección Compartidos te permite crear enlaces públicos para recibir documentos (tickets, facturas, gastos) de clientes, proveedores o colaboradores. Cualquier persona con el enlace puede subir archivos sin necesidad de cuenta en Fube.
Acceder a compartidos
Ve a Utilidades > Compartidos en el menú lateral. La sección tiene dos apartados:
| Apartado | Para qué sirve |
|---|---|
| Recibir documentos | Gestionar los enlaces creados. |
| Documentos recibidos | Revisar los archivos que te han enviado. |
Crear un enlace para recibir documentos
-
Ve a Utilidades > Compartidos > Recibir documentos.
-
Pulsa Crear enlace (atajo
N). -
Rellena los campos:
Campo Descripción Obligatorio Nombre del enlace Identificador interno (por ejemplo, "Gastos evento Madrid"). ✅ Proteger con contraseña Opcional. Si lo activas, pide una contraseña (mínimo 8 caracteres) para poder subir archivos. — Fecha de inicio de validez Opcional. Si la activas, el enlace no funciona hasta esa fecha. — Fecha de fin de validez Opcional. Si la activas, el enlace deja de funcionar después de esa fecha. — Estado del enlace Activo o inactivo. ✅ -
Pulsa Guardar.
💡 Consejo — La protección por contraseña y la ventana de validez son opcionales. Combínalas para compartir un enlace temporal y protegido (por ejemplo, activo solo durante el evento y con contraseña).
Listado de enlaces
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Nombre | Identificador del enlace. |
| Archivos recibidos | Cuántos archivos se han subido a través del enlace. |
| Estado | Activo o inactivo. |
| F. Creación | Día en que se generó. |
Desde el menú de cada enlace puedes Copiar enlace, Editar enlace o Borrar enlace. Para dejar de aceptar archivos sin borrarlo, edita el enlace y pon el Estado en Inactivo.
Procesar documentos recibidos
Los archivos subidos aparecen en Utilidades > Compartidos > Documentos recibidos. Desde el menú de cada archivo puedes Descargar recurso o Borrar recurso. Para registrar un archivo como gasto:
- Pulsa Descargar recurso para guardar el archivo en tu equipo.
- Ve a Compras > Gastos y crea un gasto nuevo.
- Adjunta al gasto el archivo que has descargado y completa la información.
ℹ️ Nota — Los documentos no se procesan automáticamente ni existe un botón para convertirlos en gasto desde esta bandeja. Decides cuándo descargar cada archivo y darlo de alta en Gastos, o borrarlo.
Casos comunes
- Recopilar tickets de un evento: crea un enlace específico, comparte la URL con los asistentes y procesa los gastos cuando termine el evento.
- Recibir facturas mensuales de un proveedor: crea un enlace por proveedor habitual y compártelo en su firma de correo.
- Colaboradores externos: cada freelancer envía sus facturas por su enlace dedicado, así sabes la procedencia sin abrir el archivo.
Buenas prácticas
- Usa nombres descriptivos para identificar de un vistazo el origen.
- Desactiva los enlaces antiguos para no recibir documentos no deseados.
- Revisa la bandeja al menos una vez por semana para no acumular trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Los enlaces caducan?
Por defecto no: permanecen activos hasta que los pones en Inactivo. Si quieres que caduquen, al crear o editar el enlace puedes activar una ventana de validez con fecha de inicio, de fin, o ambas: fuera de ese periodo el enlace deja de aceptar archivos.
¿Qué formatos de archivo admite?
PDF e imágenes: JPG/JPEG, PNG, WEBP, HEIC/HEIF y AVIF. No admite documentos de ofimática como Word o Excel. El tamaño máximo por archivo es de 25 MB.
¿Quién puede subir documentos?
Cualquier persona con el enlace. No necesita cuenta en Fube ni iniciar sesión.
¿Se procesan los documentos con IA?
No de forma automática. Si quieres usar el escaneo con IA, abre el documento como gasto y lánzalo desde ahí. Consulta Escaneo de gastos con IA.