Registrar un gasto en Fube es anotar lo que sale del negocio con todos sus datos fiscales: la base, el IVA soportado, el IRPF y, si toca, el recargo de equivalencia. El IVA deducible se calcula solo y la tesorería refleja lo que de verdad debes.
Cada factura de la gestoría, cada suministro y cada compra de material lleva un IVA soportado que resta del IVA que repercutes a tus clientes. Si esa factura se queda en el correo o en un cajón, no entra en tu cálculo y ese IVA se queda sin deducir.
Pasa algo parecido con la tesorería: sin los gastos anotados con su fecha de vencimiento y su estado de pago, cuesta saber cuánto te queda realmente este mes. Fube te ayuda con las tres cosas a la vez: deduces el IVA que te corresponde, ves la tesorería real y conservas el comprobante pegado a cada gasto.
Cuatro pasos para dejar cada gasto guardado con orden y con cada importe en su columna.
Desde Compras · Gastos, lo creas a mano o subes la foto o el PDF para que la IA extraiga los datos. Eliges proveedor —existente o nuevo— y categoría contable.
Cada línea lleva descripción, cantidad, precio, descuento e impuesto (IVA, IGIC o IPSI según tu territorio). Fube suma la base y los impuestos a medida que escribes.
Si el proveedor retiene IRPF, lo registras; si estás en recargo de equivalencia, queda reflejado; y si es un activo amortizable, activas su amortización con base, IVA e IRPF separados.
Indicas si está pendiente o pagada (con fecha y método de pago) y adjuntas el documento original en PDF, JPG, PNG, HEIC o WEBP. Ese justificante viaja siempre con el gasto.
El original queda pegado al registro. Localizado si la AEAT lo requiere, sin rebuscar en correos ni cajones.
Conviene conservar el justificante por si la AEAT lo pide. Por eso cada gasto guarda su PDF o su foto del ticket —en PDF, JPG, PNG, HEIC o WEBP— pegado al registro: lo tienes localizado el día que haga falta, sin rebuscar en correos ni cajones.
Y si subes la foto o el PDF al crear el gasto, la IA lee el comprobante y rellena proveedor, importes e impuestos por ti. Lo cuenta en detalle el escaneo de gastos con IA.
El gasto cuenta para tu IVA soportado, aparece en la tesorería con su vencimiento y queda disponible para los informes y los modelos del periodo.
soportado desglosado y deducible, calculado solo a partir de cada línea
retención de proveedor y recargo de equivalencia reflejados donde corresponde
formatos de comprobante adjuntables: PDF, JPG, PNG, HEIC y WEBP
Registra las facturas de proveedor de su SL —software, subcontratas, suministros— con su categoría y, cuando hace falta, las vincula a un proyecto para saber qué margen deja cada encargo. El IVA soportado se acumula sin llevar la cuenta a mano.
Anota la cuota de autónomo con su tipo de gasto propio, los recibos de su actividad y la comida con un cliente como gasto parcialmente deducible, siempre con el ticket adjunto. En unos minutos un viernes lo deja todo cuadrado desde el portátil.
Sus gastos llevan IGIC en lugar de IVA, y al asociarlos al expediente correspondiente ve el gasto real de cada contrato. El recargo de equivalencia y el IRPF de proveedores quedan reflejados donde corresponde.
Lo que más nos preguntáis sobre registrar gastos.
No. Verifactu afecta a las facturas que emites (tus ventas), no a los gastos que registras: estos son tu control interno y la base de tu IVA soportado y tus libros registro. En la facturación de venta, usar un sistema conforme con Verifactu es obligatorio (sociedades desde el 1 de enero de 2027; resto de empresarios, profesionales y autónomos desde el 1 de julio de 2027), mientras que el envío automático de los registros a la AEAT es voluntario. En ningún caso esa obligación alcanza al registro de compras.
Solo si la factura simplificada incluye los datos que exige la AEAT —en particular el NIF del destinatario, el importe del IVA y el tipo aplicable—. En un ticket puramente anónimo no se puede deducir el IVA, aunque sí registrar el gasto.
No, y a propósito. Fube guarda el gasto con sus importes y su comprobante, pero la deducibilidad depende de la naturaleza del gasto y de tu actividad. Hay gastos habitualmente deducibles (alquiler, suministros, servicios profesionales), otros con restricciones (vehículo, comidas, vestuario) y otros que no lo son (gastos personales, multas). Ante la duda, esa decisión es de tu asesoría.
Sí. En cada línea puedes reflejar el recargo de equivalencia cuando el régimen lo exige, y a nivel de documento puedes añadir la retención de IRPF que figure en la factura del proveedor. Fube los muestra desglosados en el resumen del gasto para que cuadren con tus modelos.
Conviene conservar el original mientras tu obligación de archivo siga vigente. Por eso Fube te deja adjuntar el documento (PDF o imagen) pegado al gasto: lo tienes localizado si la AEAT lo requiere, sin necesidad de rebuscar en correos o cajones.
Sí. Puedes datar un gasto con fecha anterior, lo que te permite migrar tu histórico desde Excel u otra herramienta y arrancar con los libros completos.
Sí. La cuota de autónomo, el alquiler o una suscripción se anotan como cualquier otro gasto, con su importe, su categoría y su comprobante. La cuota de autónomo, además, tiene su propio tipo de gasto para que la identifiques de un vistazo en tus libros.
Anota tu próxima factura de proveedor, deduce el IVA que te corresponde y ten la tesorería al día desde el primer día.
