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title: "Facturas de proveedores por correo: qué guardar, qué descartar y cómo ordenarlas cada semana"
description: "No todo lo que llega al correo con un PDF adjunto es una factura. Cómo separar facturas, proformas, recibos y avisos de cobro, qué comprobar antes de archivar cada una para poder deducir el IVA y una rutina semanal de diez minutos."
date: "2026-10-08T00:00:00.000Z"
source: "https://www.fube.es/noticias/facturas-proveedor-correo-que-guardar-que-descartar"
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# Facturas de proveedores por correo: qué guardar, qué descartar y cómo ordenarlas cada semana

El correo se llena de PDF con nombres como `documento_final(3).pdf`. Alguno es una factura de verdad, otro es un presupuesto, otro el aviso de que mañana te pasan el cargo a la tarjeta. Si los archivas todos juntos, el día que toca cuadrar el trimestre no sabes cuál vale para deducir el IVA y cuál es ruido. Este artículo te ayuda a separarlos en segundos y a montar una rutina corta que evite el atasco de final de trimestre.

## El problema: un PDF adjunto no es una factura

Que un documento llegue de un proveedor y traiga importes no lo convierte en factura. Y para deducir el IVA soportado necesitas justo eso: la **factura original** expedida por quien te vendió el bien o te prestó el servicio. Así lo recoge el [artículo 97 de la Ley del IVA](https://www.boe.es/eli/es/l/1992/12/28/37/con), que además aclara que los documentos que no cumplan los requisitos legales y reglamentarios no justifican la deducción mientras no se rectifiquen.

La consecuencia práctica es sencilla: archivar un documento que no es factura da una falsa sensación de tener el gasto cubierto. Mejor descubrirlo al recibirlo, con el proveedor a un correo de distancia, que en un trimestre cerrado.

## Qué es factura y qué no: cinco tipos de adjunto

Antes de archivar, clasifica lo que has recibido:

| Lo que llega | ¿Es una factura? | Qué hacer |
| --- | --- | --- |
| **Factura** con número, fecha, datos de las dos partes e importes | Sí | Revisar (siguiente apartado) y archivar |
| **Proforma** o presupuesto | No | Esperar la factura definitiva. Si no llega, reclamarla. Aquí tienes [las diferencias entre presupuesto, proforma y albarán](/noticias/presupuesto-proforma-albaran-diferencias) |
| **Albarán** o nota de entrega | No | Guardarlo hasta que llegue la factura que lo recoge y cotejar cantidades |
| **Aviso de cobro** o «recibo» de domiciliación | No, salvo que lo diga y cumpla los requisitos | Pedir la factura al proveedor; el cargo en el banco no la sustituye |
| **Recordatorio de pago** de una factura que ya tienes | Duplicado | Descartar, y comprobar que no la has registrado dos veces |

Una pista útil: el asunto del correo suele decir «factura», pero lo que manda es el documento. Ábrelo y mira cómo se titula y qué contiene.

## Cinco datos que mirar antes de archivar

La factura completa tiene un contenido mínimo fijado en el [artículo 6 del Reglamento de facturación](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696) (Real Decreto 1619/2012). No hace falta memorizarlo; basta con comprobar estas cinco cosas en cada una:

1. **Tu razón social y tu NIF**, escritos tal cual figuran en tu alta. Es el fallo más frecuente: la factura sale a nombre de un anterior titular o con una letra del NIF equivocada.
2. **Número y fecha de expedición.** Una factura sin número correlativo o sin fecha no está completa.
3. **Los datos del proveedor**: nombre, NIF y domicilio.
4. **El desglose**: base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota, por separado y no solo el total.
5. **Que el importe coincide con lo pedido o presupuestado.** Esto no es un requisito fiscal, pero evita pagar de más.

Si falla alguno de los cuatro primeros, no la archives como buena: pide la corrección el mismo día. Cómo hacerlo, y qué pasa con el IVA mientras tanto, lo tienes en [factura de proveedor con datos erróneos](/noticias/factura-proveedor-datos-erroneos-pedir-correccion-deducir-iva).

