Gastos sin factura: qué puede deducirse un autónomo y qué justificante necesita

Un peaje pagado en efectivo sin pedir ticket. Una herramienta de segunda mano comprada a un particular por anuncio. Una propina al repartidor en una entrega urgente. Son gastos reales de la actividad, pero ninguno llega con una factura completa a tu nombre. ¿Se pierden sin más, o hay otra forma de defenderlos ante Hacienda?

La respuesta no es la misma en los tres casos, y la ley es más flexible de lo que parece a primera vista: la factura es la prueba que Hacienda prefiere, pero no la única que admite.

Qué dice la ley: la factura es prioritaria, no exclusiva

El artículo 106.4 de la Ley General Tributaria es la norma que regula cómo se justifican los gastos deducibles. Dice literalmente que los gastos originados por operaciones con empresarios o profesionales "deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación". Y añade algo que suele pasarse por alto: "la factura no constituye un medio de prueba privilegiado respecto de la existencia de las operaciones", así que ante una comprobación, el peso de probar que el gasto es real recae en el autónomo, tenga factura o no.

La palabra clave es "prioritaria". No dice "exclusiva" ni "única". Eso dos cosas:

• Cuando la otra parte es un empresario o profesional, la factura es lo que se espera y lo que mejor te protege. Si no la pides o no la guardas, complicas tu propia defensa.
• Cuando la otra parte no es un empresario o profesional —un particular vendiendo algo suyo—, esa prioridad ni siquiera aplica, porque el artículo habla de operaciones "realizadas por empresarios o profesionales". Ahí entran en juego las reglas generales de prueba del artículo 106.1: cualquier medio admitido en Derecho.

Comprar a un particular: no hay factura que pedir

Si compras una máquina de segunda mano a alguien que la vende por su cuenta —no una empresa, no un autónomo dado de alta—, esa persona no puede ni debe emitirte una factura: no es sujeto pasivo del IVA en esa operación. Pedírsela no tiene sentido y no vas a conseguirla.

Lo que sí puedes y conviene dejar por escrito:

• Un documento privado de compraventa o un simple recibo firmado por las dos partes, con nombre y NIF/DNI de quien compra y de quien vende, descripción del bien, importe y fecha.
• Prueba del pago, y aquí la forma de pagar importa doblemente. Una transferencia deja rastro bancario automático; el efectivo no deja ninguno salvo que tú mismo lo documentes. Y si el importe es alto, no es solo una cuestión de comodidad: la Ley 7/2012 limita a 1.000 € el pago en efectivo en cualquier operación donde una de las partes actúe como empresario o profesional, y tú lo eres aunque quien vende no lo sea.

Con esos dos elementos —papel y rastro de pago— el gasto queda defendido aunque no exista ninguna factura, porque lo que pide la ley en estos casos no es un documento concreto, sino prueba suficiente de que la operación existió y de su importe.

El ticket del peaje o del parking: en realidad ya es una factura

Este es el caso donde más autónomos se equivocan, porque lo que parece "un tique sin más" en realidad ya es una factura en sentido legal. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite documentar con factura simplificada —sin necesidad de llegar a los 400 € generales— dos tipos de operaciones concretas y sin tope de importe salvo el límite general de 3.000 €: el "aparcamiento y estacionamiento de vehículos" y la "utilización de autopistas de peaje". Están en la lista tasada del artículo 4.2, junto con la hostelería, la peluquería o el revelado de fotografías.

Entonces, ¿por qué ese ticket no lleva tu NIF? Porque el propio reglamento (artículo 7) no obliga a incluir el NIF del destinatario en una factura simplificada salvo que el destinatario —siendo empresario o profesional, que es tu caso— lo pida expresamente. El emisor no se lo inventa por su cuenta: por defecto, la factura simplificada no identifica a quien paga.

