Una transferencia de Stripe o PayPal con varias ventas dentro: cómo cuadrarla con tus facturas

Una transferencia de Stripe o PayPal con varias ventas dentro: cómo cuadrarla con tus facturas

Abres el extracto y ves un único ingreso de 193 €. Sabes que en la última semana vendiste bastante más que eso, y no encuentras ni una factura que valga 193 €. Esto es para quien cobra por una pasarela como Stripe o PayPal y se pierde al intentar casar lo que entra en el banco con lo que ha facturado: la pasarela agrupa las ventas, resta las comisiones y los reembolsos y ingresa solo el resultado.

Por qué el ingreso no coincide con ninguna factura

Cuando un cliente te paga por transferencia, el banco refleja su pago tal cual. Con una pasarela hay un paso intermedio: el cliente paga a la pasarela, y la pasarela te transfiere más tarde y en bloque lo acumulado en un periodo. En ese ingreso conviven tres cosas:

• las ventas de varios clientes, cada una con su factura;
• los reembolsos que hayas devuelto en ese periodo;
• las comisiones que la pasarela descuenta antes de pagarte.

Por eso el ingreso no se parece a ninguna factura: no es el pago de una, es el saldo de un periodo. Buscar «la factura de 193 €» es buscar algo que no existe. Lo que sí existe es una suma que puedes comprobar.

El cuadre, con un ejemplo

La pasarela te permite descargar un informe de lo que incluye cada ingreso (el nombre cambia de una a otra: informe de pagos, de actividad, de transacciones). Es el documento que necesitas, porque desglosa el ingreso línea a línea. Con él, el cuadre es una resta:

Las cifras son inventadas, pero la mecánica es la real: ventas − reembolsos − comisiones = ingreso. Si tu cálculo da lo mismo que el banco, el periodo está cuadrado. Si no, la diferencia está en una línea del informe que no has contado.

Los tres sitios donde suele estar la diferencia

Cuando el cuadre no sale, casi siempre es una de estas tres:

1. Una venta de otro periodo. Se cobró un día antes del corte y entra en el ingreso siguiente. Mira las fechas del informe, no solo los importes.
2. Un reembolso o un ajuste que no recordabas. Una devolución parcial, una disputa del cliente con su banco... Todo lo que reste dinero aparece como línea propia en el informe. Revisa también si la comisión de una venta reembolsada se devuelve o se queda: depende de la pasarela y lo dice el propio informe.
3. Una comisión que no esperabas. Por cambio de divisa, por tipo de tarjeta o por un servicio adicional. No hay que adivinarla: está en el informe.

Qué registrar en tu contabilidad

El ingreso del banco es solo el resumen. Lo que debe quedar registrado es lo que hay detrás:

• Cada venta, con su factura y por el importe bruto. El cliente pagó 120 €, no 116,50 €: la factura se emite por lo pactado, y las comisiones no se restan de ella. Está explicado en cómo facturar cuando cobras por Stripe o PayPal.
• Cada cobro, con su fecha. El cobro de cada factura se anota cuando la pasarela lo recibe del cliente, no el día que llega la transferencia; de lo contrario, una venta de lunes parecerá cobrada el viernes.
• Las comisiones, como gasto. Un solo gasto por periodo, con el documento que emite la pasarela, es más cómodo que uno por venta.
• Los reembolsos, con el documento que corresponda. Si devolviste una venta ya facturada, lo que corresponde es una rectificativa; lo desarrolla este post sobre devoluciones.

Con esto hecho, el ingreso del banco queda explicado por piezas y ya no hay que defenderlo.

Cómo encaja con la conciliación en Fube

La conciliación de Fube vincula cada movimiento del banco con un cobro, un gasto o un movimiento SEPA, y propone el candidato más probable mirando sobre todo el importe, luego el número de factura en el concepto, el nombre de la contraparte y las fechas.

Con un ingreso agrupado de pasarela, ese cruce tiene poco a lo que agarrarse: ningún cobro suelto vale 193 €. No esperes una sugerencia de confianza alta, y no fuerces un emparejamiento con la factura que más se parezca. Lo ordenado es esto:

1. Cuadra el ingreso con el informe de la pasarela, como en la tabla de arriba.
2. Deja registrados los cobros de cada venta y el gasto de la comisión.
3. Guarda el informe junto al movimiento: es la explicación de cómo se compone ese ingreso. Y si tu banco incluye en el concepto una referencia de la pasarela, anótala también.

Para los movimientos que sí son de un solo cliente, conciliar sigue siendo el camino rápido. Y si lo que te pasa es lo contrario —un cliente que paga varias facturas de golpe—, eso es otro caso: cómo conciliarlo.

Una rutina corta para que no se acumule

Lo que complica este cuadre es dejarlo pasar: un mes de ingresos agrupados es mucho más difícil de desenredar que uno. Una rutina que funciona:

• Cada vez que entra un ingreso de la pasarela, descarga el informe de ese periodo y haz la resta.
• Una vez al mes, comprueba que la suma de los ingresos de la pasarela coincide con la de tus cobros por ese medio.
• Antes de cerrar el trimestre, repasa que no queda ninguna venta cobrada por la pasarela sin su cobro anotado.

Es un cuarto de hora que evita reconstruir semanas de ventas con el extracto abierto. Si además quieres una visión de conjunto de tu caja, tienes el flujo de caja.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que facturar el ingreso que me hace la pasarela?

No. El ingreso es solo la transferencia de lo que ya te han pagado tus clientes. Lo que se factura es cada venta a su cliente, por el importe pactado.

¿Qué anoto como fecha de cobro: la de la venta o la del ingreso en mi banco?

Cada cobro se anota con la fecha en que el cliente pagó a la pasarela, que es lo que consta en su informe. La fecha del ingreso en tu banco es la de la transferencia agrupada y no corresponde a ninguna venta en concreto.

¿Y si la pasarela me retiene parte del saldo?

Lo que no te transfiere sigue siendo tuyo pero todavía no ha llegado a tu banco. Aparece en el informe como saldo pendiente y no debe confundirse con una venta no cobrada. Si algo no cuadra con el informe, la pasarela es quien puede explicártelo.

¿Esto afecta a Verifactu?

No cambia lo que facturas: cada venta lleva su factura y se registra como cualquier otra. El ingreso agrupado es un movimiento de tesorería, no una factura. Sobre la pasarela y el registro de facturas, mira Verifactu con Stripe o PayPal.

Un ingreso, una suma que se comprueba

Un ingreso agrupado de Stripe o PayPal da miedo solo hasta que lo desglosas: ventas menos reembolsos menos comisiones. Con el informe de la pasarela, cada euro tiene su sitio. Si quieres tener facturas, cobros y gastos en el mismo lugar para que esa suma salga sola, puedes empezar gratis en Fube.