Facturar como organizador de eventos: depósitos, suplidos y proveedores

Facturar como organizador de eventos: depósitos, suplidos y proveedores

Organizar un evento es mover dinero de otros. El cliente te ingresa una señal para reservar la fecha, tú pagas la sala, el catering y la música, y al final cobras tu trabajo. Entre medias hay tres preguntas que aparecen siempre: ¿esa señal es un ingreso mío?, ¿lo que pago a los proveedores lo facturo con IVA o sin él?, ¿y mi comisión? Este post ordena cada flujo para que la factura final cuadre con lo que de verdad ha pasado.

Lo primero: quién contrata a cada proveedor

Casi todos los líos de facturación de un evento nacen de no haber decidido esto al principio. Hay dos maneras de montarlo y cambian la factura entera:

No hay uno correcto: depende de cómo trabajes y de lo que el cliente quiera. Lo importante es que coincida con lo que está en el presupuesto y en los contratos. Si al cliente le dijiste «tú pagas a los proveedores» y luego los facturas a tu nombre, la factura final sorprende.

Para dejarlo claro desde el primer día, lo más práctico es un presupuesto con cada partida separada y aceptado por escrito: aceptar presupuestos online con un enlace deja constancia de qué se aceptó y cuándo.

La señal para reservar: es un anticipo, no una fianza

Cuando el cliente te ingresa 1.000 € «para reservar la fecha», ese dinero es parte del precio del servicio que vas a prestar. Eso lo convierte en un anticipo: el IVA se devenga en el momento del cobro, no cuando se celebra el evento (art. 75.Dos de la Ley del IVA), y corresponde emitir una factura de anticipo por ese importe.

Es la confusión más habitual, así que conviene separar dos cosas que se parecen:

• Señal o pago a cuenta de tu trabajo → es un cobro tuyo. Factura de anticipo con su IVA. Lo explica paso a paso cómo facturar un pago por adelantado.
• Fianza por los posibles desperfectos (por ejemplo, la que pide una finca) → no es un ingreso mientras se pueda devolver. Es otro tratamiento, detallado en fianzas y depósitos de garantía.

Una pista para distinguirlas: si el dinero se descuenta del precio, es anticipo; si se devuelve cuando todo va bien, es fianza.

Con eventos hay un caso frecuente: el cliente paga la señal, luego cancela. Qué parte te quedas depende de lo que pusiera el contrato (señal que se pierde, indemnización, devolución parcial) y es una cuestión legal más que de facturación. Si hay que devolver algo ya facturado, se corrige con una factura rectificativa, no borrando la factura.

Pagos a proveedores: suplido o gasto que repercutes

Aquí es donde más dinero se pierde, porque cada opción trata el IVA de forma distinta. Cuando pagas a un proveedor por cuenta del cliente, mira a nombre de quién está la factura del proveedor:

La factura del proveedor va a nombre del cliente

Si la sala te emite la factura a nombre del cliente, tú has pagado por su encargo y se la reembolsas al céntimo, estás ante un suplido. No entra en tu base imponible ni lleva tu IVA, y tú no te deduces el IVA de ese gasto. Para que sea suplido tienen que cumplirse cuatro condiciones a la vez (a nombre del cliente, con su mandato, por el importe exacto y sin deducir su IVA), que explica suplidos y provisiones de fondos.

En un evento suele aplicar a gestiones sueltas: una tasa municipal de ocupación de la vía pública, un permiso, un pago puntual que hace el cliente a través de ti.

La factura del proveedor va a tu nombre

Si contratas tú al catering, la factura llega a tu nombre. Ese gasto es tuyo, y lo que le cobras al cliente forma parte de tu servicio: entra en tu base imponible y lleva tu IVA. A cambio, te deduces el IVA de la factura del proveedor como cualquier otro gasto de tu actividad.

Si además le sumas un margen —un 10 % de gestión, por ejemplo—, ya no hay duda: no es suplido, es parte de tu precio.

El error típico es mezclar los dos: pagar a tu nombre, cobrar al céntimo y facturarlo «sin IVA como un suplido». Si el gasto está a tu nombre, no es suplido, aunque no ganes nada con él.

