Cómo enviar un presupuesto online a tu cliente y cerrarlo sin correos de ida y vuelta

Cómo enviar un presupuesto online a tu cliente (y cerrarlo sin correos de ida y vuelta)

Si mandas el presupuesto en PDF por correo, ya sabes lo que viene después: esperar, preguntar si lo recibió, llamar para saber si está bien, y cuando por fin llega el sí, empezar de cero con la factura porque los datos están en otro sitio.

Hay una forma más directa: compartirlo como un enlace que el cliente abre sin registrarse en ningún sitio y, si quieres que te responda sin correos de por medio, dejar que lo acepte o lo rechace desde su portal del cliente, con el aviso llegándote al momento.

El ciclo que quieres romper

Marta lleva una pequeña empresa de servicios B2B. Cada semana manda varios presupuestos: exporta el PDF, lo adjunta al correo, espera, no sabe nada, llama, negocia por WhatsApp, y cuando el cliente dice que sí, copia los datos a mano para hacer la factura.

Sin visibilidad del estado, sin trazabilidad del proceso, y con el riesgo de que el cliente diga "pero yo acepté la versión anterior". Es el ciclo que consume más tiempo y genera más confusión en cualquier negocio que vende servicios.

Cómo funciona el enlace de presupuesto

En Fube, al crear un presupuesto puedes compartirlo como un enlace público. El cliente lo abre en su navegador sin descargar nada ni crearse ninguna cuenta.

Desde ese enlace puede ver el presupuesto completo —líneas, precios, condiciones de pago, notas— y descargarlo en PDF. Lo que el enlace no tiene es un botón para aceptarlo: cuando el cliente te dice que sí por el canal que sea, el estado lo marcas tú en Fube.

El enlace tiene una fecha de caducidad: Fube propone 90 días y puedes cambiarla al generarlo. Pasada esa fecha, el enlace deja de funcionar, y tú evitas que un presupuesto de hace seis meses siga circulando fuera de contexto. Ojo, que no es lo mismo que la fecha de validez del presupuesto: cada una va por su lado.

El cliente no necesita registrarse ni crear ninguna cuenta en Fube para ver y descargar el presupuesto.

Que lo acepte él: desde su portal

Si quieres que el cliente te responda sin llamadas ni correos, el sitio es el portal del cliente, que va en los planes Business y Elite. Tu cliente entra con su correo, abre el presupuesto y tiene Aceptar presupuesto y Rechazar, con una nota si quiere: por qué lo rechaza, o cuándo quiere empezar.

Fube cambia el estado del presupuesto y guarda quién respondió, con qué correo, cuándo y desde qué IP. A quien en tu equipo puede ver los presupuestos le llega el aviso en la campana y por correo.

Dos cosas que conviene saber:

• Se responde una vez. Si el cliente cambia de idea, te escribe y cambias tú el estado en Fube.
• Un presupuesto vencido ya no se acepta. Pasada su fecha de validez, el portal se lo dice y le sugiere pedirte uno actualizado.

Qué ves tú mientras el cliente decide

Desde el panel puedes ver en todo momento el estado de cada propuesta:

• Pendiente — enviado, a la espera de respuesta.
• Aceptado — el cliente ha confirmado.
• Rechazado — el cliente ha declinado (con su nota, si respondió desde el portal y la dejó).

Si tu cliente responde desde su portal, el estado cambia solo y en el propio presupuesto ves quién respondió y cuándo. Si responde por otro canal, lo marcas tú. Con el portal, no necesitas llamar para saber en qué punto está cada presupuesto: la información llega sola.

La tasa de conversión como señal de negocio

El panel agrupa tus presupuestos y muestra la tasa de conversión: qué porcentaje de los que envías acaban aceptados. Es un número sencillo, pero dice mucho: si mandas diez y cierras dos, algo en el precio, en la presentación o en el perfil de cliente merece atención.

No es métricas por tener métricas —es ver tu negocio comercial con los datos que ya tienes, sin necesitar una hoja de cálculo aparte.

Del presupuesto aceptado a la factura

Aceptar no crea la factura: la generas tú desde el presupuesto, cuando quieras. Pero no hay que reescribir nada. Fube copia el cliente, las líneas, los precios y las condiciones de pago al convertirlo en factura, con la numeración correlativa de tu serie.

El devengo del IVA ocurre con la factura, no con el presupuesto: la aceptación es una confirmación comercial, no un hecho fiscal.

Si quieres ver este paso en detalle, el artículo sobre convertir un presupuesto en factura explica el flujo completo: qué se copia, cómo queda la numeración y qué pasa con Verifactu desde la primera factura emitida.

Preguntas frecuentes

¿Puede el cliente firmar el presupuesto electrónicamente desde el enlace? No. Desde el enlace ni se acepta ni se firma. Desde su portal lo acepta con un clic, y Fube guarda quién, con qué correo, cuándo y desde qué IP; pero es una confirmación comercial, no una firma electrónica con certificado. Si tu tipo de contrato requiere firma cualificada, tendrás que gestionarla por otro canal.

¿El cliente puede pagar desde el enlace? No. Fube no dispone de pasarela de cobro integrada, ni en el enlace ni en el portal. El enlace sirve para revisar y descargar el presupuesto, no para realizar el pago.

¿Qué pasa si el presupuesto caduca antes de que el cliente responda? Depende de qué caduque. Si es el enlace, generas uno nuevo. Si es la validez del presupuesto, en su portal ya no lo puede aceptar: duplícalo con una fecha nueva y los precios al día. El original queda en tu historial sin modificarse.

¿Puedo enviar el enlace por WhatsApp o SMS en lugar de correo? Sí. El enlace es una URL estándar: puedes compartirla por el canal que prefieras —correo, WhatsApp, LinkedIn— porque el cliente solo necesita un navegador para abrirla.

¿Cómo veo todos los presupuestos pendientes de golpe? Desde la lista de presupuestos, con sus pestañas: Todos, Aceptados, Pendientes y Rechazados. De un vistazo sabes dónde tienes trabajo pendiente.

Si todavía envías presupuestos como PDF adjunto, prueba el enlace una vez: el cliente lo agradece y tú recuperas el tiempo que antes ibas dejando en correos sin respuesta.

Crea tu primer presupuesto en Fube y comprueba cómo queda el enlace antes de mandarlo a ningún cliente. El plan gratuito incluye 30 presupuestos al año.