Factura de proveedor con datos erróneos: cómo pedir la corrección antes de deducir el IVA

Abres el correo, llega la factura del proveedor y algo no cuadra: tu NIF tiene una cifra de más, el nombre de tu empresa es el de hace tres años o el IVA no está desglosado. Es fácil dejarla en la carpeta «ya lo miraré» y contabilizarla tal cual. Conviene mirarla ahora, porque de ella depende que puedas deducir el IVA que has pagado.

Este artículo explica qué exige la ley, a quién le toca arreglar el error y cuándo puedes deducir la cuota.

Por qué importa: sin factura correcta no hay deducción

La Ley del IVA es clara en el artículo 97: solo puedes ejercer el derecho a deducir si estás en posesión del documento justificativo, y el principal es la factura original expedida por quien te vende, con los requisitos que fija el reglamento.

Y el apartado dos añade lo que más pesa en la práctica: los documentos que no cumplan todos y cada uno de los requisitos legales y reglamentarios no justifican el derecho a la deducción, salvo que se produzca la correspondiente rectificación.

Dicho sin jerga: una factura con un defecto no te sirve para deducir el IVA hasta que se corrige.

Qué errores son los que hay que corregir

Los requisitos de una factura completa están en el artículo 6 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). Los puedes repasar en los campos obligatorios de la factura. Los fallos que más se ven al recibirlas:

• Tu NIF o tu razón social mal escritos, o los de otra empresa.
• Tu domicilio ausente o equivocado.
• El IVA sin desglosar: solo un total, sin base, tipo y cuota por separado.
• Falta de fecha, de número o de descripción de lo que compras.
• Un tipo de IVA que no corresponde a la operación.

Una errata que no afecta a ninguno de esos datos —una tilde, un teléfono— no es el problema. El criterio práctico: ¿falta o está mal algo que el reglamento exige que conste? Si la respuesta es sí, pide la corrección.

A quién le toca corregir: a quien emitió la factura

La factura la expide el proveedor, y es él quien debe arreglarla. El artículo 15 del RD 1619/2012 establece que debe expedirse una factura rectificativa cuando la original no cumple alguno de los requisitos exigidos. Y fija cuándo: tan pronto como quien tiene que expedirla sea consciente del motivo, y nunca después de cuatro años desde que se devengó el impuesto o se produjeron las circunstancias que motivan la rectificación.

Tú no tienes que tachar, sobrescribir ni «arreglar» el PDF por tu cuenta. Lo que sí puedes —y debes— hacer es avisar al proveedor y dejar constancia de que lo has hecho. Cómo funciona ese documento por el lado de quien lo emite lo cuenta qué es una factura rectificativa y cuándo emitirla.

Cómo pedir la corrección sin perder el tiempo

Un correo corto y concreto evita idas y venidas:

1. Indica qué factura es: número, fecha e importe.
2. Señala el dato incorrecto y el correcto. Por ejemplo: «El NIF consignado es X; el nuestro es Y».
3. Pide una factura rectificativa que haga referencia a la original.
4. Adjunta lo necesario para que no tengan que buscarlo: tu razón social, NIF y domicilio fiscal tal como constan en el censo.
5. Guarda el correo. Si más adelante alguien pregunta por qué una factura está en espera, ahí está la explicación.

Si compras a menudo al mismo proveedor, deja tus datos fiscales completos desde el primer pedido. Es la forma más barata de evitar este problema.

Cuándo puedes deducir el IVA

Aquí está el matiz que suele sorprender. Según el mismo artículo 97, el derecho a deducir las cuotas que se justifican con un documento rectificativo solo puede ejercerse en el periodo impositivo en el que recibes ese documento o en los siguientes, siempre que no haya caducado el derecho a deducir (artículo 100 LIVA).

En la práctica:

• Mientras la factura defectuosa esté sin corregir, no deduzcas su IVA.
• Cuando te llegue la rectificativa, la deducción entra en el periodo en que la recibes (o en los siguientes), no en el de la fecha de la factura original.
• No lo dejes dormir: el derecho a deducir caduca si no se ejerce en los plazos legales.

Un ejemplo con números inventados. En septiembre recibes una factura de 1.000 € más 210 € de IVA con tu NIF mal. Se la devuelves al proveedor, que te manda la rectificativa en octubre. Esos 210 € los deduces en tu declaración del periodo que incluye octubre, no en la de septiembre.

Si el error es de importe (te han cobrado de más o el IVA está mal calculado), cómo encajar la corrección en tu liquidación es un buen momento para consultar a tu asesoría.

Qué hacer mientras llega la rectificativa

• Registra la factura, pero marca que está pendiente de rectificar, para que no entre en tu cómputo de IVA por error.
• No la pagues a ciegas si el defecto cambia lo que debes: aclara primero el importe.
• Apunta una fecha de seguimiento para reclamarla si el proveedor no responde.

En Fube, los gastos y facturas recibidas se registran y se consultan en un mismo sitio, lo que ayuda a no perder de vista las que siguen sin resolver. El criterio fiscal, eso sí, sigue siendo tuyo y de tu asesoría.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el IVA de una factura con mi NIF mal?

La ley dice que un documento que no cumple todos los requisitos no justifica la deducción salvo que se rectifique. Lo prudente es pedir la rectificativa y deducir cuando la recibas.

¿Puedo corregir yo mismo el dato en la factura?

No. La factura la expide el proveedor y es él quien emite la rectificativa. Tú solo la solicitas.

¿Y si el proveedor no quiere o no contesta?

Insiste por escrito y guarda las pruebas. Si el proveedor no corrige, consulta con tu asesoría cómo tratar esa operación: lo que no conviene es deducir sin documento válido.

¿Cuánto tiempo tiene el proveedor para rectificar?

Debe hacerlo tan pronto como tenga constancia del motivo y, en todo caso, antes de que pasen cuatro años desde el devengo del impuesto o de las circunstancias que originan la rectificación.

¿Esto vale también para los tickets?

Un ticket no es una factura completa. Para deducir IVA normalmente se necesita factura con tus datos; el caso de tickets y facturas simplificadas se trata aparte.

Antes de contabilizar, mira la factura

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