Facturas de proveedor duplicadas: cómo detectarlas antes de pagar dos veces

Facturas de proveedor duplicadas: cómo detectarlas antes de pagar dos veces

Un proveedor te envía la factura por correo. Una semana después te llega un recordatorio con el mismo PDF, y a fin de mes la descargas otra vez desde su portal. Si cada vez la registras como si fuera nueva, o la pagas «por si acaso», terminas con un gasto inflado, un pago doble y un IVA soportado que no te corresponde. Este artículo es para quien recibe facturas por varios canales y quiere un método corto para reconocer un duplicado antes de que cueste dinero.

Por qué se duplican (y por qué casi nunca es mala fe)

Casi siempre es un efecto secundario de cómo llegan los documentos:

• Varios canales a la vez: correo, portal del proveedor, plataforma de compras y la copia que reenvía la gestoría.
• Recordatorios de pago que adjuntan de nuevo la factura original.
• Reenvíos internos: dos personas del equipo reciben el mismo correo y cada una la sube.
• Facturas corregidas: el proveedor emite una versión nueva, con otro número o con la palabra «copia», y la anterior sigue en tu carpeta.
• Importaciones solapadas: descargas el extracto de un mes y vuelves a bajar días que ya tenías.

Conviene separar este caso de otro que se le parece: el recordatorio de cobro que adjunta una factura que ya tienes es un duplicado inocente; un cambio de IBAN en una «factura» que no esperabas es otra historia, y la tienes explicada en fraude del cambio de IBAN.

Cuatro datos para comparar antes de registrar

No hace falta una auditoría. Antes de dar de alta una factura recibida, compara estos cuatro datos con lo que ya tienes:

1. NIF del proveedor. Mejor que el nombre comercial, que cambia de un documento a otro («Suministros Ejemplo» frente a «Suministros Ejemplo S.L.»).
2. Número de factura. Es el dato que más identifica. Dos facturas con el mismo número del mismo proveedor son, en principio, la misma.
3. Fecha de expedición.
4. Importe total.

La combinación importa más que cada dato por separado:

Lo que desconcierta es la fila del medio: el mismo gasto con otro número no es un duplicado técnico, pero puede serlo en la práctica. Ante la duda, pregunta; es más barato que una devolución.

Una rutina de dos minutos antes de pagar

Cuando programes un pago, antes de confirmarlo:

• Busca el número de factura entre las ya registradas y pagadas de ese proveedor.
• Mira el extracto: si ya hay un cargo con ese importe y concepto, para.
• Comprueba el estado: una factura marcada como pagada no se paga otra vez, aunque llegue un recordatorio.
• Una sola persona registra las facturas de un mismo buzón. Los duplicados internos desaparecen cuando nadie más puede crear el mismo gasto.

Si llevas la gestión de gastos en un programa, el hueco más habitual es que la factura entre dos veces por canales distintos. En Fube puedes registrar los gastos y sus vencimientos y cotejar lo pagado con el extracto desde Tesorería, de modo que el cargo duplicado se ve en la lista y no en la cuenta del trimestre. La detección sigue dependiendo de que compares esos cuatro datos: ningún programa sabe, por sí solo, que dos PDF distintos son el mismo gasto.

Qué hacer si ya has pagado dos veces

1. No lo des por perdido. Un pago doble a un proveedor conocido suele resolverse con una llamada.
2. Escribe al proveedor con los dos números de operación, las fechas y el importe, y pídele por escrito que lo confirme.
3. Elige cómo se compensa: la devolución del importe o dejarlo como saldo a favor para la próxima factura. Que quede por escrito, para poder cuadrarlo en tu contabilidad.
4. Anota la incidencia junto a la factura, para que quien revise el trimestre sepa por qué hay dos cargos.

Si el proveedor reconoce el error, lo habitual es que emita un abono. Eso es una factura rectificativa de su lado, y a ti te llega como otro documento recibido que tienes que registrar con su signo.

El IVA se deduce una sola vez

El derecho a deducir el IVA soportado se apoya en la factura original del proveedor, según el artículo 97 de la Ley del IVA. Una copia o un recordatorio del mismo documento no genera una segunda deducción: es la misma operación.

Por eso el duplicado no es sólo un problema de caja. Si registras la misma factura dos veces, tu IVA soportado y tu gasto salen inflados en la contabilidad, y es una diferencia que más tarde alguien tendrá que explicar. Si te das cuenta después de haber presentado la declaración, no la dejes pasar: cuéntalo en tu asesoría para que valore cómo corregirlo, porque eso depende de cada caso.

Preguntas frecuentes

¿Dos facturas con el mismo importe del mismo proveedor son un duplicado? No necesariamente. Si el número y la fecha son distintos, pueden ser dos compras reales. Compara los cuatro datos y, si hay duda, pregunta al proveedor.

¿Puedo borrar el duplicado de mi archivo? Si es una copia idéntica de una factura que ya tienes registrada, no aporta nada. Conserva la original y anota que existía la copia si tienes que justificar el cargo.

Me llega la misma factura de dos canales: ¿cuál conservo? La primera que recibiste o la que figura en el portal oficial del proveedor, siempre que coincidan en número, fecha e importes. Descarta la otra tras comprobarlo.

¿Y si el duplicado ya está pagado y declarado? Pide al proveedor la devolución o el abono y consulta con tu asesoría cómo regularizar el IVA, porque depende del momento y de cómo lo declaraste.

En resumen

Un duplicado se evita antes de registrar, no después: compara NIF, número, fecha e importe, mira el extracto antes de pagar y deja que una sola persona dé de alta cada factura. Y si ya ha pasado, un correo al proveedor y un aviso a tu asesoría lo arreglan casi siempre. Si quieres tener tus gastos y tus pagos en un mismo sitio, puedes probar Fube gratis.