Factura recibida: qué revisar antes de pagarla y de deducir el IVA

Factura recibida: qué revisar antes de pagarla y de deducir el IVA

Te llega un PDF de un proveedor, el importe parece razonable y lo pagas para quitártelo de encima. Hasta que, meses después, tu asesoría te dice que a esa factura le falta tu NIF y que el IVA no es deducible. O descubres que la habías pagado ya la semana anterior.

Una factura recibida pide dos revisiones distintas: una antes de pagar (¿es legítima y es mía?) y otra antes de deducir (¿cumple lo que la ley exige para que el IVA cuente?). Son dos preguntas, y conviene hacerlas las dos, en ese orden.

Primera revisión: antes de pagar

Esta es sobre dinero y sentido común, no sobre impuestos.

1. ¿La esperabas? Un servicio que no contrataste o un proveedor que no reconoces no se paga por inercia. Si es tu caso, qué hacer con una factura recibida que no contrataste.
2. ¿Cuadra con lo pactado? Compara importe, conceptos y condiciones con el presupuesto, el pedido o el contrato. Una diferencia pequeña hoy es una discusión grande dentro de seis meses.
3. ¿Ya la pagaste? Los proveedores reenvían facturas, y a veces llegan por dos canales. Mira si ya figura en tu registro antes de pagar otra vez (cómo detectar facturas duplicadas).
4. ¿El IBAN es el de siempre? Si el número de cuenta ha cambiado respecto a otras facturas del mismo proveedor, confírmalo por un canal distinto al del correo que te llegó. Es el patrón típico del fraude del cambio de IBAN.
5. ¿Cuándo vence? Anota el vencimiento en el momento, no cuando ya ha pasado. Es la parte de tesorería que más se descuida.

Segunda revisión: antes de deducir el IVA

Aquí la pregunta es si la factura te sirve como documento justificativo. El artículo 97 de la Ley del IVA lo plantea así: solo puedes ejercer el derecho a deducir si estás en posesión del documento justificativo, que con carácter general es la factura original expedida por quien te vende el bien o presta el servicio. Y ese documento solo justifica la deducción si se ajusta a lo que dicen la ley y su reglamento.

El contenido mínimo lo fija el artículo 6 del Reglamento de facturación. Para una compra normal entre empresarios, esto es lo que debes ver en el papel (o en el PDF):

Hay un detalle del propio artículo 97 que se olvida: no puedes deducir más que la cuota que figura expresa y separadamente en el documento. Una factura con «IVA incluido» sin desglosar no te da esa cuota.

Los tres fallos que más se cuelan

• Tus datos mal escritos o ausentes. Un NIF equivocado o una razón social antigua. Es el fallo más frecuente y el más fácil de corregir, si lo pides pronto: cómo pedir la corrección al proveedor.
• IVA que no cuadra. Un tipo que no corresponde a lo que compraste, o una base y una cuota que no suman el total. Si ves algo raro, pregunta antes de deducir.
• Un justificante que no es una factura. Un albarán, un presupuesto o una captura del carrito no sustituyen a la factura. Y si lo único que tienes es una foto o un mensaje, mira cuándo vale una foto de WhatsApp.

La lista completa de menciones, incluidos los casos especiales, está en qué debe llevar una factura.

Si algo falla: corrígelo antes de registrarla

Con un dato mal, no pagues y esperes a que se arregle solo, ni deduzcas «ya lo corregirán». Escribe al proveedor, indica exactamente qué falla (el campo y el valor correcto) y pide la factura corregida o la rectificativa. Guarda la conversación: es parte del rastro.

Y mientras tanto, la factura queda pendiente: se paga cuando corresponda por el acuerdo comercial, pero el IVA no lo deduces hasta tener el documento correcto.

Después: regístrala con la fecha en que la recibes

Cuando la factura pasa las dos revisiones, anótala en tu libro registro de facturas recibidas con su fecha de recepción real, que es la que determina en qué trimestre se entiende soportado el IVA (lo explicamos con ejemplos aquí).

Hacerlo el mismo día en que llega, y no a final de trimestre, es lo que evita el atasco del 303.

Cómo ayuda Fube

Las dos revisiones se simplifican si cada factura recibida entra en un único sitio. En el apartado de gastos de Fube registras la factura del proveedor junto con su documento, de modo que lo que pagaste, lo que deduces y el justificante quedan juntos, y no en el correo de alguien. La revisión sigue siendo tuya, pero ya no tienes que buscar el PDF.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el IVA si la factura no lleva mi NIF?

Depende del caso y de qué dato falte, porque el reglamento exige tu NIF solo en determinados supuestos. Lo prudente es pedir al proveedor que la corrija; si dudas de tu caso concreto, confírmalo con tu asesoría.

¿Tengo que pagar una factura para poder deducirla?

El derecho a deducir depende de que tengas la factura correcta y del momento en que se entiende soportada la cuota, no de que la hayas pagado. Otra cosa es el criterio de caja del IVA, que sí condiciona ese momento al pago; si estás acogido a él, revísalo con tu asesoría.

¿Y si la factura tiene IVA incluido y no está desglosado?

Sin la cuota expresa y separada no puedes deducir esa cuota. Pide al proveedor una factura con el desglose de base, tipo y cuota.

¿Cuánto tiempo guardo las facturas que recibo?

Mientras puedas necesitar justificarlas. Tienes el detalle en cómo conservar facturas en digital.