Factura de proveedor perdida: cómo pedir el duplicado y poder deducir el IVA

Factura de proveedor perdida: cómo pedir el duplicado y poder deducir el IVA

Estás cerrando el trimestre y falta una factura. Sabes que existe, recuerdas el importe, quizá hasta tienes el cargo en el banco, pero el documento no aparece: se borró del correo, se quedó en un cajón del coche o el proveedor lo mandó a una dirección que ya no usas. La buena noticia es que perder el original no es el final del camino: la normativa prevé expresamente que el proveedor te dé un duplicado.

El problema: el cargo del banco no es la factura

Para deducir el IVA soportado necesitas la factura que justifica la operación, como recoge el artículo 97 de la Ley del IVA. El movimiento bancario demuestra que pagaste, pero no sustituye a la factura. Por eso, cuando falta el documento, lo primero es pedirlo, no «reconstruirlo» por tu cuenta.

Y aquí aparece la tentación más habitual: escribir al proveedor y decirle «mándame otra factura». Si te la emite nueva, con otro número y otra fecha, acabas con dos facturas por la misma operación. Lo correcto es pedir un duplicado.

Qué dice el Reglamento de facturación

El artículo 14 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) establece lo esencial:

• De cada factura solo se expide un original.
• Se admite expedir un duplicado en dos supuestos: cuando varios destinatarios intervienen en una misma operación, y cuando se ha perdido el original, por cualquier causa.
• El duplicado tiene la misma eficacia jurídica que el original.
• Cada ejemplar duplicado debe llevar la expresión «duplicado».

Dos consecuencias prácticas. La primera: no hace falta justificar cómo se perdió; «por cualquier causa» cubre el correo borrado y la carpeta extraviada. La segunda: el duplicado lo expide quien emitió la factura, o sea tu proveedor. Tú no puedes imprimir una copia y darla por buena.

Cómo pedirlo, paso a paso

1. Localiza los datos de la operación: fecha aproximada, importe, concepto y, si lo tienes, el número de factura. El extracto del banco o el pedido suelen bastar.
2. Escribe al proveedor (por correo, para que quede constancia) pidiendo un duplicado de la factura original, no una factura nueva. Indica el número si lo conoces; si no, los datos anteriores.
3. Pide que lleve la mención «duplicado» y que conserve el número y la fecha de la original.
4. Comprueba el documento al recibirlo: tus datos fiscales bien escritos, número, fecha, base, tipo de IVA y cuota. Si algo no cuadra, la corrección se pide como en cualquier factura con errores.
5. Archívalo donde guardas el resto y déjalo ligado al gasto. Si dudas de cuánto tiempo conservar y cómo, lo tienes en conservar facturas en digital.

Un modelo de mensaje que funciona:

Hola, no localizo la factura de [fecha] por [concepto], importe aproximado [X] €, número [Y]. ¿Podéis enviarme un duplicado con la mención «duplicado», manteniendo número y fecha? Muchas gracias.

Mientras llega: cómo tratar el gasto

El duplicado puede tardar días, y el trimestre no espera. Algunas pautas de sentido común:

• No registres el gasto dos veces. Si ya lo apuntaste al pagar, anota «pendiente de duplicado» en lugar de crear un segundo asiento cuando llegue el documento.
• Deja constancia de la solicitud: el correo con fecha es tu prueba de que lo reclamaste.
• Si el duplicado llega después de cerrar el trimestre, la cuestión pasa a ser en qué periodo se deduce el IVA. Está explicado en factura recibida tarde: deducir el IVA en un trimestre posterior.
• Si dudas del tratamiento en tu caso, consúltalo con tu asesoría antes de presentar el modelo.

Y si el proveedor no responde

Insiste por escrito, siempre por un canal que deje rastro, y guarda cada intento. Si el proveedor es una empresa grande, suele haber un área de facturación o un portal de cliente donde se descargan los duplicados sin pedirlos a nadie. Si se trata de un servicio recurrente (telefonía, suministros, software), comprueba antes tu área de cliente: casi siempre tienes ahí el histórico completo.

Cómo lo simplifica Fube

La mejor defensa contra la factura perdida es no depender del correo. Con el registro de gastos de Fube subes el PDF o la foto en cuanto llega, el escaneo con IA propone los datos y tú los validas, de modo que el documento queda ligado al gasto desde el primer día. Cuando falte una, sabrás qué gasto tiene documento y cuál sigue pendiente. El flujo completo está en la guía cómo registrar y digitalizar tus gastos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el IVA con una copia que yo mismo imprimí del correo? Si conservas el mismo documento que te envió el proveedor, es tu factura, no una copia nueva. Lo que no puedes es fabricar un duplicado: ese lo expide el proveedor.

¿El duplicado vale igual que el original? Sí. El artículo 14 del Reglamento de facturación le reconoce la misma eficacia jurídica que al original.

¿Tiene que decir «duplicado»? Sí, cada ejemplar duplicado debe llevar esa expresión.

¿Qué pasa si el proveedor ya no existe o no contesta? Es un caso que conviene plantear a tu asesoría con los datos concretos, porque depende de las circunstancias. Mientras tanto, conserva la prueba de pago y de tus reclamaciones.

En resumen

Si pierdes una factura de proveedor, pide un duplicado —no una factura nueva—, con la mención «duplicado» y manteniendo número y fecha. Tiene la misma eficacia que el original, y mientras llega basta con no registrar el gasto dos veces y dejar constancia de tu solicitud. Si quieres que no vuelva a pasarte, puedes probar Fube gratis.