## ¿Vale una factura por correo electrónico?

Sí, con un matiz. El [artículo 9 del Reglamento de facturación](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696) condiciona la remisión de facturas electrónicas a que el destinatario haya dado su consentimiento, salvo en los casos en que la factura electrónica es obligatoria. Por eso conviene dejar claro con cada proveedor por dónde quieres recibirlas: si prefieres papel o otro canal, díselo, y si le das tu correo para ese fin, quedará constancia de que lo aceptas.

Lo que no cambia es que conserves la factura de forma que se mantenga íntegra y legible. Los requisitos del archivo digital y los plazos están explicados en [cómo conservar tus facturas en digital](/noticias/conservar-facturas-digital-cuanto-tiempo-como).

## Un sistema que no depende de tu memoria

La idea es que cada factura recorra el mismo camino, sin decisiones nuevas:

- **Un solo buzón o una sola carpeta de entrada** para facturas de proveedores. Pide a los proveedores habituales que escriban a esa dirección, o crea una regla que mueva allí lo que traiga adjunto.
- **Un nombre de fichero que se ordene solo**: `AAAA-MM-DD proveedor número.pdf`. Con la fecha por delante, el listado queda cronológico sin tocar nada.
- **Una carpeta por trimestre**, con una subcarpeta «pendientes» para lo que está en revisión (proformas, facturas con error).
- **Registrar el gasto cuando lo archivas**, no al final del trimestre. El archivo es el respaldo; el registro es lo que luego alimenta tus libros y tus modelos.

## La rutina de diez minutos, una vez a la semana

Elige un día fijo (el viernes por la mañana funciona bien) y repasa en este orden:

1. **Vacía la bandeja de facturas**: cada adjunto, a su tipo de la tabla de arriba.
2. **Descarta duplicados y recordatorios.**
3. **Revisa los cinco datos** de las facturas nuevas y escribe a los proveedores con errores.
4. **Archiva y registra** las buenas.
5. **Mira «pendientes»**: ¿ha llegado ya la factura de aquella proforma?

Diez minutos semanales sustituyen a una tarde entera el último día de plazo, y bajan mucho el riesgo de perder una deducción por un papel que nunca llegó.

## Cómo lo simplifica Fube

Para el paso de registrar, [Fube](/funcionalidades/gastos) permite subir la foto o el PDF y que el [escaneo de gastos con IA](/funcionalidades/gastos/escaneo-ia) proponga proveedor, fecha, base e IVA. Tú revisas, corriges lo que haga falta y confirmas: el dato que queda es siempre el que validas. Así, la parte de teclear desaparece y te queda solo la de decidir. Si quieres ver el flujo completo, está en la guía [cómo registrar y digitalizar tus gastos](/guias/registrar-y-digitalizar-gastos).

## Preguntas frecuentes

**¿Puedo deducir el IVA con una proforma?**
No. La proforma no es la factura que justifica la deducción; necesitas la factura original del proveedor.

**¿Me sirve el cargo del banco como justificante?**
El movimiento bancario acredita el pago, no sustituye a la factura. Pide siempre la factura al proveedor.

**¿Tengo que imprimir las facturas que recibo por correo?**
No es necesario si las conservas en formato electrónico cumpliendo los requisitos de integridad y legibilidad. Conviene que la copia sea la misma que te envió el proveedor.

**¿Qué hago si el proveedor no me manda la factura?**
Reclámala por escrito, dejando constancia de la fecha. Si tienes dudas sobre un caso concreto, consúltalo con tu asesoría.

## En resumen

Del correo, guarda solo lo que de verdad es factura, comprueba cinco datos antes de archivarla y reserva diez minutos fijos a la semana. Es poco trabajo, y es lo que te permite llegar al trimestre con los gastos registrados y el IVA soportado a mano.

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**Aviso legal.** Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable, laboral ni jurídico. La información puede contener errores o estar desactualizada, y la normativa cambia con frecuencia: contrasta siempre los datos con las fuentes oficiales antes de tomar cualquier decisión. Para tu caso concreto, consulta la normativa oficial vigente o acude a un profesional cualificado.