Gastos de gestoría y asesoría: cómo deducirlos y qué factura pedir

Gastos de gestoría y asesoría: cómo deducirlos y qué factura pedir

Pagas cada mes a tu gestoría o asesoría fiscal y, cuando llega el momento de cerrar el trimestre, no tienes claro qué hacer con esa factura: ¿se deduce?, ¿se deduce el IVA?, ¿por qué a veces trae una retención y a veces no? La buena noticia es que es de los gastos más sencillos de tu actividad, siempre que la factura esté bien.

Es un gasto de tu actividad

Lo que pagas a una gestoría o asesoría para llevar la contabilidad, presentar tus modelos trimestrales o atender requerimientos de tu negocio es un gasto necesario para ejercer la actividad. Si tributas en estimación directa, lo anotas como gasto del ejercicio, igual que cualquier otro de los gastos deducibles de un autónomo. Y si eres sociedad, entra en la contabilidad como servicio profesional independiente.

Un matiz para quien va por módulos (estimación objetiva): ahí el rendimiento no se calcula restando gastos reales, así que la factura de la gestoría no se deduce igual. Si es tu caso, pregúntaselo a tu asesoría.

Qué debe llevar la factura

Para deducir el gasto y recuperar el IVA conviene que la factura recibida cumpla lo básico:

• Tus datos completos: nombre o razón social y NIF de tu actividad, no los de otra persona ni los de un familiar.
• Los datos de la gestoría: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Número, fecha y descripción del servicio («cuota mensual de asesoría fiscal y contable, octubre»).
• Base imponible, tipo de IVA y cuota, separados.
• Retención de IRPF, si procede (ver más abajo), con su porcentaje y su importe.

Si algo falla —un NIF mal, un nombre incompleto—, pide que la corrijan antes de pagar. Tienes el paso a paso en cómo pedir la corrección de una factura de proveedor con datos erróneos.

El IVA: se deduce si el servicio es de tu actividad

Los servicios de asesoría y gestión tributan, con carácter general, al tipo general del 21 %. Ese IVA soportado lo puedes deducir en tu declaración periódica siempre que el servicio esté relacionado con tu actividad y tengas la factura a tu nombre. Si por un descuido la factura llega sin IVA, no la des por buena: revísala con la gestoría.

¿Lleva retención de IRPF?

Depende de quién te factura:

• Si la gestoría es una sociedad (una SL, por ejemplo), la factura no lleva retención.
• Si quien te asesora es un profesional autónomo, su factura sí suele llevar retención, porque es una actividad profesional. El Reglamento del IRPF fija el tipo en el 15 % sobre los ingresos íntegros, y en el 7 % durante el periodo de inicio de actividad y los dos siguientes, siempre que no hubiera ejercido otra actividad profesional el año anterior al inicio.

Y la retención se aplica cuando el que paga es una empresa o un autónomo, no un particular. Si te facturan con retención, tú, que pagas, eres quien la retiene y la ingresa en Hacienda: se declara en el modelo 111 y se resume en el modelo 190. Por eso la factura recibida tiene dos líneas que no puedes ignorar: lo que pagas al gestor y lo que retienes para Hacienda.

Cómo se calcula y se anota cada caso está en la guía completa de retención de IRPF en facturas.

Un ejemplo con números

Una autónoma de diseño recibe de su asesor, profesional autónomo en activo desde hace años, la factura de octubre:

Los 12,00 € retenidos no los paga al asesor: los ingresa ella en Hacienda con su modelo 111. El gasto deducible es la base, 80,00 €, y el IVA soportado, 16,80 €, lo deduce en su declaración de IVA.

Lo que es personal no es de la actividad

Es frecuente que la gestoría te cobre en la misma factura el trabajo de tu actividad y algo personal: tu declaración de la Renta, la de un familiar, un trámite de tu vivienda. Eso no es un gasto de tu negocio.

Lo más limpio: pide a la gestoría que separe en líneas distintas lo de la actividad y lo personal, o que emita dos facturas. Así deduces solo lo que corresponde y no tienes que justificar un reparto a ojo.

Si la gestoría presenta modelos en tu nombre

Cuando la gestoría presenta tus impuestos, conviene que tenga un apoderamiento ante la AEAT y no tus claves personales. No cambia el tratamiento del gasto, pero ordena quién puede hacer qué.

Cómo no perder la factura de cada mes

Las cuotas fijas se olvidan porque no «ocurren»: se cargan en cuenta o se pagan por transferencia y la factura se queda en un correo. Una costumbre que funciona:

1. Pide que la factura llegue siempre al mismo correo.
2. Archívala el mismo día en el que se paga.
3. Revisa en el cierre del mes que haya una factura por cada cargo del banco.

Con la gestión de gastos de Fube puedes registrar las facturas recibidas, incluida la de tu gestoría, con su IVA y su retención, y tenerlas a mano cuando haya que cerrar el trimestre.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir la gestoría si trabajo desde casa y sin local?

Sí. Que no tengas local no cambia nada: el gasto es de la actividad, no del sitio desde donde la haces.

¿Y si me cobran un pago puntual por el alta de autónomo?

Es un servicio relacionado con el inicio de tu actividad. Pide factura a tu nombre y trátala como cualquier otro gasto del negocio; en caso de duda sobre el ejercicio al que imputarla, consúltalo con tu asesoría.

¿Qué pasa si pago a mi gestoría en efectivo?

Pide siempre factura y, mejor, paga por transferencia o domiciliación: deja rastro y evita discusiones al justificar el gasto.

¿Tengo que declarar al gestor en el modelo 347?

Si las operaciones con la gestoría superan el umbral anual de 3.005,06 €, entran en la declaración de operaciones con terceros, el modelo 347. Confírmalo con tu asesoría según tu caso.

Este artículo es orientativo y no sustituye el consejo de tu asesoría: cada situación fiscal tiene sus matices.