--- title: "Factura del proveedor por WhatsApp o en foto: ¿vale para deducir el IVA?" description: "Un proveedor te manda la factura por WhatsApp o una foto del papel. Qué dice el Reglamento de facturación, qué conviene pedirle y cómo registrarla y conservarla para no perder la deducción." date: "2026-10-21T00:00:00.000Z" source: "https://www.fube.es/noticias/factura-proveedor-whatsapp-foto-valida-deducir-iva" --- > Contenido generado con IA y revisado por el equipo de Fube. [Cómo creamos nuestro contenido](https://www.fube.es/metodo-editorial) # Factura del proveedor por WhatsApp o en foto: ¿vale para deducir el IVA? El fontanero te escribe "ahí tienes la factura" y te manda una foto torcida del papel. O el proveedor de siempre te pasa un PDF por WhatsApp porque "el correo me da problemas". Tú necesitas esa factura para deducir el IVA y el gasto, y la duda es razonable: ¿vale algo enviado por un chat? Este artículo es para autónomos y pymes que reciben facturas por canales informales y quieren saber qué comprobar, cómo registrarlas y cómo no perderlas. ## La respuesta corta El canal por el que llega no es lo que decide si una factura es válida. Lo que importa es que **sea una factura de verdad** (con todos sus datos) y que puedas **conservarla íntegra y legible**. Una foto de una factura en papel y un PDF recibido por WhatsApp pueden servir, pero cada uno tiene sus matices, y conviene saberlos antes de que te las pida nadie. ## Qué dice el Reglamento de facturación El [Reglamento de facturación](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696) (RD 1619/2012) separa varias cosas: - **La factura electrónica** es la que se expide, se transmite y se recibe en formato electrónico. En el régimen general, **depende de que el destinatario haya dado su consentimiento** (art. 9.2). Si tú ya recibes sus facturas así sin objeción, ese consentimiento suele estar implícito en la práctica; si quieres tenerlo claro, díselo por escrito. - **No fija un formato concreto.** Lo que exige es poder garantizar la **autenticidad del origen** y la **integridad del contenido**, y el art. 10.1 menciona varios medios para lograrlo, entre ellos la firma electrónica avanzada y el intercambio electrónico de datos. - **La conservación** admite papel o soporte electrónico, siempre que se mantenga el contenido original, se garantice la autenticidad de su origen y sea legible, con acceso para la Administración (arts. 19.2 y 20.1). Existe además un régimen de **factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales** (el reglamento lo recoge en el art. 8 bis), al que no se aplica la regla del consentimiento. Cómo y cuándo te alcanza depende de tu caso y de los plazos de su desarrollo normativo; si lo dudas, pregúntaselo a tu asesoría antes de dar por buena una forma de recibir facturas. ## Dos casos distintos ### El PDF que te llega por WhatsApp Es una factura electrónica en un formato muy común. Para usarla con tranquilidad: - Comprueba que **tiene todos los datos de una factura** (número, fecha, NIF y nombre de ambas partes, descripción, base, tipo de IVA y cuota). Un presupuesto o un "justificante" sin esos datos no sirve como factura. - **Guarda el archivo original**, no una captura del chat. Una captura demuestra que alguien te escribió, no que ese documento sea el que te enviaron. - **No lo edites ni lo recomprimas.** Reenviarlo, renombrarlo o abrirlo y volver a guardarlo puede alterar el archivo. - Conserva también el **mensaje** que lo acompaña, con su fecha: ayuda a probar el origen. ### La foto de una factura en papel Aquí hay un matiz: el documento original es el papel, y lo que tú tienes es una imagen. Una foto es un buen respaldo para registrar el gasto al momento, pero no sustituye sin más al original. Lo prudente: - **Pide que te hagan llegar la factura en PDF** o, si es en papel, que te entreguen el original cuando os veáis. - Si solo vas a conservar una copia digital del papel, asegúrate de que sea **legible entera** (sin cortes, sin reflejos, con los importes y el NIF a la vista). - Si el proveedor se niega a dártela en un formato mejor, el artículo sobre [qué hacer si un proveedor no da factura](/noticias/proveedor-se-niega-a-dar-factura-reclamar) explica cómo reclamarla. ## Lo que le pides al proveedor para quedarte tranquilo Cuatro líneas por escrito bastan: 1. **Que te la envíe en PDF** a una dirección de correo de administración, no solo al móvil. 2. **Que incluya tu NIF y razón social correctos**; es el error que más facturas inutiliza. 3. **Que conserve la misma factura** si te la reenvía: nada de volver a generarla con otro número. 4. **Que te confirme por escrito** que ese es el canal acordado para las facturas. ## Cómo registrarla sin que se pierda en el chat El riesgo real no es legal, es práctico: la factura queda enterrada en una conversación, no llega a la contabilidad y en el trimestre no se deduce. - **Pásala a tu registro de gastos el mismo día**, no a final de trimestre. - **Reenvíala a tu propio correo o súbela a la carpeta de gastos** con un nombre que incluya proveedor y fecha. - **Revisa los datos** frente al documento: NIF, base, tipo y cuota. - **Marca los gastos sin factura completa** como pendientes para reclamarlos, tal como se explica en el artículo sobre [qué hacer si pierdes una factura de proveedor](/noticias/factura-proveedor-perdida-pedir-duplicado-deducir-iva). La conservación posterior —durante cuánto tiempo y en qué condiciones— se detalla en [cómo conservar las facturas en digital](/noticias/conservar-facturas-digital-cuanto-tiempo-como). ## Cómo lo resuelve Fube Con el [registro de gastos de Fube](/funcionalidades/gastos) subes el PDF o la foto en cuanto llega, el [escaneo con IA](/funcionalidades/gastos/escaneo-ia) propone proveedor, importes e IVA y tú los validas. El documento queda ligado al gasto desde el primer día, y sabes qué gastos tienen su factura y cuáles siguen pendientes. El flujo completo está en la guía [cómo registrar y digitalizar tus gastos](/guias/registrar-y-digitalizar-gastos). ## Preguntas frecuentes ### ¿Es válida una factura que me llega por WhatsApp? Puede serlo si es una factura completa y la conservas íntegra y legible; el canal no la invalida por sí solo. Mejor pedirla también por correo en PDF. ### ¿Vale una captura de pantalla del chat? No es lo recomendable. Guarda el archivo original que te enviaron; la captura solo prueba la conversación. ### ¿Puedo deducir el IVA con la foto de una factura en papel? La foto sirve para registrar el gasto, pero lo prudente es conservar o conseguir el original o un PDF. Si tienes dudas sobre un caso concreto, consúltalo con tu asesoría. ### ¿Y si mi proveedor ya está obligado a facturar electrónicamente? Entonces la regla del consentimiento no se aplica de la misma forma y la factura debe llegarte por la vía que fije esa normativa. Comprueba con tu asesoría desde cuándo te afecta. --- El chat sirve para avisar de que la factura existe, no para guardarla. Pide el PDF, conserva el archivo original y llévalo a tu registro de gastos el mismo día: así la deducción no depende de encontrar una conversación de hace tres meses. --- **Aviso legal.** Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable, laboral ni jurídico. La información puede contener errores o estar desactualizada, y la normativa cambia con frecuencia: contrasta siempre los datos con las fuentes oficiales antes de tomar cualquier decisión. Para tu caso concreto, consulta la normativa oficial vigente o acude a un profesional cualificado.