Rectificativas en Verifactu: cómo se corrige una factura ya enviada a la AEAT

Rectificativas en Verifactu: cómo se corrige una factura ya enviada a la AEAT

Emites una factura, aparece el QR con la leyenda VERI*FACTU y, sin que tú hagas nada, Fube ya la ha enviado a la AEAT. Al rato te das cuenta: el importe estaba mal, o el NIF del cliente tenía un dígito cambiado, o directamente esa factura no debía existir. Y llega la pregunta con un pellizco en el estómago: ¿y ahora qué, si ya la tiene Hacienda?

Tranquilidad. En Verifactu equivocarse no es un callejón sin salida; simplemente cambia la forma de arreglarlo. Ya no vale borrar y rehacer como en una hoja de cálculo. En su lugar, la corrección deja rastro: se apila encima de la original sin tocarla. En este artículo verás, sin tecnicismos, las tres formas de corregir una factura que ya viajó a la AEAT y cuál te toca en cada caso.

Lo primero: en Verifactu no se borra ni se reescribe

Cada factura que emites genera un registro de facturación que se firma con una huella y se encadena con el anterior. Ese registro, una vez creado, queda cerrado: no se puede alterar. Es justo lo que hace que el sistema sea fiable —nadie puede reescribir el pasado— y está regulado en el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento de los sistemas de facturación.

La consecuencia práctica es sencilla: corregir no es editar la factura vieja, es añadir una nueva que la complete, la sustituya o la anule. La foto original se conserva siempre; encima se coloca la corrección. Si quieres entender la mecánica de fondo, la tienes en registros de facturación: alta, anulación y encadenamiento.

Con esa idea clara, vamos a lo que importa: qué hacer según qué haya fallado.

Tres caminos según qué falló

No todos los errores se arreglan igual. Antes de tocar nada, identifica en cuál de estos tres casos estás:

1. La factura es válida pero tiene un dato mal (importe, tipo de IVA, datos del cliente, un descuento que faltaba). Se corrige con una factura rectificativa.
2. La factura no debía existir (duplicada, emitida por error, una operación que se cae). Se resuelve con una anulación.
3. La factura está bien, pero el registro que se envió a la AEAT salió con un fallo. Se arregla con una subsanación del registro, y de eso se encarga el propio software.

Vamos uno a uno.

Camino 1: la factura rectificativa

Es el caso más habitual. La factura llegó al cliente y era correcta como documento, pero algún dato está mal o ha cambiado. Aquí no se anula: se emite una factura rectificativa que corrige a la original y queda vinculada a ella.

La normativa obliga a rectificar cuando hay un error material en la factura, un error de derecho, una incorrecta determinación de la cuota de IVA o alguna de las circunstancias que modifican la base imponible. Cada rectificativa se identifica con una clave según el motivo: R1 (error fundado de derecho y ciertos supuestos del art. 80 de la Ley del IVA), R2 y R3 (créditos incobrables y concurso de acreedores), R4 (resto de casos) y R5 para las rectificativas de facturas simplificadas.

Y, como cualquier factura, la rectificativa genera su propio registro de facturación, con su huella, encadenado a continuación y enviado a la AEAT. Puede hacerse de dos maneras:

• Por sustitución: la nueva factura reemplaza por completo a la anterior, con todos los datos ya correctos.
• Por diferencias: solo se refleja la variación respecto a la original (por ejemplo, –200 € de base y su IVA en negativo por un descuento que no se aplicó).

No entramos aquí en el detalle de cuándo conviene cada modalidad, los plazos o el efecto en tu IVA porque ya lo tienes desarrollado en la guía de factura rectificativa: qué es y cuándo emitirla. Lo importante para Verifactu es esto: rectificar es emitir un documento nuevo que corrige, no tocar el viejo.

Camino 2: anular una factura que no debía existir

¿Y si el problema no es un dato mal puesto, sino que esa factura sobra? Se emitió por duplicado, se facturó una operación que al final no se hizo, o directamente fue un error de bulto. Entonces no toca rectificar: toca anular.

Anular en Verifactu no es borrar. Es la parte que más sorprende, y conviene tenerla clara. Según la sede electrónica de la AEAT, aunque una factura sea errónea:

«Deberán mantenerse en el sistema los "Registros de facturación de alta", aunque sean erróneos, y deberá generarse un "registro de facturación de anulación" vinculado al registro de alta anulado. Ambos deberán aparecer en los listados de facturación, a fin de preservar la integridad de la cadena de registros.»

Traducido: la factura original se queda, con su número intacto, y encima se añade un registro de anulación que la deja sin efecto. La cadena termina contando la verdad completa: «emití esta factura» y, después, «anulé aquella factura». Un par de consecuencias prácticas:

• El número no se reutiliza. Ese hueco en tu serie no se rellena con otra factura; queda como constancia de que existió y se anuló.
• Anular no es lo mismo que rectificar. La anulación es un apunte del sistema que deja sin efecto un registro; la rectificativa es un documento fiscal que corrige otro. A veces coinciden en el tiempo, pero responden a preguntas distintas: ¿esta factura sobra? → anulación; ¿esta factura está mal? → rectificativa.

