Cómo conservar tus facturas en digital: formato válido y archivo ordenado

Cómo conservar tus facturas en digital: formato válido y archivo ordenado

Imagina que Hacienda te pide, tres años después de haberla pagado, la factura de un ordenador que usaste para tu actividad. Si la perdiste —o si la carpeta del disco duro ya no existe—, el problema puede ser doble: perder la deducción del gasto y enfrentarte a una sanción por no haber cumplido con la obligación de conservación.

No es un escenario raro. La buena noticia es que organizarlo bien no requiere convertir tu despacho en un almacén. Este artículo va del cómo: qué requisitos tiene que cumplir un archivo digital para que valga ante Hacienda, qué documentos entran en la obligación y cómo estructurarlo para que, si algún día te lo piden, todo esté a mano.

El cuánto lo tienes resumido en el siguiente apartado y desarrollado, con los artículos que lo fijan, en conservación de facturas: cuánto tiempo hay que guardarlas y en qué formato.

Los plazos, en corto: 4 años fiscales, 6 mercantiles

Cuando hablamos de cuánto tiempo hay que guardar las facturas, en España se cruzan dos normas distintas, y cada una tiene su propio plazo.

El plazo fiscal: 4 años. La Ley 58/2003 General Tributaria fija en cuatro años el plazo en que la Administración puede revisar tus declaraciones de impuestos. Y el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) no pone plazo propio: su artículo 19 se limita a decir que los empresarios o profesionales deberán conservar los documentos «durante el plazo previsto en la Ley 58/2003», que es el de esos cuatro años. Son 4 años contados desde el último día del plazo de presentación de la declaración correspondiente —no desde la fecha de la factura.

El plazo mercantil: 6 años. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a todo empresario —incluidos los autónomos, que son empresarios individuales— a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de su actividad durante seis años. Esto cubre también las facturas.

¿Cuál prevalece? Ambos se aplican a la vez, desde ángulos distintos. Como autónomo o pyme, te conviene seguir el plazo más largo: guarda tus facturas al menos 6 años. Así estás cubierto ante la AEAT y ante cualquier reclamación mercantil.

Hay más casos en los que el reloj se alarga —bases imponibles negativas, deducciones pendientes de aplicar, un litigio abierto— y el detalle de cada plazo, con los artículos que lo fijan, está en conservación de facturas: cuánto tiempo hay que guardarlas. Aquí seguimos con lo otro: cómo guardarlas.

La excepción que conviene conocer: bienes de inversión e inmuebles

Para la mayoría de las facturas, la regla de los 6 años es suficiente. Hay un caso en que el plazo se alarga: los bienes de inversión sometidos a regularización del IVA.

El IVA de ciertos bienes —como la maquinaria o los equipos informáticos— se regulariza durante 5 años desde que se adquieren. Para los inmuebles (locales, naves, oficinas compradas para la actividad), ese periodo de regularización se extiende a 10 años. La AEAT pide que conserves esas facturas durante todo el periodo de regularización más los 4 años de prescripción fiscal.

En la práctica: si compraste un local para tu negocio, guarda la factura de compra al menos 14 años desde la fecha de adquisición, o mientras el inmueble siga afecto a tu actividad. Para los bienes que no llegan a bien de inversión —los que cuestan menos de 3.005,06 € (las 500.000 pesetas del art. 108 de la Ley 37/1992), como un ordenador normal o el mobiliario de oficina—, 6 años son suficientes. Si superan ese importe —una máquina, un vehículo afecto a la actividad—, son bien de inversión y su factura se guarda los 5 años de regularización más los 4 de prescripción. Si tienes dudas sobre un bien concreto, consúltalo con tu asesoría.

Papel o digital: ambos son válidos, con condiciones

El artículo 20 del Real Decreto 1619/2012 —el que regula las formas de conservación— dice que los documentos, «en papel o formato electrónico», se conservarán «por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad en los términos establecidos en el artículo 8», más el acceso de la Administración tributaria sin demora.

Esos tres requisitos, definidos en el artículo 8, son:

1. Autenticidad del origen: debe quedar acreditada la identidad de quien expidió la factura.
2. Integridad del contenido: que no se haya modificado.
3. Legibilidad: que se pueda leer, y que la AEAT pueda acceder al documento cuando lo solicite.

El artículo 8 añade un matiz que conviene retener: esas garantías tienen que sostenerse «desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación». No basta con que la factura naciera bien; tiene que seguir estándolo dentro de tu archivo.

Esto significa que no tienes que imprimir las facturas que recibes en formato digital. Un PDF recibido por correo electrónico, guardado con su email de origen, cumple en la práctica esos tres requisitos. Lo mismo ocurre con las facturas que emites desde Fube: cada una incorpora un código QR con la huella de validación, que contribuye a acreditar su autenticidad e integridad.

