Los presupuestos son ofertas comerciales que envías a un cliente antes de facturar. No tienen efecto fiscal, pero te permiten controlar el embudo de ventas, formalizar precios y condiciones, y convertir la oferta en factura con un clic cuando el cliente acepte.
Acceder a Presupuestos
Ve a Ventas > Presupuestos en el menú lateral. Verás:
- Pestañas para filtrar por estado: Todos, Aceptados, Pendientes, Rechazados.
- Botón Crear presupuesto (atajo
N).
ℹ️ La serie y las preferencias de presupuestos se configuran desde los ajustes del módulo (ver Numeración y Personalización), no desde botones del propio listado.
Crear un presupuesto
Nuevo desde cero
- Pulsa Crear presupuesto (o
N). - Selecciona el cliente.
- Añade los conceptos (productos o servicios).
- Configura la fecha de validez y las condiciones.
- Pulsa Guardar.
Duplicar uno existente
- Abre un presupuesto previo.
- Pulsa el menú de opciones (⋯) y selecciona Duplicar.
- Modifica los datos necesarios.
- Guarda como nuevo presupuesto.
Datos del presupuesto
Información básica
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Número | Asignado automáticamente según la serie. | ✅ |
| Cliente | Destinatario de la oferta. | ✅ |
| Fecha | Fecha de emisión del presupuesto. | ✅ |
| Validez | Fecha hasta la que la oferta es válida. | Recomendado |
| Referencia | Tu referencia interna (PO del cliente, código interno). | — |
Líneas de detalle
Cada línea incluye concepto (producto o texto libre), cantidad, precio unitario, descuento y tipo de IVA.
Totales
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Subtotal | Suma de líneas sin IVA. |
| Descuentos | Total de descuentos aplicados. |
| Base imponible | Subtotal menos descuentos. |
| IVA | Desglose por tipo de IVA. |
| Total | Importe final del presupuesto. |
Estados del presupuesto
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Enviado al cliente, sin respuesta. |
| Aceptado | El cliente ha aceptado. |
| Rechazado | El cliente ha rechazado. |
El estado lo marcas tú manualmente desde la app según la respuesta del cliente. La fecha de validez es solo informativa: no cambia el estado por sí sola.
Enviar el presupuesto
Por email
- Abre el presupuesto.
- Pulsa Enviar.
- Revisa el destinatario y el mensaje.
- Confirma el envío.
El cliente recibe un email con el resumen y un enlace para ver el documento.
Compartir enlace
- Pulsa Compartir.
- Copia el enlace público.
- Envíalo por el canal que prefieras (WhatsApp, Telegram, email manual).
Respuesta del cliente
El enlace público del presupuesto es de solo lectura: muestra el PDF del documento para que el cliente lo revise y lo descargue. No incluye botones de aceptar o rechazar ni registra ninguna respuesta.
Cuando el cliente te dé el visto bueno (por email, teléfono o el canal que uséis), eres tú quien marca el estado desde la app:
- Abre el presupuesto.
- Cambia su estado a Aceptado o Rechazado según la respuesta.
ℹ️ El estado (Pendiente / Aceptado / Rechazado) lo gestionas manualmente en la aplicación; no se actualiza solo desde el enlace del cliente.
Convertir en factura
Cuando el presupuesto está aceptado:
- Abre el presupuesto.
- En el menú de acciones, abre Convertir a... y elige Convertir a factura.
- Los datos se copian automáticamente:
- Datos del cliente.
- Todas las líneas de detalle.
- Precios y descuentos.
- Notas y condiciones.
- La fecha se asigna a la actual y se reserva un número nuevo desde la serie de facturas.
- Revisa, ajusta lo necesario y emite.
Personalización
Plantilla del presupuesto
El logo y los colores corporativos son globales para todos tus documentos y se ajustan en Apariencia de documentos. Los textos por defecto, la serie y el IVA de los presupuestos se ajustan en las preferencias del módulo de presupuestos.
Textos predeterminados
Configura textos que se incluyan automáticamente: condiciones de pago, plazos de entrega, garantías y términos legales.
Numeración
Los presupuestos tienen su propia serie. Configúrala desde los ajustes del módulo de presupuestos (Series). Formatos típicos:
| Ejemplo | Descripción |
|---|---|
P-2026-001 | Serie P, año, número. |
PRES-001 | Serie PRES, número. |
2026/P/0001 | Año, tipo, número. |
Casos comunes
- Acme S.L. pide oferta antes de contratar: emites un presupuesto con validez de 30 días, lo envías por email, Acme S.L. te confirma su aceptación, lo marcas como Aceptado y lo conviertes en factura.
- Trabajos similares para varios clientes: duplica un presupuesto modelo y ajusta solo el cliente y la cantidad.
- Cliente pide cambios: edita el presupuesto enviado y vuelve a compartir el enlace; verá la versión actualizada al abrirlo.
Buenas prácticas
- Siempre fecha de validez: crea urgencia y evita ofertas eternas.
- Detalla bien los conceptos: que el cliente entienda qué incluye y qué no.
- Incluye condiciones claras: pago, entrega, propiedad intelectual, garantías.
- Haz seguimiento: no esperes pasivamente la respuesta; un correo a la semana suele bastar.
- Analiza los rechazos: pregunta el motivo y aprende.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar un presupuesto enviado?
Sí. El cliente verá la versión actualizada al abrir el enlace. Si quieres dejar trazabilidad, mejor duplica el original y envía una nueva versión.
¿El cliente puede negociar desde el presupuesto?
El enlace es de solo lectura, así que la negociación se hace fuera del sistema (email, teléfono). Cuando hay acuerdo, actualizas el presupuesto, reenvías el enlace y marcas tú mismo el estado.
¿Qué pasa cuando vence la fecha de validez de un presupuesto?
Nada de forma automática: la fecha de validez es informativa y el estado no cambia solo. Si la oferta ya no es válida, puedes duplicar el presupuesto y enviar uno nuevo con precios y condiciones actualizadas. (Lo que sí caduca por su cuenta es el enlace público que compartes, que deja de funcionar pasados unos 3 meses.)
¿Puedo enviar presupuestos sin precios?
Sí. Crea las líneas con precio 0 o con la nota "a consultar". Útil para alcances iniciales en proyectos largos.
¿Los presupuestos afectan a la contabilidad?
No. Solo las facturas generadas tienen impacto contable. Los presupuestos son herramientas comerciales.
¿Puedo convertir un presupuesto rechazado en factura?
No directamente. Un presupuesto Rechazado queda bloqueado para la conversión (verás el aviso "Este presupuesto ha sido rechazado y no se puede convertir en una factura"). Si el cliente cambia de opinión, primero devuelve el presupuesto al estado Pendiente o Aceptado (o duplícalo) y entonces usa Convertir a... > Convertir a factura.