Factura a varios destinatarios: duplicados y reparto del IVA entre ellos

Factura a varios destinatarios: duplicados y reparto del IVA entre ellos

Un diseñador termina el proyecto de una tienda que han montado a medias dos socios. Ambos quieren factura, cada uno a su nombre, y cada uno quiere deducirse su parte. Entonces llega la duda: ¿se hace una factura con los dos nombres, dos facturas distintas o una factura con un duplicado? El Reglamento de facturación responde a una parte de la pregunta con bastante claridad, y conviene leerlo antes de elegir.

El problema: una operación, dos clientes, una sola factura «original»

La regla general es sencilla: de cada factura solo se expide un original. Eso encaja mal con la realidad de un encargo compartido: dos copropietarios que reforman un piso, dos socios que contratan un servicio, dos hermanos que pagan a medias el trabajo de un profesional. Si solo hay un original, ¿quién lo guarda?

La tentación es dar al segundo una fotocopia del original. No es el camino: la copia que tú fabricas no es un documento con valor propio. Lo que sí prevé la norma es otra cosa.

Qué dice el Reglamento de facturación

El artículo 14 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) admite expedir ejemplares duplicados en dos casos. Uno es la pérdida del original, del que ya hablamos en factura de proveedor perdida: cómo pedir el duplicado. El otro es el que nos ocupa: cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurren varios destinatarios.

Para ese caso, el reglamento exige algo concreto:

• En el original y en cada duplicado debe constar la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de los destinatarios.
• Cada ejemplar duplicado debe llevar la expresión «duplicado».
• Los duplicados tienen la misma eficacia que el original.

Dicho en claro: no basta con poner dos nombres arriba y un total abajo. La factura tiene que decir cuánto de la base y cuánto del IVA corresponde a cada destinatario.

Un ejemplo con números

El diseñador factura 2.000 € de base más IVA al 21 %. Los dos socios se reparten el encargo al 60 % y al 40 %.

La factura original, el duplicado para el segundo destinatario y cualquier otro ejemplar muestran esa misma tabla de reparto. Lo que cambia entre ellos es a quién se entrega y la mención «duplicado», no los importes.

Qué más debe llevar la factura

El artículo 6 del mismo reglamento pide, entre otros datos, el nombre y apellidos o la razón social del destinatario, y su NIF en los casos que enumera. Cuando hay varios destinatarios, lo prudente es que todos queden identificados en la factura, con sus datos completos, para que cada uno pueda justificar su parte. Si falta el NIF de alguno o hay un nombre mal escrito, lo habitual es acabar rectificando; por eso conviene pedir los datos de todos antes de emitir.

Por qué le importa al destinatario

Un destinatario que sea empresario o profesional solo puede deducir el IVA si está en posesión del documento justificativo. El artículo 97 de la Ley del IVA señala como tal la factura original expedida por quien presta el servicio. Y el reglamento equipara al original el duplicado que se expide en este supuesto. Por eso el duplicado tiene que expedirlo el emisor de la factura, con la mención correcta y las porciones consignadas: lo que tú copies por tu cuenta no sirve para nada.

La alternativa: una factura por cada cliente

Hay otra vía que muchos profesionales prefieren por claridad: facturar por separado a cada destinatario su parte, cada una con su número, su fecha y sus datos. Tiene ventajas prácticas:

• Cada cliente recibe un documento propio y no depende de que el otro conserve el original.
• Si uno paga tarde, solo se reclama su factura.
• Si hay que corregir algo, la factura rectificativa afecta solo a ese cliente.

La contrapartida es que tendrás que dividir el encargo en operaciones facturables a cada uno, y eso debe corresponderse con lo acordado de verdad: si el contrato es con uno solo y el otro «participa», las cosas se complican. Y si el reparto es entre una comunidad de bienes o una sociedad civil, la cuestión es otra: se factura a la entidad, como se explica en facturar a una comunidad de bienes o sociedad civil.

En caso de duda sobre cuál de las dos vías encaja con tu operación, consúltalo con tu asesoría.

Cómo hacerlo, paso a paso

1. Confirma con el cliente cómo se reparte el encargo y cuánto corresponde a cada uno. Que quede por escrito.
2. Recoge los datos de todos: nombre completo o razón social y NIF.
3. Decide la vía: un original con duplicados o una factura por destinatario.
4. Si vas con duplicados, calcula la porción de base y cuota de cada uno y haz que su suma coincida con el total.
5. Marca cada ejemplar duplicado con «duplicado» y entrégaselo a su destinatario.
6. Archiva el original y deja constancia de a quién entregaste cada ejemplar.

Cómo lo simplifica Fube

Si optas por una factura por destinatario, la facturación de Fube permite emitir cada una a su cliente con su numeración correlativa y sus datos fiscales, y la ficha de cada cliente mantiene a mano nombre y NIF para no teclearlos de nuevo. Fube envía además la factura a la AEAT conforme a Verifactu, sin pasos añadidos por tu parte.

Preguntas frecuentes

¿Puedo poner a los dos destinatarios en una sola factura sin más? El reglamento admite duplicados cuando concurren varios destinatarios, pero exige consignar la porción de base y cuota de cada uno. Un total sin reparto no cumple eso.

¿El duplicado vale tanto como el original? Sí. El artículo 14 le reconoce la misma eficacia, siempre que lleve la expresión «duplicado».

¿Tiene que ser el reparto mitad y mitad? No. Es el que hayan acordado las partes, siempre que las porciones sumen el total de la operación.

¿Y si uno de los destinatarios es un particular? El duplicado le sirve como justificante de su parte. Si tiene dudas sobre qué puede hacer con él a efectos de su declaración, que lo consulte con su asesoría.

En resumen

Cuando concurren varios destinatarios en una misma operación, el Reglamento de facturación permite el original y sus duplicados, con la porción de base y cuota de cada uno y la mención «duplicado». Si prefieres no depender de un único documento, facturar por separado a cada cliente suele ser más claro. En cualquier caso, pide los datos de todos antes de emitir. Y si quieres que cada factura salga bien a la primera, puedes probar Fube gratis.