Un proveedor no quiere darte la factura: qué dice la norma y cómo reclamarla

Has pagado una reparación, un pedido de material o un trabajo de diseño. Al pedir la factura te contestan que "ya te la mandan", que "esta semana no pueden" o, peor, que "sin factura te sale más barato". Tú sigues con el gasto en el aire y sin saber si insistir o dejarlo estar.

Conviene separar dos cosas: lo que el proveedor está obligado a hacer y lo que tú puedes hacer mientras tanto. La primera la fija el Reglamento de facturación; la segunda es, sobre todo, orden y paciencia.

Qué obligación tiene el proveedor

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) parte de una regla general en su artículo 2.1: los empresarios y profesionales deben expedir factura, y copia, por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. La obligación incluye las operaciones exentas y los pagos recibidos por anticipado.

El artículo 2.2.a lo refuerza para tu caso: se debe expedir factura en todo caso cuando el destinatario es un empresario o profesional, o cuando la exige para ejercer un derecho de naturaleza tributaria. Si compras para tu actividad, estás en ese supuesto.

Dos matices para no pedir lo que no procede:

• Hay excepciones, recogidas en el artículo 3 (por ejemplo, ciertas operaciones de agricultura, ganadería y pesca o de servicios financieros y de seguros).
• Si le compras a un particular que no actúa como empresario, no hay factura que pedir. De ese caso se ocupa el post sobre gastos sin factura.

En qué plazo debe emitirla

El artículo 11.1 distingue dos momentos:

• Como regla general, la factura se expide en el momento de realizarse la operación.
• Si el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal, puede expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devenga el impuesto.

Por tanto, "ya te la mando" es una respuesta válida durante un tiempo, pero no indefinidamente. Si compraste el 10 de octubre y el proveedor sigue sin enviarla el 20 de noviembre, ya no se trata de una demora razonable. El plazo exacto depende de cuándo se devengó la operación; para el caso general tienes más detalle en plazos para emitir una factura.

"Sin factura te sale más barato"

Es la oferta más frecuente y la que más conviene mirar con calma. Que el proveedor no la emita no cambia lo que tú necesitas ni lo que él debe hacer: la obligación del artículo 2 es suya, no una opción que ambos puedan pactar.

Desde tu lado, lo que pierdes al aceptar es el documento que respalda el gasto. Cómo se justifica un gasto, y qué ocurre con el IVA soportado, es una cuestión que depende de tu caso y de tu régimen: coméntala con tu asesoría antes de decidir, en vez de dar por buena la rebaja.

Si además la operación se paga en metálico, recuerda que existe un límite a los pagos en efectivo cuando interviene un empresario o profesional.

Cómo pedirla sin discutir

La vía más eficaz es la menos dramática: pedirla por escrito y con los datos completos.

1. Pídela por un canal que deje rastro: un correo o un mensaje, no solo una llamada. Indica fecha de la operación, importe, concepto y tus datos de facturación (nombre o razón social, NIF y domicilio).
2. Cita el plazo con naturalidad: "La operación fue el 10 de octubre; os pido la factura para registrarla en mi contabilidad este mes". Un tono de gestión interna desactiva más conflictos que uno de reclamación.
3. Guarda la prueba del pago: transferencia, recibo o justificante. Es lo que demuestra que la operación existió y por cuánto, mientras llega el documento.
4. Anota las fechas de tus peticiones. Si el asunto escala, un historial de dos o tres solicitudes pesa más que un "se lo dije de palabra".
5. Revisa la factura al recibirla: datos del destinatario, descripción, importe y tipo de IVA. Si algo no cuadra, pide la corrección enseguida, no meses después.

Si tras dos o tres peticiones por escrito el proveedor sigue sin emitirla, ese ya no es un problema de orden administrativo: es una conversación para tu asesoría o para un profesional del derecho, que podrá valorar las vías de reclamación según el caso. Este artículo no entra en ellas.

Dónde dejarla registrada cuando llegue

Cuando la factura llegue, regístrala en el mes al que corresponde la operación y no cuando te acuerdes. En Fube, el registro de gastos permite añadir el proveedor, el importe y la fecha, y adjuntar el PDF o una foto del documento, de forma que el gasto y su justificante queden en el mismo sitio. Fube no decide por ti si un gasto es deducible; eso lo valora tu asesoría.

Preguntas frecuentes

¿Puedo exigir factura aunque haya pagado en efectivo?

La obligación de expedirla no depende de la forma de pago: el artículo 2.1 del Reglamento de facturación la liga a la entrega de bienes o la prestación del servicio. Otra cosa es que el pago en metálico tenga sus propios límites cuando intervienen empresarios o profesionales.

¿Y si el proveedor es una persona que trabaja por su cuenta y no la emite?

Si actúa como autónomo o profesional en esa operación, la regla general también le alcanza. Si es un particular que vende algo suyo, no es empresario en esa operación y no tiene factura que emitir.

¿Cuánto tiempo tengo que esperar?

Depende de cuándo se devengó la operación. Como pauta, el artículo 11.1 permite al proveedor emitirla hasta el día 15 del mes siguiente cuando el destinatario es empresario o profesional. Pasado ese tope, tiene sentido reclamarla por escrito.

¿Puedo emitir yo una factura "de mi parte" mientras tanto?

No sustituye a la del proveedor. Lo que sí puedes hacer es guardar la prueba del pago y las peticiones por escrito, y registrar el gasto cuando llegue el documento. Si necesitas una solución para el trimestre en curso, consúltalo con tu asesoría.