Libro de registro de facturas emitidas y recibidas: qué es y cómo llevarlo

Libro de registro de facturas emitidas y recibidas: qué es y cómo llevarlo

Si facturas como autónomo o tienes una pequeña empresa, existe una obligación que pasa desapercibida hasta que llega la inspección o el cierre trimestral: llevar un registro ordenado de todas las facturas que emites y de las que recibes de tus proveedores. No es contabilidad compleja ni montones de papel, pero sí es uno de los documentos que Hacienda puede solicitar. Esta guía explica qué son los libros de registro, quién está obligado a llevarlos y qué datos deben incluir.

¿Qué es un libro de registro de facturas?

Es el documento —en papel o formato digital— donde se anotan, de forma ordenada y con numeración correlativa, todas las facturas emitidas y recibidas de un periodo. No es una declaración ante la AEAT: es un registro interno que sirve de base para las declaraciones trimestrales y que Hacienda puede consultar si abre una inspección o comprobación.

La obligación de llevarlo viene de dos normativas distintas:

• El Reglamento del IVA (arts. 62 a 70 del Real Decreto 1624/1992) exige a todos los empresarios y profesionales sujetos a IVA mantener cuatro libros registro: facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.
• El Reglamento del IRPF (art. 68 del Real Decreto 439/2007) exige a los autónomos en estimación directa simplificada llevar tres libros: ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión.

En la práctica, si eres autónomo en estimación directa simplificada, estas dos normativas se solapan: el libro de ventas e ingresos del IRPF coincide en gran medida con el libro de facturas emitidas del IVA, y el libro de compras y gastos con el de facturas recibidas. La mayoría lleva un registro que cumple ambas obligaciones a la vez.

¿Quién está obligado a llevarlos?

Prácticamente cualquier autónomo o empresa activa:

• Autónomos en estimación directa simplificada (la mayoría, con cifra de negocios por debajo de 600.000 € anuales): obligados tanto por IRPF como por IVA.
• Autónomos en estimación directa normal (por encima de 600.000 € o por otras causas de exclusión del régimen simplificado): deben llevar contabilidad completa conforme al Plan General de Contabilidad, que ya incorpora este registro y va más allá.
• Autónomos en estimación objetiva (módulos): no necesitan el libro de ingresos/gastos para IRPF, pero sí el libro de facturas recibidas para IVA, y deben conservar ordenadas las facturas emitidas.
• Pymes y SL: obligadas a contabilidad completa (PGC), que incluye el registro de todas las facturas desde el primer apunte contable.

Si estás dado de alta en el RETA y emites facturas con IVA, es casi seguro que tienes que llevar estos libros. Ante cualquier duda sobre tu caso concreto, consulta con tu asesoría.

Qué datos debe incluir cada libro

Libro de facturas emitidas

Por cada factura que emites, la normativa (art. 63 RIVA) exige registrar:

• Número y serie de la factura
• Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación
• NIF y nombre o razón social del destinatario (puede omitirse en entradas agrupadas de facturas simplificadas cuando el importe total del conjunto no supere 6.000 €)
• Base imponible de la operación
• Tipo impositivo aplicado (IVA, IGIC o IPSI según tu territorio) y cuota repercutida
• IRPF retenido, si la factura lo lleva

Libro de facturas recibidas

Por cada factura de proveedor que recibes (art. 64 RIVA):

• Número de recepción: un número correlativo que asignas tú al recibir el documento
• Fecha de la factura y fecha de recepción, si difieren
• NIF y nombre o razón social del emisor
• Base imponible
• Cuota de IVA que puedes deducir

Formato: ¿papel o digital?

La normativa no impone un soporte concreto. Puede ser un libro físico, una hoja de cálculo o un programa de facturación. Lo que importa es que los datos estén completos, organizados con numeración correlativa y accesibles si la AEAT los solicita. La ventaja de usar software es evidente: el libro se construye solo a medida que emites facturas y registras gastos, sin trabajo adicional.

¿Cuánto tiempo hay que conservarlos?

