Plazos para emitir una factura: cuándo estás obligado a facturar

Terminas un trabajo un 28 de marzo, el cliente te paga y la factura se te queda en la lista de "para el finde". Pasa una semana, luego otra… y de pronto surge la duda: ¿cuánto tiempo tengo en realidad para emitir esa factura? ¿Hay que hacerla en el momento o existe un margen legal?

La respuesta corta es que sí hay plazo, y depende de a quién le factures. No es lo mismo cobrarle a un particular que a otra empresa o profesional. En esta guía verás los plazos exactos del Reglamento de facturación, la diferencia clave entre la fecha de la operación y la fecha de expedición, y los casos especiales que conviene tener claros para no llegar tarde.

Fecha de operación y fecha de expedición: no son lo mismo

Antes de hablar de plazos hay que separar dos fechas que a menudo se confunden:

• Fecha de operación (o de devengo): el día en que entregas el bien o prestas el servicio. Es cuando "nace" la obligación de facturar.
• Fecha de expedición: el día en que realmente emites la factura.

Muchas veces coinciden, pero no tienen por qué. Justamente el plazo para facturar es el margen que la ley te da entre una fecha y la otra. Ambas deben constar en la factura cuando son distintas, porque determinan en qué trimestre se declara el IVA.

Los plazos según a quién facturas

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) distingue dos situaciones básicas.

Si facturas a un particular

Cuando el destinatario no es empresario ni profesional —un cliente particular—, la factura se expide en el momento de realizar la operación. Es decir, en el acto.

Es el caso típico de Lucas, un diseñador que hace un encargo puntual a una persona: al terminar y cobrar, la factura se emite ahí mismo.

Si facturas a otra empresa o profesional

Cuando el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal, tienes más margen: la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo de la operación.

Un ejemplo: si prestas un servicio a una empresa el 20 de marzo, tienes de plazo hasta el 15 de abril para emitir la factura. Ese margen existe para poder organizar la facturación del mes, pero ojo: no significa que puedas retrasar el IVA. La operación pertenece al trimestre de su fecha de operación, no al de expedición.

Emitir dentro de plazo no es lo único que cuenta: la factura también debe remitirse al cliente en ese mismo periodo. Expedir y enviar van de la mano.

Casos especiales que conviene conocer

Facturas recapitulativas

Si a un mismo cliente le haces varias operaciones a lo largo de un mes, puedes agruparlas en una factura recapitulativa en lugar de emitir una por cada una. Los plazos son:

• Cliente particular: como máximo, el último día del mes natural en que se realizaron las operaciones.
• Empresa o profesional: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hicieron.

Es una opción cómoda para quien tiene entregas o servicios repetidos con el mismo cliente.

Entregas intracomunitarias

En las entregas intracomunitarias exentas (venta de bienes a un cliente con NIF-IVA en otro país de la UE), la factura se expide antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes. Si trabajas con clientes europeos, tienes más contexto en la guía de cómo facturar en operaciones intracomunitarias.

Régimen especial del criterio de caja

Si estás acogido al criterio de caja, el plazo de expedición sigue las mismas reglas generales (en el acto si el cliente es particular; antes del día 16 del mes siguiente si es empresario o profesional). Lo que cambia en este régimen es cuándo se devenga el IVA —al cobrar—, no el plazo para facturar.

¿Y si emito la factura tarde?

Facturar fuera de plazo es una infracción formal, pero conviene mirarla sin dramatismos. Lo importante es entender que el retraso no cambia el trimestre en el que se declara la operación: una venta de marzo se declara en el primer trimestre aunque la factura la emitas en abril. El riesgo real de acumular facturas "para después" es despistarse y declarar en el periodo equivocado.

Por eso la mejor estrategia no es apurar el plazo, sino no dejar facturas pendientes: emitirlas cuanto antes evita errores de trimestre y descuadres con el IVA.

Cómo ayuda Fube a facturar en plazo

La forma más sencilla de no llegar tarde es que emitir una factura cueste poco. En ese punto, Fube acompaña el proceso sin complicaciones:

• Al crear una factura, el panel propone la fecha de expedición y permite indicar una fecha de operación distinta cuando no coinciden, para que cada factura quede en su trimestre correcto.
• Con las facturas recurrentes, los cobros periódicos (cuotas, suscripciones, iguala mensual) se emiten de forma automática en la fecha que definas, así que no hay que acordarse cada mes.
• Cada factura se numera de forma correlativa por serie y se guarda en la nube, lista para conservarla el tiempo que exige la normativa (al menos cuatro años).
• Fube envía cada factura a la AEAT de serie con Verifactu. El envío a Hacienda es inmediato y no debe confundirse con el plazo de expedición: son cosas distintas. Este envío será obligatorio para las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y para el resto de autónomos y profesionales desde el 1 de julio de 2027.

Puedes ver cómo funciona en la página de facturación de Fube.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo para hacer una factura?

Si el cliente es un particular, en el momento de la operación. Si es una empresa o profesional, antes del día 16 del mes siguiente a la fecha de la operación.

¿Puedo poner en la factura la fecha en que la emito aunque el servicio fuera antes?

Sí. La fecha de expedición es el día en que emites la factura y puede ser posterior a la fecha de operación. Cuando son distintas, ambas deben figurar en la factura, porque la operación se declara según su fecha de devengo.

¿Emitir una factura con retraso cambia el trimestre del IVA?

No. La operación se declara en el trimestre de su fecha de operación, aunque la factura se emita más tarde. Por eso conviene no acumular facturas pendientes: es fácil declararlas en el periodo equivocado.

¿Los plazos de emisión los marca Verifactu?

No. Los plazos de expedición vienen del Reglamento de facturación. Verifactu regula el envío de cada factura a la AEAT y el encadenamiento con huella digital, que es otra cosa. Ante cualquier duda sobre tu caso, consúltalo con tu asesoría.

Los plazos para facturar se resumen en una idea sencilla: al particular, en el acto; a la empresa, antes del día 16 del mes siguiente. Y la mejor forma de cumplirlos es no dejar facturas en el aire. Empieza a facturar con Fube y emite cada factura a tiempo, numerada y enviada a la AEAT, sin tener que estar pendiente del calendario.

Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. En Fube nos esforzamos por ofrecer información útil y actualizada, pero no garantizamos su exactitud o vigencia en todos los casos. Recomendamos consultar con un profesional antes de tomar decisiones basadas en esta información.