Te llega una factura de algo que no has contratado: qué hacer antes de pagarla

Te llega una factura de algo que no has contratado: qué hacer antes de pagarla

Abres el correo de la mañana y hay una factura de un proveedor que no te suena, por un servicio que, hasta donde recuerdas, nadie ha encargado. El importe no es una locura, así que la tentación es pagarla para quitártela de encima. Y es justo lo que no conviene hacer todavía.

Una factura que no reconoces puede ser tres cosas muy distintas: un error inocente (la han enviado a la empresa equivocada), un encargo que sí existe pero que hizo otra persona de tu equipo, o un intento de cobro dudoso. Con unas pocas comprobaciones, en cinco minutos sabrás cuál es.

Primero, no hagas nada irreversible

Mientras no sepas de qué va, deja en pausa tres cosas:

• No la pagues, ni siquiera un importe pequeño «por no discutir». Pagar sin comprobar es la forma más fácil de acabar pagando algo que no era tuyo, y de que ese emisor vuelva a intentarlo.
• No pulses enlaces ni abras adjuntos desconocidos si la factura llega como un PDF o un enlace de descarga que no esperabas.
• No la registres como un gasto más. Una factura que entra en tu contabilidad sin que el servicio sea tuyo es un problema que luego hay que deshacer.

No es alarma: es orden. Aclarar primero y actuar después casi nunca sale caro.

Las cinco comprobaciones, en este orden

1. ¿Va dirigida a ti?

Mira con calma los datos del destinatario: razón social, NIF, dirección. A veces la factura es para una empresa con un nombre parecido al tuyo, o para el anterior inquilino de tu local. Si el NIF no es el tuyo, el asunto está cerrado: es un error del emisor y solo hace falta avisarle.

2. ¿Reconoces al emisor?

Busca su nombre y su NIF en tu correo y en tu ficha de proveedores. Si ya ha trabajado contigo, es probable que sea un encargo real que se te ha olvidado. Si no aparece por ninguna parte, apunta sus datos y sigue con el paso siguiente.

3. ¿Lo encargó alguien de tu equipo?

Antes de dar nada por falso, pregunta. Un empleado, un socio o tu asesoría pudieron contratar una suscripción, un dominio, un servicio de mantenimiento o una prueba que acabó en cobro. Un mensaje corto al equipo evita contestar con firmeza a una factura que sí era legítima.

4. ¿Hay algo que respalde la factura?

Una factura normal tiene detrás un presupuesto aceptado, un pedido, un contrato, un correo o un albarán. Si el emisor dice que sí lo hay, pídeselo. Si no puede enseñarte nada que sostenga el encargo, ya sabes bastante.

5. ¿La factura en sí tiene buena pinta?

Hay señales que, sumadas, delatan un cobro dudoso:

• Concepto vago: «servicios de gestión», «renovación anual», «inclusión en directorio».
• Un plazo de pago muy corto o un tono de urgencia («pague hoy para evitar recargos»).
• Datos de contacto que no se pueden comprobar, o un correo de un dominio que no coincide con el de la empresa que dicen ser.
• Una cuenta bancaria de otro país o a nombre de otra entidad distinta del emisor.
• Falta de datos básicos: sin número, sin NIF del emisor o sin dirección.

Ninguna por separado lo demuestra, pero tres o cuatro juntas son motivo de sobra para no pagar. Si además la factura viene acompañada de un aviso de cambio de cuenta, repasa cómo detectar el fraude del cambio de IBAN.

Qué contestar al emisor

Si el emisor existe y la factura parece un error, responde por escrito, breve y sin tono de reproche. Basta con algo así:

Hemos recibido la factura n.º [número], de fecha [fecha], por importe de [importe]. No tenemos constancia de haber contratado ese servicio. Os pedimos que nos enviéis el presupuesto, pedido o contrato que la respalda. Mientras tanto, no procederemos al pago.

Lo importante es lo que hace ese mensaje: deja constancia de la fecha en que avisaste, pide la prueba a quien cobra y no admite deuda ninguna.

Dos matices:

• Contesta por el canal de siempre, no por el que figura en la factura sospechosa. Si crees que es un engaño, escribe a la dirección que ya tenías del proveedor real o llama a un teléfono que hayas verificado por otra vía.
• Guarda todo: la factura, el correo original con sus cabeceras y tu respuesta. Si el asunto escala, tendrás el hilo completo.

Si el emisor insiste o amenaza

Algunos cobros dudosos suben el tono: recordatorios, «último aviso», mención a recargos o a una reclamación. Mantén la calma y el mismo mensaje: sin respaldo del encargo, no hay pago. Si la reclamación llega con documentación seria, o si el importe es relevante, es el momento de consultarlo con tu asesoría o con un abogado, que son quienes pueden valorar tu caso concreto. Este post es un protocolo práctico, no asesoramiento legal.

Y si ya pagaste una factura así, avisa cuanto antes a tu banco —cuanto más pronto, más opciones hay de frenar o reclamar el movimiento— y guarda las pruebas; el post sobre el cambio de IBAN fraudulento detalla qué hacer tras un pago así.

Si resulta que sí era tuya

A veces la comprobación acaba bien: el servicio existía y nadie te había avisado. En ese caso no hay drama, solo orden:

1. Confirma con quien lo encargó que la factura es correcta.
2. Revisa que el importe y el concepto coinciden con lo acordado.
3. Regístrala como gasto y guarda el justificante junto al resto de facturas recibidas.
4. Da de alta al emisor en tu ficha de proveedores, para que la próxima vez no sea un desconocido.

Cómo tratar esa factura a efectos de impuestos es una cuestión para tu asesoría; aquí solo importa que no entre en tu contabilidad hasta que sepas que es tuya.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que contestar a una factura que no reconozco? Conviene hacerlo por escrito, aunque sea con dos líneas. Dejar pasar el tiempo sin decir nada no ayuda: un mensaje fechado en el que pides el respaldo del encargo y no admites deuda te protege más que el silencio.

¿Puedo ignorar un cobro que es claramente un engaño? Si es evidente que se trata de un intento de estafa (emisor inexistente, enlaces raros, urgencia exagerada), lo razonable es no interactuar con los enlaces, guardar el mensaje como prueba y avisar a tu equipo para que nadie la pague por error.

¿Y si el importe es pequeño? Es la excusa habitual para pagar sin pensar. Un importe bajo no cambia la comprobación; precisamente se diseñan así para que nadie los revise.

¿Cómo evito que se cuelen estas facturas? Centraliza en un solo buzón la recepción de facturas de proveedores y que nadie pague nada sin que alguien contraste el encargo. Con una lista de proveedores al día cualquier emisor nuevo salta a la vista.

La mayoría de facturas que no reconoces acaban en un error de dirección o en un encargo olvidado, y una minoría es un intento de cobro dudoso. En los tres casos funciona igual: comprobar, pedir el respaldo por escrito y no pagar ni registrar nada hasta que esté claro.

Si quieres llevar tus facturas recibidas y tus proveedores en un solo sitio, regístrate gratis en Fube y registra cada gasto con su justificante.