El plazo general de prescripción tributaria es de cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente (art. 66 de la Ley General Tributaria). Para los bienes de inversión, el registro puede necesitarse durante más tiempo, ya que el periodo de regularización puede extenderse varios años. En cualquier caso, conservar los libros junto con los justificantes es la mejor protección ante una comprobación.

Cómo funciona en Fube

Fube lleva el libro de ingresos y el libro de gastos de forma automática a medida que emites facturas y registras gastos. No hay un paso de "pasar al libro" ni ninguna acción adicional: cada factura emitida entra directamente en el libro de ingresos, y cada gasto registrado en el de gastos.

Cuando necesitas el libro —al cierre del trimestre, para archivarlo o para enviarlo a tu asesoría—, abre la sección Informes, selecciona el periodo y descarga cada libro en Excel (XLSX). El fichero incluye, apunte a apunte, la fecha, el número, el cliente o proveedor con su NIF, la base imponible, el IVA, el IRPF cuando aplica y el total del documento. También puedes descargar un ZIP con los PDF del período: todas las facturas del libro de ingresos, y los tickets y facturas del libro de gastos.

Conviene aclarar dos cosas:

• Fube no presenta estos libros ante la AEAT: las exportaciones son ficheros para tu archivo o tu gestoría, no envíos automáticos a Hacienda.
• Para los libros de bienes de inversión e intracomunitarias, habla con tu asesoría: son registros adicionales que dependen del tipo de actividad y de las operaciones que realices.

Los totales del libro también te ayudan a cuadrar las declaraciones trimestrales: el IVA repercutido del libro de ingresos y el IVA soportado del de gastos alimentan el modelo 303; los ingresos y gastos, el modelo 130. Si quieres saber cuánto apartar cada trimestre para no llevarte sorpresas, consulta la guía sobre cuánto guardar para Hacienda.

Puedes ver el flujo completo en la guía cómo exportar los libros de registro de ingresos y gastos en Fube.

Preguntas frecuentes

¿Puedo llevar el libro de facturas en Excel?

Sí. Siempre que el fichero contenga todos los campos exigidos por la normativa (NIF, base imponible, cuota, numeración correlativa…) y puedas presentarlo si Hacienda lo solicita. Un software de facturación como Fube genera ese Excel directamente desde las facturas que ya has emitido y los gastos que has registrado.

¿El libro de registro es lo mismo que el modelo 303?

No. El libro de facturas es el registro interno de respaldo del que salen los datos: el IVA repercutido del libro de ingresos y el IVA soportado del libro de gastos alimentan el modelo 303, que es la declaración trimestral que presentas ante Hacienda. Sin el libro cuadrado, es difícil preparar el modelo sin errores.

¿Qué pasa si no llevo el libro de facturas?

La ausencia de libros o su llevanza incorrecta puede derivar en sanciones tributarias conforme a la Ley General Tributaria. Además, en una inspección, Hacienda puede reconstruir ingresos o gastos no declarados a partir de otras fuentes. Llevar el registro al día te protege: puedes demostrar en todo momento qué has facturado, qué has deducido y con qué justificante.

¿Los autónomos en módulos tienen que llevar libros de registro?

En estimación objetiva (módulos) no es necesario el libro de ventas e ingresos para IRPF, pero sí deben conservarse ordenadas las facturas emitidas y llevarse el libro de facturas recibidas para IVA. Si además hay operaciones intracomunitarias o bienes de inversión, aplican registros adicionales. Consulta con tu asesoría los libros que corresponden a tu régimen concreto.

¿Los gastos deducibles que no aparecen en el libro se pueden deducir?

La deducibilidad de un gasto depende de su naturaleza y de que tengas el justificante (factura o ticket), no de que figure en el libro. Sin embargo, un gasto no registrado en el libro de facturas recibidas puede generar inconsistencias con el IVA soportado declarado en el modelo 303, lo que da pie a requerimientos. Registrar cada gasto en Fube tan pronto lo recibes evita ese tipo de descuadres.

Tus libros de registro se mantienen al día solos en Fube: cada factura que emites y cada gasto que registras se incorporan automáticamente al libro correspondiente, listos para exportar al cierre del trimestre. Crea tu cuenta gratis y lleva tus registros sin pendientes.