Un cliente paga varias facturas con una sola transferencia: cómo conciliarlo

Un cliente paga varias facturas con una sola transferencia: cómo conciliarlo

Abres el extracto y ves un ingreso de 2.874,50 €. El cliente tiene cuatro facturas abiertas y ninguna vale esa cifra. El concepto dice «PAGO FACTURAS» y nada más. Si facturas a pocos clientes que pagan a lote, esto te pasa cada mes; y si lo resuelves a ojo, tarde o temprano marcas como cobrada una factura que no lo está.

La conciliación de un pago agrupado no es difícil, pero conviene hacerla en un orden. Estos son los pasos.

1. Averigua qué facturas incluye el pago

Antes de sumar nada, busca la pista que el cliente te haya dado:

• El concepto de la transferencia. Muchos clientes escriben los números de factura; otros, solo «septiembre» o su propio número de pedido.
• El aviso de pago o remesa. Las empresas medianas suelen enviar un correo o un PDF con el detalle de lo que han pagado. Pídelo si no llega: es lo que cierra la duda.
• La fecha de vencimiento. Si el cliente paga una vez al mes, lo habitual es que incluya todo lo vencido hasta esa fecha.

Si no hay ninguna pista, la suma ayuda: con las facturas abiertas de ese cliente, busca qué combinación da el importe exacto. Con cuatro o cinco documentos suele haber una sola combinación posible. Si salen varias, no adivines: pregunta al cliente.

2. Reparte el ingreso factura a factura

Un ingreso, varios documentos: el cobro de cada factura se anota por su importe, no por el del ingreso. El resultado correcto es que cada factura quede cobrada o con un saldo pendiente concreto, y que la suma de lo asignado sea igual al ingreso.

Un ejemplo con números neutros:

La última factura queda con 145,50 € pendientes. Es lo que toca averiguar en el paso siguiente.

3. Entiende de dónde sale la diferencia

Cuando la suma no cuadra, casi siempre es una de estas cuatro:

1. Retención de IRPF. Si facturas con retención, el cliente te transfiere la base más el IVA menos la retención. El ingreso es inferior al total de la factura aunque haya pagado «todo». No es una diferencia: es la parte que el cliente ingresa a Hacienda por ti.
2. Una factura rectificativa o un abono. El cliente puede haber descontado una devolución de otra operación. Comprueba si tienes una factura rectificativa pendiente de compensar con ese cliente.
3. Gastos bancarios o de cambio. En pagos desde otro país, el banco emisor puede descontar comisiones. El importe recibido es menor y la factura queda con un saldo pequeño.
4. Un pago parcial deliberado. El cliente paga una parte y deja el resto para el mes siguiente. Anótalo como cobro parcial y deja la factura abierta por el resto, como se explica en cobro parcial de una factura.

Lo importante es no forzar el cuadre. Si te falta dinero y no sabes por qué, deja la diferencia visible en lugar de marcar la factura como cobrada: una diferencia anotada se resuelve con una llamada; una diferencia escondida aparece meses después en el cierre.

4. Qué cambia si tributas por criterio de caja

Si estás acogido al criterio de caja del IVA, el momento en que cobras cada factura importa, porque el IVA se devenga con el cobro, total o parcial. Un pago agrupado reparte esa fecha entre varias facturas a la vez, así que asignar bien el ingreso no es solo orden: afecta a qué periodo corresponde cada importe. Si dudas de cómo queda en tu caso, confírmalo con tu asesoría.

5. Deja rastro de cómo lo has repartido

Quien revise esto dentro de seis meses (tú, tu asesoría o un inspector) tiene que poder ver que una transferencia concreta pagó cuatro facturas concretas. Lo mínimo:

• El movimiento del banco identificado con su fecha e importe.
• Cada factura enlazada a ese movimiento con el importe que le corresponde.
• Una nota con el motivo de cualquier diferencia: «retención», «abono pendiente», «pago parcial».

Cómo ayuda Fube

La conciliación bancaria de Fube propone, para cada movimiento importado, los documentos más probables con un nivel de confianza —alto, medio o bajo— cruzando importe, referencia, contraparte y fechas. Si el importe es distinto al de la factura, guarda una nota de discrepancia con la diferencia, y una conciliación mal hecha se puede deshacer sin perder nada. Un concepto bancario que incluya el número de factura mejora mucho las sugerencias: si un cliente paga a lote, pídele que lo escriba.

Preguntas frecuentes

¿Puedo marcar las cuatro facturas como cobradas sin más y seguir? Solo si la suma del ingreso cubre exactamente lo que marcas. Si queda una diferencia, la factura afectada sigue pendiente por esa cantidad hasta que se explique.

El cliente ha pagado de más. ¿Qué hago? No lo apliques a facturas que todavía no ha recibido. Anota el exceso como saldo a favor del cliente, o devuélvelo si él lo prefiere, y deja constancia por escrito.

¿Y si el pago agrupado mezcla facturas de dos años distintos? Se anota cada factura con su fecha de cobro real, que es la del ingreso. La fecha de la factura no cambia.

Este artículo es orientativo y no sustituye el consejo de tu asesoría fiscal.