Tu comisión y tus honorarios

Tienes dos formas habituales de cobrar tu trabajo, y las dos son legítimas:

• Una cantidad fija por el evento, como línea propia: «Organización y coordinación, 1.500 €».
• Un porcentaje sobre lo que cuestan los proveedores: «Gestión, 12 % sobre 8.000 €».

Sea cual sea, ponla en una línea separada de lo que pagas a terceros. El cliente ve qué parte es tu trabajo y qué parte es el coste del evento, y tú evitas discusiones cuando pida «el desglose». Si usas una cantidad variable, el cálculo se escribe en la propia factura.

Una factura final que cuadra

Con todo lo anterior, la factura de cierre de un evento a nombre del cliente suele tener este esqueleto:

1. Servicios que facturas tú, cada uno con su base e IVA: tus honorarios y, si has contratado tú a los proveedores, sus partidas.
2. Suplidos, si los hay, en una sección aparte y sin IVA, con las facturas de los terceros a nombre del cliente de respaldo.
3. Menos los anticipos ya facturados, con su IVA, para que el cliente no pague dos veces.
4. Importe pendiente y fecha de vencimiento.

Un detalle que pasa desapercibido: un evento puede abarcar partidas con tipos de IVA distintos (alquiler de espacio, comida, música, decoración). Si has contratado tú a los proveedores, cada línea lleva el tipo que le corresponde a ese servicio, y la factura puede tener más de uno. Cómo se refleja está en varios tipos de IVA en una misma factura. Qué tipo le toca a cada partida, confírmalo con tu asesoría antes de emitir: depende de lo que contrates exactamente.

Y si el evento es grande y quieres cobrar por etapas —señal, montaje, día del evento—, facturar por hitos te da la estructura. Si el cliente pide cambios a mitad, cómo cobrar los extras fuera de alcance te sirve igual.

Un caso de ejemplo

Una organizadora cierra una cena de empresa para 60 personas. Presupuesta 1.800 € de honorarios y gestiona sala, catering y música, que contrata ella.

• Septiembre: el cliente ingresa 600 € para reservar. Ella emite una factura de anticipo de 600 € con su IVA.
• Octubre: paga a los proveedores y le llegan las facturas a su nombre. Se deducirá el IVA de cada una.
• Tras el evento: emite la factura final con las líneas del servicio completo, descuenta los 600 € ya facturados y el cliente paga el resto.

Si, en cambio, la sala hubiera facturado directamente al cliente, la factura de la organizadora tendría solo los 1.800 € de honorarios y la señal se descontaría de ese importe.

Cómo ayuda Fube

En Fube puedes preparar el presupuesto con las partidas separadas, emitir la factura de anticipo cuando entra la señal y, al cerrar el evento, generar la factura final con la parte ya cobrada descontada. Cada factura sale con QR y huella encadenada de Verifactu y se envía a la AEAT. Qué es suplido, qué es gasto repercutido y qué tipo de IVA lleva cada partida lo decides tú con tu asesoría; Fube se encarga de que la factura salga ordenada.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que facturar la señal aunque el evento sea dentro de seis meses?

Si la señal es un pago a cuenta de tu servicio, el IVA se devenga al cobrarla, así que corresponde emitir la factura de anticipo cuando la recibes, no cuando se celebra el evento.

¿Puedo repercutir al cliente lo que pago a los proveedores sin IVA?

Solo si es un suplido: factura del proveedor a nombre del cliente, con su mandato y por el importe exacto. Si la factura va a tu nombre, es un gasto tuyo y lo repercutes con IVA.

¿Me puedo deducir el IVA de los proveedores que contrato para el evento?

Si las facturas van a tu nombre y el gasto está relacionado con tu actividad, sí, como cualquier otro gasto. Si son suplidos a nombre del cliente, no.

¿Y si el cliente cancela el evento?

Depende de lo que diga el contrato sobre la señal. Lo ya facturado y que debas devolver se corrige con una factura rectificativa; no se borra la factura original.

¿Cómo reparto la factura si el cliente es una empresa y paga en tres plazos?

Una opción es facturar por hitos (señal, montaje, evento) y otra emitir una sola factura con vencimientos. Cuál conviene depende de cuándo se presta cada parte y de lo pactado.

Decidir desde el principio quién contrata a cada proveedor, tratar la señal como anticipo y separar tus honorarios de lo que pagas a terceros: con esas tres decisiones, la factura de un evento deja de ser un puzle.