Facturas de proveedores por correo: qué guardar, qué descartar y cómo ordenarlas cada semana

Facturas de proveedores por correo: qué guardar, qué descartar y cómo ordenarlas cada semana

El correo se llena de PDF con nombres como documento_final(3).pdf. Alguno es una factura de verdad, otro es un presupuesto, otro el aviso de que mañana te pasan el cargo a la tarjeta. Si los archivas todos juntos, el día que toca cuadrar el trimestre no sabes cuál vale para deducir el IVA y cuál es ruido. Este artículo te ayuda a separarlos en segundos y a montar una rutina corta que evite el atasco de final de trimestre.

El problema: un PDF adjunto no es una factura

Que un documento llegue de un proveedor y traiga importes no lo convierte en factura. Y para deducir el IVA soportado necesitas justo eso: la factura original expedida por quien te vendió el bien o te prestó el servicio. Así lo recoge el artículo 97 de la Ley del IVA, que además aclara que los documentos que no cumplan los requisitos legales y reglamentarios no justifican la deducción mientras no se rectifiquen.

La consecuencia práctica es sencilla: archivar un documento que no es factura da una falsa sensación de tener el gasto cubierto. Mejor descubrirlo al recibirlo, con el proveedor a un correo de distancia, que en un trimestre cerrado.

Qué es factura y qué no: cinco tipos de adjunto

Antes de archivar, clasifica lo que has recibido:

Una pista útil: el asunto del correo suele decir «factura», pero lo que manda es el documento. Ábrelo y mira cómo se titula y qué contiene.

Cinco datos que mirar antes de archivar

La factura completa tiene un contenido mínimo fijado en el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). No hace falta memorizarlo; basta con comprobar estas cinco cosas en cada una:

1. Tu razón social y tu NIF, escritos tal cual figuran en tu alta. Es el fallo más frecuente: la factura sale a nombre de un anterior titular o con una letra del NIF equivocada.
2. Número y fecha de expedición. Una factura sin número correlativo o sin fecha no está completa.
3. Los datos del proveedor: nombre, NIF y domicilio.
4. El desglose: base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota, por separado y no solo el total.
5. Que el importe coincide con lo pedido o presupuestado. Esto no es un requisito fiscal, pero evita pagar de más.

Si falla alguno de los cuatro primeros, no la archives como buena: pide la corrección el mismo día. Cómo hacerlo, y qué pasa con el IVA mientras tanto, lo tienes en factura de proveedor con datos erróneos.

¿Vale una factura por correo electrónico?

Sí, con un matiz. El artículo 9 del Reglamento de facturación condiciona la remisión de facturas electrónicas a que el destinatario haya dado su consentimiento, salvo en los casos en que la factura electrónica es obligatoria. Por eso conviene dejar claro con cada proveedor por dónde quieres recibirlas: si prefieres papel o otro canal, díselo, y si le das tu correo para ese fin, quedará constancia de que lo aceptas.

Lo que no cambia es que conserves la factura de forma que se mantenga íntegra y legible. Los requisitos del archivo digital y los plazos están explicados en cómo conservar tus facturas en digital.

Un sistema que no depende de tu memoria

La idea es que cada factura recorra el mismo camino, sin decisiones nuevas:

• Un solo buzón o una sola carpeta de entrada para facturas de proveedores. Pide a los proveedores habituales que escriban a esa dirección, o crea una regla que mueva allí lo que traiga adjunto.
• Un nombre de fichero que se ordene solo: AAAA-MM-DD proveedor número.pdf. Con la fecha por delante, el listado queda cronológico sin tocar nada.
• Una carpeta por trimestre, con una subcarpeta «pendientes» para lo que está en revisión (proformas, facturas con error).
• Registrar el gasto cuando lo archivas, no al final del trimestre. El archivo es el respaldo; el registro es lo que luego alimenta tus libros y tus modelos.

La rutina de diez minutos, una vez a la semana

Elige un día fijo (el viernes por la mañana funciona bien) y repasa en este orden:

1. Vacía la bandeja de facturas: cada adjunto, a su tipo de la tabla de arriba.
2. Descarta duplicados y recordatorios.
3. Revisa los cinco datos de las facturas nuevas y escribe a los proveedores con errores.
4. Archiva y registra las buenas.
5. Mira «pendientes»: ¿ha llegado ya la factura de aquella proforma?

Diez minutos semanales sustituyen a una tarde entera el último día de plazo, y bajan mucho el riesgo de perder una deducción por un papel que nunca llegó.

Cómo lo simplifica Fube

Para el paso de registrar, Fube permite subir la foto o el PDF y que el escaneo de gastos con IA proponga proveedor, fecha, base e IVA. Tú revisas, corriges lo que haga falta y confirmas: el dato que queda es siempre el que validas. Así, la parte de teclear desaparece y te queda solo la de decidir. Si quieres ver el flujo completo, está en la guía cómo registrar y digitalizar tus gastos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el IVA con una proforma? No. La proforma no es la factura que justifica la deducción; necesitas la factura original del proveedor.

¿Me sirve el cargo del banco como justificante? El movimiento bancario acredita el pago, no sustituye a la factura. Pide siempre la factura al proveedor.

¿Tengo que imprimir las facturas que recibo por correo? No es necesario si las conservas en formato electrónico cumpliendo los requisitos de integridad y legibilidad. Conviene que la copia sea la misma que te envió el proveedor.

¿Qué hago si el proveedor no me manda la factura? Reclámala por escrito, dejando constancia de la fecha. Si tienes dudas sobre un caso concreto, consúltalo con tu asesoría.

En resumen

Del correo, guarda solo lo que de verdad es factura, comprueba cinco datos antes de archivarla y reserva diez minutos fijos a la semana. Es poco trabajo, y es lo que te permite llegar al trimestre con los gastos registrados y el IVA soportado a mano.