Lo que no es válido: guardar una imagen de baja resolución que no se pueda leer, o un archivo que hayas modificado después de recibirlo.

Qué facturas tienes que conservar

La obligación no se limita a las facturas que emites. Tienes que guardar:

• Las copias de las facturas que emites: los originales que entregas a tus clientes y las copias que conservas tú.
• Las facturas que recibes: las de todos tus proveedores y gastos deducibles (suministros, servicios, compras de material, viajes, etc.).
• Los justificantes contables de operaciones con inversión del sujeto pasivo: cuando eres el destinatario y debes autorrepercutirte el IVA.

Una factura que has deducido en el IVA o en el IRPF es, en la práctica, un documento que Hacienda puede pedirte. Si no la tienes, el gasto puede quedar sin efecto y la deducción, anulada.

Cómo organizarlo para no buscarlo luego

No hace falta un sistema complicado. Lo importante es que sea consistente y que te permita encontrar cualquier factura en menos de un minuto si te la piden.

Una estructura sencilla que funciona bien:

Facturas/
  2024/
    Emitidas/
    Recibidas/
  2025/
    Emitidas/
    Recibidas/
  2026/
    Emitidas/
    Recibidas/

Para el nombre del archivo, un formato claro como 2026-07-NombreProveedor-NumFactura.pdf evita duplicados y facilita la búsqueda. Lo importante es guardar siempre el archivo original: si la factura llega por email, guarda también ese email o adjunta el PDF directamente con su metadato de fecha.

Y una recomendación básica: nube más copia local. Una sola ubicación puede fallar. Un disco duro se estropea, una cuenta puede borrarse. Redundancia es sinónimo de seguridad documental.

Un detalle que casi nadie mira al elegir dónde guardarlas: el artículo 22 del Reglamento te deja decidir el lugar de conservación, pero si conservas fuera de España la obligación «únicamente se considerará válidamente cumplida» si usas medios electrónicos que garanticen a la Administración el acceso en línea y la descarga. Con un servicio de nube corriente eso se cumple sin que tengas que hacer nada; con un disco duro en una segunda residencia fuera del país, no.

Cómo te ayuda Fube

Fube guarda en la nube todas las facturas que emites desde la plataforma: puedes acceder a cualquiera de ellas, filtrarlas por fecha, cliente o número, y descargarlas cuando necesites. Si alguna vez Hacienda te pide una factura de hace tres años, la tienes ahí.

Para los gastos, Fube incluye una función de escaneo con OCR: fotografías el ticket o la factura en papel, y el sistema extrae los datos y los registra. El documento queda guardado vinculado al gasto.

Para tu archivo local, Fube permite exportar todas tus facturas y datos en formato ZIP, PDF, XLSX o CSV. Una buena práctica es hacer esa exportación una vez al año —en enero, con las facturas del ejercicio anterior— y guardarla en tu carpeta de archivo o en tu servicio de nube habitual.

Una aclaración importante: Fube es tu software de facturación, no un archivo legal certificado. La responsabilidad de conservar los documentos y de tener copias de seguridad es siempre tuya. Usa Fube como tu hub de facturas emitidas, y completa el sistema con tus propias copias para los documentos recibidos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo destruir las facturas en papel si tengo copia digital?

En principio sí, siempre que la versión digital garantice autenticidad, integridad y legibilidad según el RD 1619/2012. Antes de destruir los originales en papel, especialmente si son documentos de importes elevados, consúltalo con tu asesoría.

¿Qué pasa si pierdo una factura que Hacienda me pide?

Puedes intentar que el proveedor te emita un duplicado (indicando que es duplicado, con la misma numeración y datos). Si no consigues el duplicado y no puedes justificar el gasto de otra forma, la deducción puede rechazarse y puedes enfrentarte a una sanción por incumplimiento del deber de conservación.

¿Tengo que guardar las facturas de la luz, el teléfono o internet?

Sí, si las deduces como gasto de tu actividad. Son facturas que justifican tus deducciones fiscales y deben conservarse como cualquier otra factura de gasto.

¿Cuánto tiempo guardo las facturas de un cliente que ya no trabaja conmigo?

El plazo cuenta desde la fecha de la operación, no desde cuando termina la relación comercial. Si emitiste la última factura a ese cliente en 2022, tienes que guardarla hasta al menos 2028 (6 años mercantiles).

Organizar bien el archivo de facturas desde el principio ahorra muchos dolores de cabeza más adelante. Si quieres saber más sobre qué registros necesitas llevar para cumplir con la AEAT, puedes leer la guía sobre los libros de registro de facturas emitidas y recibidas o la guía sobre qué gastos son deducibles para el autónomo.

Fube lleva la numeración de tus facturas emitidas de forma automática y guarda cada una con su huella de validación. Pruébalo gratis.