Camino 3: y si el error estaba solo en el registro

Queda un caso más discreto, pero conviene conocerlo. A veces la factura está perfecta —el documento que tiene tu cliente es correcto— y el fallo estuvo únicamente en el registro que se transmitió a la AEAT: un dato técnico que se envió incompleto o equivocado, sin que la operación en sí cambie.

Para eso existe la subsanación: el programa genera un registro que corrige al anterior (marcado como subsanación) y lo vuelve a enviar, sin necesidad de emitir una rectificativa ni de anular nada de cara al cliente. Es una corrección a nivel de registro, no de factura.

Lo relevante para ti es que esto lo resuelve el software, no tú a mano. No tienes que saber qué campo falló ni reenviar nada por tu cuenta: un sistema conforme detecta el rechazo o el error del registro y lanza la subsanación por debajo. Lo mencionamos para que, si alguna vez lees «registro subsanado», sepas que es la vía más leve de todas —ni rectificativa ni anulación—, reservada a fallos que solo afectan al envío.

Por qué esto es en realidad una buena noticia

Puede sonar rígido eso de «no se borra nada», pero es lo contrario a un castigo. Que cada error y su corrección queden encadenados significa que tu historial cuenta una única versión, coherente y a prueba de sustos. Si algún día hay una revisión, no tienes que explicar por qué falta una factura o por qué un número se saltó: está todo, en orden, con su corrección al lado.

Dicho de otro modo: en el mundo del Excel, una factura corregida a mano dejaba dudas. En Verifactu, una factura corregida deja pruebas. Y esas pruebas juegan a tu favor.

Cómo lo hace Fube por ti

Toda esta mecánica —emitir la rectificativa vinculada a la original, generar el registro de anulación cuando toca, calcular la huella y encadenarla— no la haces tú paso a paso. La hace el software, que para eso es conforme a Verifactu.

En Fube, cuando una factura hay que corregirla, emites la rectificativa desde la propia aplicación y queda vinculada a la factura de origen con su clave de rectificación; y cuando una factura debe quedar sin efecto, la anulación se gestiona igual de fácil y se registra en la cadena como manda la norma. En los dos casos, cada nuevo registro sale con su huella encadenada y Fube lo envía siempre a la AEAT: funciona en modo Verifactu de serie, sin que tengas que activar nada. Tú decides qué corregir; el registro, la huella y el envío corren por debajo.

Recuerda que trabajar con un sistema de facturación conforme será obligatorio a partir del 1 de enero de 2027 para las sociedades (sujetas al Impuesto sobre Sociedades) y del 1 de julio de 2027 para el resto de autónomos, profesionales y empresarios. Entender ahora cómo se corrige una factura te evita el agobio cuando llegue el momento.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar una factura que ya se envió a la AEAT?

No. En Verifactu una factura emitida no se borra ni se edita. Si hay un error, se corrige con una factura rectificativa; si no debía existir, se anula con un registro de anulación. En ambos casos la original se conserva y la corrección se encadena a continuación.

¿La factura rectificativa lleva su propio número?

Sí. La rectificativa es un documento nuevo con su propia numeración (habitualmente en una serie distinta, tipo «R-2026-001») y genera su propio registro de facturación, que también se envía a la AEAT vinculado a la factura que corrige.

¿Anular una factura es lo mismo que hacer una rectificativa?

No. Anular deja sin efecto una factura que sobra (un apunte del sistema), mientras que la rectificativa corrige los datos de una factura válida (un documento fiscal). La pregunta que las separa es sencilla: ¿esta factura sobra, o esta factura está mal?

¿Tengo que enviar yo la corrección a la AEAT?

No. Con un sistema conforme, cada registro nuevo —de la rectificativa, de la anulación o de la subsanación— se transmite automáticamente. En Fube el envío a la AEAT es siempre automático, así que tú solo te ocupas de indicar la corrección.

¿La factura errónea sigue contando en mis impuestos?

La corrección se refleja en tus libros y en tus declaraciones de IVA del periodo que corresponda, de forma que el resultado final sea el correcto. El cómo depende de tu caso concreto (trimestre, tipo de rectificación), así que para tu situación conviene confirmarlo con tu asesoría.

Equivocarse facturando es de lo más normal, y Verifactu no lo penaliza: solo pide que la corrección quede a la vista. Si prefieres que rectificar o anular sea sencillo —con la huella, el encadenamiento y el envío a la AEAT resueltos por debajo—, puedes empezar a facturar con Fube y quitarte esa parte de la cabeza.

Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento fiscal. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría.