Los presupuestos son ofertas comerciales que envías a un cliente antes de facturar. No tienen efecto fiscal, pero te permiten controlar el pipeline de ventas, formalizar precios y condiciones, y convertir la oferta en factura con un clic cuando el cliente acepte.
Acceder a Presupuestos
Ve a Ventas > Presupuestos en el menú lateral. Verás:
- Pestañas para filtrar por estado: Todos, Aceptados, Pendientes, Rechazados.
- Botón Series de presupuestos para configurar la numeración.
- Botón Configuración de presupuestos para personalizar plantilla y textos.
- Botón Crear presupuesto (atajo
N).
Crear un presupuesto
Nuevo desde cero
- Pulsa Crear presupuesto (o
N). - Selecciona el cliente.
- Añade los conceptos (productos o servicios).
- Configura la fecha de validez y las condiciones.
- Pulsa Guardar.
Duplicar uno existente
- Abre un presupuesto previo.
- Pulsa el menú de opciones (⋯) y selecciona Duplicar.
- Modifica los datos necesarios.
- Guarda como nuevo presupuesto.
Datos del presupuesto
Información básica
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Número | Asignado automáticamente según la serie. | ✅ |
| Cliente | Destinatario de la oferta. | ✅ |
| Fecha | Fecha de emisión del presupuesto. | ✅ |
| Validez | Fecha hasta la que la oferta es válida. | Recomendado |
| Referencia | Tu referencia interna (PO del cliente, código interno). | — |
Líneas de detalle
Cada línea incluye concepto (producto o texto libre), cantidad, precio unitario, descuento y tipo de IVA.
Totales
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Subtotal | Suma de líneas sin IVA. |
| Descuentos | Total de descuentos aplicados. |
| Base imponible | Subtotal menos descuentos. |
| IVA | Desglose por tipo de IVA. |
| Total | Importe final del presupuesto. |
Estados del presupuesto
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Enviado al cliente, sin respuesta. |
| Aceptado | El cliente ha aceptado. |
| Rechazado | El cliente ha rechazado. |
| Caducado | Pasó la fecha de validez sin respuesta. |
Enviar el presupuesto
Por email
- Abre el presupuesto.
- Pulsa Enviar.
- Revisa el destinatario y el mensaje.
- Confirma el envío.
El cliente recibe un email con el resumen, un enlace para ver el documento y los botones de aceptar o rechazar.
Compartir enlace
- Pulsa Compartir.
- Copia el enlace público.
- Envíalo por el canal que prefieras (WhatsApp, Telegram, email manual).
Aceptación online
Cuando el cliente abre el enlace:
- Revisa los detalles del presupuesto.
- Pulsa Aceptar o Rechazar.
- Opcionalmente añade un comentario.
- Tú recibes una notificación con el resultado.
💡 Consejo — La aceptación online queda registrada con fecha, hora y dirección IP, lo que sirve como prueba en caso de discrepancia.
Convertir en factura
Cuando el presupuesto es aceptado:
- Abre el presupuesto.
- Pulsa Crear factura.
- Los datos se copian automáticamente:
- Datos del cliente.
- Todas las líneas de detalle.
- Precios y descuentos.
- Notas y condiciones.
- La fecha se asigna a la actual y se reserva un número nuevo desde la serie de facturas.
- Revisa, ajusta lo necesario y emite.
Personalización
Plantilla del presupuesto
En Configuración > Preferencias > Presupuestos ajustas el logo, los colores corporativos, los textos de cabecera y de pie y las condiciones generales.
Textos predeterminados
Configura textos que se incluyan automáticamente: condiciones de pago, plazos de entrega, garantías y términos legales.
Numeración
Los presupuestos tienen su propia serie. Configúrala en Configuración > Series y numeración o desde el botón Series de presupuestos del listado. Formatos típicos:
| Ejemplo | Descripción |
|---|---|
P-2026-001 | Serie P, año, número. |
PRES-001 | Serie PRES, número. |
2026/P/0001 | Año, tipo, número. |
Métricas de seguimiento
| Métrica | Descripción |
|---|---|
| Tasa de aceptación | Porcentaje de presupuestos aceptados. |
| Valor medio | Importe medio por presupuesto. |
| Tiempo de respuesta | Días hasta la decisión del cliente. |
| Pipeline | Valor total de presupuestos pendientes. |
Casos comunes
- Acme S.L. pide oferta antes de contratar: emites un presupuesto con validez de 30 días, lo envías por email, Acme S.L. lo acepta online y lo conviertes en factura.
- Trabajos similares para varios clientes: duplica un presupuesto modelo y ajusta solo el cliente y la cantidad.
- Cliente pide cambios: edita el presupuesto enviado y vuelve a compartir el enlace; verá la versión actualizada al abrirlo.
Buenas prácticas
- Siempre fecha de validez: crea urgencia y evita ofertas eternas.
- Detalla bien los conceptos: que el cliente entienda qué incluye y qué no.
- Incluye condiciones claras: pago, entrega, propiedad intelectual, garantías.
- Haz seguimiento: no esperes pasivamente la respuesta; un correo a la semana suele bastar.
- Analiza los rechazos: pregunta el motivo y aprende.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar un presupuesto enviado?
Sí. El cliente verá la versión actualizada al abrir el enlace. Si quieres dejar trazabilidad, mejor duplica el original y envía una nueva versión.
¿El cliente puede negociar desde el presupuesto?
Puede añadir un comentario al aceptar o rechazar. La negociación de detalles se hace fuera del sistema y, cuando hay acuerdo, actualizas el presupuesto y reenvías el enlace.
¿Qué pasa si caduca un presupuesto?
Pasa al estado Caducado. Puedes duplicarlo y enviar uno nuevo con precios y condiciones actualizadas.
¿Puedo enviar presupuestos sin precios?
Sí. Crea las líneas con precio 0 o con la nota "a consultar". Útil para alcances iniciales en proyectos largos.
¿Los presupuestos afectan a la contabilidad?
No. Solo las facturas generadas tienen impacto contable. Los presupuestos son herramientas comerciales.
¿Puedo convertir un presupuesto rechazado en factura?
Sí. Si el cliente cambia de opinión, abre el presupuesto y pulsa Crear factura. La conversión funciona igual que con uno aceptado.