Factura del proveedor por WhatsApp o en foto: ¿vale para deducir el IVA?

Factura del proveedor por WhatsApp o en foto: ¿vale para deducir el IVA?

El fontanero te escribe "ahí tienes la factura" y te manda una foto torcida del papel. O el proveedor de siempre te pasa un PDF por WhatsApp porque "el correo me da problemas". Tú necesitas esa factura para deducir el IVA y el gasto, y la duda es razonable: ¿vale algo enviado por un chat?

Este artículo es para autónomos y pymes que reciben facturas por canales informales y quieren saber qué comprobar, cómo registrarlas y cómo no perderlas.

La respuesta corta

El canal por el que llega no es lo que decide si una factura es válida. Lo que importa es que sea una factura de verdad (con todos sus datos) y que puedas conservarla íntegra y legible. Una foto de una factura en papel y un PDF recibido por WhatsApp pueden servir, pero cada uno tiene sus matices, y conviene saberlos antes de que te las pida nadie.

Qué dice el Reglamento de facturación

El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) separa varias cosas:

• La factura electrónica es la que se expide, se transmite y se recibe en formato electrónico. En el régimen general, depende de que el destinatario haya dado su consentimiento (art. 9.2). Si tú ya recibes sus facturas así sin objeción, ese consentimiento suele estar implícito en la práctica; si quieres tenerlo claro, díselo por escrito.
• No fija un formato concreto. Lo que exige es poder garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, y el art. 10.1 menciona varios medios para lograrlo, entre ellos la firma electrónica avanzada y el intercambio electrónico de datos.
• La conservación admite papel o soporte electrónico, siempre que se mantenga el contenido original, se garantice la autenticidad de su origen y sea legible, con acceso para la Administración (arts. 19.2 y 20.1).

Existe además un régimen de factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (el reglamento lo recoge en el art. 8 bis), al que no se aplica la regla del consentimiento. Cómo y cuándo te alcanza depende de tu caso y de los plazos de su desarrollo normativo; si lo dudas, pregúntaselo a tu asesoría antes de dar por buena una forma de recibir facturas.

Dos casos distintos

El PDF que te llega por WhatsApp

Es una factura electrónica en un formato muy común. Para usarla con tranquilidad:

• Comprueba que tiene todos los datos de una factura (número, fecha, NIF y nombre de ambas partes, descripción, base, tipo de IVA y cuota). Un presupuesto o un "justificante" sin esos datos no sirve como factura.
• Guarda el archivo original, no una captura del chat. Una captura demuestra que alguien te escribió, no que ese documento sea el que te enviaron.
• No lo edites ni lo recomprimas. Reenviarlo, renombrarlo o abrirlo y volver a guardarlo puede alterar el archivo.
• Conserva también el mensaje que lo acompaña, con su fecha: ayuda a probar el origen.

La foto de una factura en papel

Aquí hay un matiz: el documento original es el papel, y lo que tú tienes es una imagen. Una foto es un buen respaldo para registrar el gasto al momento, pero no sustituye sin más al original. Lo prudente:

• Pide que te hagan llegar la factura en PDF o, si es en papel, que te entreguen el original cuando os veáis.
• Si solo vas a conservar una copia digital del papel, asegúrate de que sea legible entera (sin cortes, sin reflejos, con los importes y el NIF a la vista).
• Si el proveedor se niega a dártela en un formato mejor, el artículo sobre qué hacer si un proveedor no da factura explica cómo reclamarla.

Lo que le pides al proveedor para quedarte tranquilo

Cuatro líneas por escrito bastan:

1. Que te la envíe en PDF a una dirección de correo de administración, no solo al móvil.
2. Que incluya tu NIF y razón social correctos; es el error que más facturas inutiliza.
3. Que conserve la misma factura si te la reenvía: nada de volver a generarla con otro número.
4. Que te confirme por escrito que ese es el canal acordado para las facturas.

Cómo registrarla sin que se pierda en el chat

El riesgo real no es legal, es práctico: la factura queda enterrada en una conversación, no llega a la contabilidad y en el trimestre no se deduce.

• Pásala a tu registro de gastos el mismo día, no a final de trimestre.
• Reenvíala a tu propio correo o súbela a la carpeta de gastos con un nombre que incluya proveedor y fecha.
• Revisa los datos frente al documento: NIF, base, tipo y cuota.
• Marca los gastos sin factura completa como pendientes para reclamarlos, tal como se explica en el artículo sobre qué hacer si pierdes una factura de proveedor.

La conservación posterior —durante cuánto tiempo y en qué condiciones— se detalla en cómo conservar las facturas en digital.

Cómo lo resuelve Fube

Con el registro de gastos de Fube subes el PDF o la foto en cuanto llega, el escaneo con IA propone proveedor, importes e IVA y tú los validas. El documento queda ligado al gasto desde el primer día, y sabes qué gastos tienen su factura y cuáles siguen pendientes. El flujo completo está en la guía cómo registrar y digitalizar tus gastos.

Preguntas frecuentes

¿Es válida una factura que me llega por WhatsApp?

Puede serlo si es una factura completa y la conservas íntegra y legible; el canal no la invalida por sí solo. Mejor pedirla también por correo en PDF.

¿Vale una captura de pantalla del chat?

No es lo recomendable. Guarda el archivo original que te enviaron; la captura solo prueba la conversación.

¿Puedo deducir el IVA con la foto de una factura en papel?

La foto sirve para registrar el gasto, pero lo prudente es conservar o conseguir el original o un PDF. Si tienes dudas sobre un caso concreto, consúltalo con tu asesoría.

¿Y si mi proveedor ya está obligado a facturar electrónicamente?

Entonces la regla del consentimiento no se aplica de la misma forma y la factura debe llegarte por la vía que fije esa normativa. Comprueba con tu asesoría desde cuándo te afecta.

El chat sirve para avisar de que la factura existe, no para guardarla. Pide el PDF, conserva el archivo original y llévalo a tu registro de gastos el mismo día: así la deducción no depende de encontrar una conversación de hace tres meses.