La solución, por tanto, no es resignarse ni rebuscar en la guantera, sino pedir que se incluya tu NIF. La mayoría de concesionarias de autopistas de peaje tienen para esto un trámite de sustitución o "canje" del tique por una factura completa con tu NIF, normalmente rellenando un formulario y aportando los tiques originales. El organismo público SEITT, por ejemplo, lo resuelve por correo electrónico con los recibos adjuntos; las concesionarias privadas (Abertis, Audasa, Aucalsa y similares) tienen un procedimiento equivalente en su propia web de atención al cliente, cada una con su plazo. Vale la pena hacerlo sobre todo si el gasto es habitual, porque además de reforzar la prueba en IRPF, es el único camino para poder deducir el IVA de esos trayectos.

Cuando no hay ningún documento: el caso límite

Hay gastos que no dejan ni ticket ni recibo porque, sencillamente, nadie los documenta: una propina en efectivo es el ejemplo más claro. Aquí no hay ni empresario que facture ni particular que firme un recibo; solo un billete que cambia de mano sin dejar ningún rastro.

No es que exista una prohibición expresa sobre las propinas: es que, sin ningún papel ni ningún pago rastreable, no hay nada que enseñar si Hacienda pregunta. El gasto puede ser perfectamente real y, aun así, quedar indefendible por pura falta de prueba. Si el gasto se repite y tiene peso (por ejemplo, una política habitual de atención a proveedores de servicio), lo razonable es buscar la forma de dejar algún rastro —aunque sea un apunte interno con fecha, importe y motivo— en lugar de asumir que no hay nada que hacer.

Esto no es lo mismo que los "gastos de difícil justificación"

Conviene no confundir todo esto con la deducción automática del 5% que existe en estimación directa simplificada, pensada precisamente para pequeños gastos dispersos sin justificante. Esa deducción se calcula sola, sobre el rendimiento neto, sin que tengas que identificar ni defender ningún gasto concreto: lo explicamos con el cálculo completo en nuestra guía de gastos de difícil justificación.

Lo que se explica aquí es distinto: son gastos identificables, de los que sabes exactamente qué son, cuánto costaron y por qué los pagaste, solo que no tienen (o no parecen tener) el papel habitual. Ahí la estrategia no es aplicar un porcentaje automático, sino reunir la prueba alternativa que corresponda a cada caso.

Cómo registrar estos gastos en Fube

El registro no cambia por el hecho de que falte la factura clásica: cada gasto se añade en Fube con su proveedor (o la persona particular, si es el caso), su importe y su fecha, y se le adjunta el comprobante que tengas —un recibo escaneado, el contrato de compraventa, una captura del ticket del peaje— igual que harías con cualquier factura en PDF. Fube no decide por ti si el gasto es deducible ni con qué solidez está probado; eso depende de la naturaleza del gasto y es tu asesoría quien lo valora. Lo que sí te asegura es tener todo ese expediente ordenado y localizable en el mismo sitio, en lugar de repartido entre fotos del móvil y carpetas sueltas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir una compra a un particular solo con el justificante de pago, sin ningún documento firmado? Es más débil que tener las dos cosas. Una transferencia con un concepto claro ("compra de [bien], a [nombre]") ayuda, pero un documento firmado por ambas partes, con la descripción del bien y los datos de quien vende, refuerza mucho más la prueba si hay una comprobación.

¿El ticket del peaje ya me vale tal cual, sin pedir nada más? Para el gasto en IRPF, sí: es una factura simplificada válida. Para deducir el IVA soportado necesitas que lleve tu NIF, y eso solo se consigue pidiendo el canje a la concesionaria.

¿Qué pasa si pago en efectivo una compra a un particular por más de 1.000 €? Entras en el límite legal de pagos en efectivo, que se aplica porque tú actúas como empresario o profesional en la operación, aunque quien venda no lo sea. Conviene usar transferencia a partir de esa cifra.

¿Esto aplica igual si tributo en módulos o en estimación directa normal? El artículo 106 LGT sobre medios de prueba es general y aplica a cualquier régimen. Lo que cambia entre regímenes es cómo se calcula el rendimiento, no qué cuenta como prueba de un gasto.

Si entre tus gastos del día a día hay tickets de peaje, compras a particulares o recibos sueltos que nunca sabes dónde guardar, llevarlos todos juntos en Fube —con su comprobante adjunto, sea cual sea— es gratis desde el primer día. Crea tu cuenta y empieza a ordenar lo que ya tienes.