Has pagado dos veces a un proveedor: cómo recuperar el dinero y qué pasa con el IVA

Has pagado dos veces a un proveedor: cómo recuperar el dinero y qué pasa con el IVA

Al conciliar el extracto aparecen dos cargos de 1.210 € con el mismo concepto y días de diferencia. Una sola factura. Alguien la pagó por correo y alguien la volvió a pagar desde el recordatorio.

Este post es para ese momento, cuando ya no sirve «haberlo detectado antes» y toca arreglarlo: cómo pedir el dinero, cómo dejarlo apuntado para que el trimestre cuadre y qué pasa con el IVA. Si buscas cómo evitar que ocurra, eso lo explica cómo detectar facturas de proveedor duplicadas antes de pagar. No sustituye a tu asesoría en los casos dudosos.

Primero, confirma que es un duplicado de verdad

Antes de escribir al proveedor, comprueba tres cosas, con el extracto delante:

1. Dos cargos, una factura. Mismo número de factura, mismo proveedor, misma operación.
2. Que no sea un pago a cuenta o un fraccionado. Si acordasteis pagar en dos plazos, no hay nada que reclamar.
3. Que el segundo pago no sea otra factura con el mismo importe. Dos compras iguales existen.

Si hay un cambio de IBAN por medio, para y lee antes cómo reconocer una factura falsa con cambio de cuenta: ahí el problema es otro y la prioridad, avisar a tu banco.

Lo que dice la ley: cobrar por error obliga a devolver

No hace falta que el proveedor «reconozca» nada para que exista la obligación. El artículo 1895 del Código Civil lo dice así: cuando se recibe una cosa que no había derecho a cobrar y que por error ha sido indebidamente entregada, surge la obligación de restituirla. Un segundo pago de una deuda ya saldada encaja de lleno.

Dos matices útiles:

• Intereses. El artículo 1896 reserva el interés legal para quien aceptó el pago indebido de mala fe. Un proveedor que se da cuenta tarde no es, por eso solo, de mala fe: no cuentes con intereses y no los reclames en el primer correo.
• Plazo. Las acciones personales que no tienen plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento (artículo 1964.2). Tienes margen, pero cuanto más tarde reclames, más difícil será que el proveedor encuentre el cargo. Si el importe es relevante o el proveedor no responde, es el momento de una consulta jurídica; este post no va por esa vía.

Cómo reclamarlo, paso a paso

1. Reúne la prueba: los dos cargos del extracto (fecha, importe, concepto), el número de factura y, si lo tienes, el justificante de cada transferencia.
2. Escribe por el canal habitual del proveedor, a quien lleve la administración, no al comercial. Mejor correo que llamada, para que quede constancia.
3. Pide una cosa concreta: devolución a la misma cuenta desde la que pagaste, o compensarlo en la próxima factura. Nada de «a ver qué se puede hacer».
4. Pon una fecha razonable para responder y anota cuándo la reclamaste.
5. Si acepta devolver, confirma el importe exacto y la fecha antes de dar el asunto por cerrado.

Un modelo corto, por si ayuda:

Hola, revisando nuestro extracto vemos dos cargos de 1.210 € (4 y 9 de octubre) correspondientes a la factura 2026/0457. Solo la hemos debido pagar una vez. ¿Puedes confirmarnos la devolución del segundo cargo a la cuenta de origen, o indicarnos si prefieres compensarlo en la próxima factura? Adjuntamos los dos justificantes.

Cómo apuntarlo para que el trimestre cuadre

Aquí está el error más habitual: tratar el segundo pago como un gasto más. No lo es. No hay factura detrás ni servicio recibido; es dinero que sale de tu cuenta y que el proveedor te debe.

Si concilias con un programa, lo práctico es que el cargo duplicado quede sin vincular a ninguna factura hasta que se resuelva, en vez de forzarlo contra la misma factura ya pagada. Así no desaparece de la vista y no cuadras una conciliación a base de esconder un descuadre. En Fube, Tesorería concilia los movimientos del banco, que puedes conectar o importar desde extracto, con las facturas registradas en Gastos. Fube no ejecuta pagos ni devoluciones: eso se hace desde tu banco.

Y cuando el proveedor devuelva, ten a mano el método para conciliar un cobro contra varias facturas por si la devolución llega agrupada con otra cosa.

El IVA: pagar dos veces no lo duplica

Una cosa tranquiliza: el IVA soportado se apoya en la factura original (artículo 97 de la Ley del IVA), y de esa factura sólo hay una. Que la hayas pagado una vez o dos no genera una segunda deducción, ni tampoco hay que corregir nada en el IVA por devolver el segundo pago.

Lo que sí exige cuidado:

• No dejes registrada dos veces la factura para «justificar» el segundo cargo. Eso sí infla gasto e IVA.
• Si tú o el proveedor estáis en el régimen especial del criterio de caja, el momento del IVA se vincula a los pagos. En ese caso consulta con la asesoría cómo reflejar un pago duplicado y su devolución.
• Si el proveedor emite un abono y ya habías declarado, la regularización depende de cuándo y cómo declaraste: pregunta a tu asesoría en lugar de improvisar.

Si el proveedor no contesta

• Reclama otra vez por escrito, con los mismos adjuntos y un plazo claro.
• Prueba con otra persona de la empresa: el correo de administración a veces no lo lee nadie.
• Pregunta si tienen un saldo a favor tuyo en su portal de clientes; hay proveedores que lo aplican solos a la siguiente factura.
• No te compenses por tu cuenta dejando de pagar la próxima factura sin avisar: es una forma segura de convertir un favor en un conflicto. Pacta la compensación antes.
• Si hay una cantidad considerable en juego y nadie responde, consulta a un profesional jurídico sobre los pasos siguientes.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedir que me devuelvan también los intereses? El Código Civil los prevé cuando el que cobró lo indebido actuó de mala fe (art. 1896). En el caso corriente, un cobro por error de buena fe, lo normal es reclamar sólo el principal.

¿El segundo pago es deducible como gasto? No. No hay una prestación detrás, es un cobro indebido a su favor. Debe quedar como derecho de cobro contra el proveedor hasta que lo devuelva o lo compense.

¿Qué hago si el proveedor ya cerró o desapareció? Es un caso para consulta jurídica o con tu asesoría: puede haber vía de reclamación y su contabilización dependerá de las circunstancias. No lo des por perdido sin consultarlo.

¿Y si pagué con tarjeta o con domiciliación? Este post no cubre esas vías, que tienen sus propios cauces de reclamación con el banco o la entidad emisora. Pregunta a tu banco antes de escribir al proveedor.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar? La regla general de las acciones personales sin plazo especial es de cinco años desde que pueda exigirse (art. 1964.2 del Código Civil). Reclama cuanto antes: lo práctico no es el plazo legal, sino que el proveedor aún recuerde la operación.

En resumen

Un pago duplicado se arregla con una prueba clara (los dos cargos), una petición concreta (devolver o compensar) y un apunte honesto: el segundo pago no es un gasto, es dinero pendiente de volver. El IVA no cambia por pagar de más. Si quieres tener a la vista los movimientos sin factura mientras se resuelve, puedes probar Fube y ver cómo se concilian las facturas con el extracto.