Cobro parcial de una factura: cómo registrarlo y qué pasa con el IVA

Emites una factura de 3.000 € y el cliente te ingresa 1.800 €, "el resto la semana que viene". Nada raro pasa con la factura —sigue siendo válida tal cual la emitiste—, pero surgen dos dudas típicas: ¿cómo dejo constancia de que solo ha entrado una parte del dinero? Y, sobre todo, ¿el IVA que ya declaré tiene algo que ver con lo que realmente has cobrado?

Este artículo responde a las dos, para autónomos y pymes en régimen general de IVA que trabajan con pagos fraccionados, anticipos parciales o clientes que simplemente pagan a plazos sin que lo hayáis pactado como tal.

Lo primero: no toques la factura original

El impulso más común es "corregir" la factura para que refleje solo lo cobrado. Es un error. La factura documenta una operación —lo que vendiste y su importe— y esa operación no cambia porque el cliente pague en dos veces. Una factura rectificativa existe para corregir la base imponible de la operación (un error, una devolución, un descuento posterior), no para reflejar el ritmo al que te van pagando. Si tocas la factura original para "ajustarla" al cobro parcial, acabas con un documento que no cuadra con lo que Hacienda ya tiene registrado de esa venta.

Lo que cambia con un cobro parcial no es la factura: es su estado de cobro.

Qué pasa con el IVA cuando el cobro es parcial (regla general)

Aquí está el punto que más se presta a confusión. En el régimen general de IVA, el impuesto se devenga en el momento de la entrega del bien o de la prestación del servicio, con independencia total de cuándo —o en cuántas veces— te paguen. Lo confirma la Agencia Tributaria: el aplazamiento en el pago no afecta al devengo. La única excepción a esta regla general son los cobros anticipados (un anticipo antes de entregar o prestar el servicio), que sí generan devengo por el importe cobrado en ese momento.

Aplicado a tu caso: si facturaste 3.000 € en julio y el cliente te paga 1.800 € en julio y 1.200 € en agosto, el IVA de los 3.000 € completos ya se devengó en julio, con la factura. Los 1.200 € que faltan por cobrar no generan un segundo devengo cuando por fin llegan: son, simplemente, el cobro de una parte de una operación que fiscalmente ya está cerrada. No hay que volver a tocar el modelo 303 cuando el cliente termina de pagar.

La excepción: si estás en criterio de caja

Todo cambia si estás acogido al criterio de caja del IVA (RECC). Ahí el devengo no ocurre con la factura, sino con el cobro — y un cobro parcial genera un devengo parcial, proporcional a lo efectivamente cobrado. Siguiendo el ejemplo: de esos 3.000 €, el IVA correspondiente a los 1.800 € cobrados en julio se declara en el trimestre de julio; el IVA de los 1.200 € restantes se declara cuando efectivamente entren (o, como muy tarde, el 31 de diciembre del año siguiente a la operación, si para entonces siguen sin cobrarse).

Es la diferencia clave entre los dos regímenes: en general, el cobro parcial es indiferente para el IVA; en criterio de caja, es literalmente lo que determina cuándo declaras cada parte.

Cómo registrarlo sin liar la cuenta del cliente

Fuera de la parte fiscal, el reto práctico es de conciliación: que quede claro cuánto se ha cobrado de esa factura concreta y cuánto sigue pendiente, sin inventarte una segunda factura ni perder el hilo.

En Fube, una factura puede quedar marcada como parcialmente pagada: el sistema no exige que el cobro sea todo o nada, y distingue una factura sin cobrar de una cobrada a medias tanto en el listado como en los indicadores de gestión de cobros. Si conectas el banco o importas el extracto, la conciliación bancaria hace exactamente esto: vinculas cada transacción parcial con la misma factura y Fube va sumando lo que entra hasta que el total cuadra con el importe facturado — momento en el que la factura pasa a cobrada por completo, sin que tengas que llevar la cuenta a mano en una hoja aparte.

Si el resto no llega a cobrarse nunca, la parte pendiente sigue su curso normal: pasado el vencimiento, se trata como cualquier otro impago (revisa cómo gestionar facturas impagadas si es tu caso), solo que aplicado al importe que de verdad queda por cobrar, no a la factura entera.

Ejemplo práctico

Marta tiene un taller de reformas y factura a un cliente particular 3.000 € por unas obras, con 21 % de IVA incluido. El cliente le adelanta 1.800 € al terminar el trabajo y queda en pagar el resto en 30 días.

• Factura: se emite por el total, 3.000 €. No se toca ni se duplica.
• IVA: se devengó entero con la factura (Marta está en régimen general, no en criterio de caja). No hay un "segundo IVA" cuando cobre los 1.200 € restantes.
• Estado de cobro: la factura queda como parcialmente pagada por los 1.800 € recibidos.
• Al mes siguiente, cuando el cliente ingresa los 1.200 € que faltaban, Marta concilia esa segunda transacción contra la misma factura y esta pasa a cobrada por completo.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que emitir una factura por cada pago parcial?

No. La factura documenta la operación completa una sola vez; los pagos parciales son movimientos de cobro sobre esa misma factura, no operaciones nuevas.

¿Necesito hacer una rectificativa si el cliente paga en varias veces?

No, salvo que además cambie el importe realmente adeudado (una devolución, un descuento). Cobrar en plazos no modifica la base imponible de la factura.

¿Y si estoy en criterio de caja y el cliente no paga nunca el resto?

El IVA de la parte pendiente se devenga igualmente el 31 de diciembre del año inmediato posterior a la operación, aunque no hayas cobrado. El aplazamiento del criterio de caja tiene fecha límite, no es indefinido.

¿El cobro parcial afecta a la retención de IRPF si el cliente es profesional?

No: la retención se calcula sobre la base imponible de la factura en el momento de emitirla, igual que el IVA en régimen general. El ritmo de cobro no la recalcula.

El cobro parcial no complica el IVA si estás en régimen general: se devengó entero con la factura, y lo único que queda por resolver es el seguimiento del cobro. Fube te permite marcar facturas como parcialmente pagadas y conciliar cada ingreso hasta que cuadren con el total, sin duplicar documentos ni perder el rastro de lo que falta por cobrar.