Fianzas y depósitos de garantía de clientes: cómo registrarlos y facturar su devolución
Un cliente te deja una fianza o un depósito de garantía y no sabes si eso cuenta como ingreso, si lleva IVA o qué pasa cuando toca devolverlo. Te lo explicamos con ejemplos, sin liar la fianza con un anticipo.
Fianzas y depósitos de garantía de clientes: cómo registrarlos y facturar su devolución
Alquilas maquinaria, organizas eventos o trabajas en obra, y un cliente te deja una cantidad "por si acaso": para responder de un desperfecto, de material que no se devuelve o de un incumplimiento. Es una fianza o depósito de garantía, y en cuanto llega a tu cuenta aparece la duda: ¿la facturo? ¿lleva IVA? ¿la declaro como ingreso? Y cuando la devuelves, ¿qué documento haces?
Esta guía es para negocios como el de Marta, que gestiona una agencia y a veces pide una fianza a sus clientes por el material que les cede, pero vale igual para alquiler de equipos, fianzas de obra o cualquier depósito que entra con la idea de salir. Vamos a ver por qué no es un ingreso, cuándo sí puede llegar a serlo, y cómo dejarlo todo ordenado, tanto si la devuelves como si la aplicas.
Por qué una fianza no es un ingreso ni lleva IVA
Una fianza tiene una función muy distinta a la de un pago por un servicio: garantiza que, si hay un daño, una pérdida o un incumplimiento, tienes con qué cubrirlo. No es la contraprestación de nada que hayas vendido o prestado; es dinero que, en principio, tiene que volver a su dueño.
Por eso Hacienda no la trata como el resto de cobros. El artículo 78.Tres.1º de la Ley del IVA excluye de la base imponible las indemnizaciones que no constituyan contraprestación de una entrega de bienes o una prestación de servicios, y la propia Agencia Tributaria lo aplica expresamente a las fianzas de arrendamiento: al tener carácter indemnizatorio, no está sujeta a IVA cuando se cobra. El mismo criterio se aplica, por analogía, a las fianzas y depósitos de garantía fuera del alquiler: material, eventos, obra.
En la práctica, eso significa que cuando cobras una fianza:
- No emites factura por ese importe (no hay servicio ni venta que facturar).
- No la declaras como ingreso en tu IRPF ni en tu IVA del trimestre.
- La registras como lo que es: dinero de un tercero que tienes en tu cuenta de forma temporal, un pasivo hasta que se resuelve.
El matiz que conviene tener claro: fianza no es lo mismo que anticipo
Aquí es donde más se lía la gente, porque una fianza y un anticipo de tus honorarios se parecen en que ambos llegan antes de terminar el trabajo. Pero fiscalmente son cosas distintas:
| Fianza / depósito de garantía | Anticipo de honorarios | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Cubrir un daño o incumplimiento eventual | Adelantar parte del precio de tu servicio |
| ¿Es tuyo desde el principio? | No: solo si se produce el daño que cubre | Sí: es un cobro a cuenta de tu trabajo |
| ¿Lleva IVA al cobrarla? | No | Sí, se devenga en el momento del cobro |
| ¿Se factura al cobrarla? | No | Sí, con una factura de anticipo |
La frontera está en la intención real del dinero. Si desde el principio sabes que esa cantidad se va a descontar del precio final —trabajes bien o mal—, no es una fianza: es un anticipo, y como tal lleva IVA desde que la cobras. La consulta vinculante de la DGT V2169-25 recoge justo esta distinción en depósitos de fabricación: la constitución del depósito no está sujeta porque no es contraprestación, pero si luego se aplica al pago del precio, esa parte pasa a tributar como lo que realmente es, un anticipo.
Qué pasa cuando llega el momento de resolver la fianza
Con la fianza cobrada y sin facturar, hay tres desenlaces posibles:
1. La devuelves íntegra
No hay nada que facturar. Simplemente sale de tu cuenta el mismo importe que entró. No genera IVA ni afecta a tu IRPF, porque nunca fue un ingreso: entró y salió sin tocar tu actividad.
2. La aplicas a la factura final (todo o en parte)
Aquí el matiz importa: la fianza sigue sin llevar IVA por sí misma, pero no reduce el importe de la factura final ni actúa como un descuento. Es, simplemente, una forma de cobro: emites la factura del servicio con su base imponible y su IVA completos, y explicas que una parte ya está cobrada porque se compensa con la fianza retenida. La factura no cambia; cambia cómo queda saldada.
3. La retienes porque hay un daño o un incumplimiento
Si el cliente causó el desperfecto que la fianza cubría, quedártela no es un ingreso por un servicio que hayas prestado: sigue siendo indemnizatoria, ahora ya consumada. No emites una factura por ese importe, aunque si tu actividad genera pérdidas patrimoniales recurrentes por este motivo, conviene que lo comentes con tu asesoría para ver cómo encaja en tu contabilidad.
Cómo dejarlo ordenado en tu día a día
Lo más práctico es tratar la fianza como lo que es: un movimiento de tesorería que no está vinculado a ninguna factura, ni de entrada ni de salida.
- Al cobrarla, regístrala como una transacción bancaria (un cobro) sin asociarla a ningún documento. En Fube puedes anotar un movimiento manual en tesorería y dejarlo sin conciliar con ninguna factura, precisamente porque no corresponde a ninguna.
- Al devolverla, registra el cargo equivalente en la misma cuenta. Así te queda un rastro claro: entró un importe, salió el mismo importe, y en medio no ha pasado por tu facturación.
- Si la aplicas a una factura final, esa factura se emite con su IVA completo como cualquier otra, y anotas la fianza como el medio con el que queda saldada, junto al resto del cobro si lo hay.
De esta forma tu contabilidad no mezcla lo que es tuyo (tus ingresos reales) con lo que solo pasa por tu cuenta de forma temporal, y tu asesoría tiene el movimiento localizado si necesita revisarlo.
Preguntas frecuentes sobre fianzas y depósitos de garantía
¿Tengo que declarar la fianza en el modelo 130 o en el IVA trimestral?
No, mientras siga siendo una fianza (no se haya convertido en anticipo ni te la hayas quedado por un daño). No es un ingreso de tu actividad, así que no entra en la base de esos modelos.
¿Puedo pedir una fianza y un anticipo a la vez?
Sí, y conviene separarlos con claridad desde el encargo: qué parte es garantía (se devuelve si todo va bien) y qué parte es anticipo de tus honorarios (se descuenta del precio final). Mezclarlos en un único concepto es lo que más líos genera después.
¿Y si el cliente no quiere que le devuelva la fianza en efectivo, sino que la aplique al último pago?
Es lo habitual y no hay problema: la factura final se emite igual, con su IVA completo, y simplemente anotas que se cobra en parte con la fianza retenida en vez de con un nuevo pago.
¿Necesito un contrato o solo basta con anotarlo?
No es obligatorio, pero es muy recomendable dejar por escrito (aunque sea en el presupuesto o el pedido) qué cubre la fianza y en qué condiciones se devuelve. Te evita discusiones cuando llega el momento de liquidarla.
Una fianza bien llevada es sencilla: entra, se queda aparte de tu facturación, y sale o se aplica según lo pactado, sin IVA de por medio salvo que en realidad sea un anticipo disfrazado. Con Fube puedes emitir tus facturas con el IVA correcto cuando toca facturar de verdad, y llevar aparte, en tesorería, los movimientos que no lo son. Ante un caso dudoso —sobre todo si la fianza es alta o se prolonga en el tiempo—, coméntalo con tu asesoría antes de decidir cómo tratarla.
Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar la normativa oficial vigente y, cuando proceda, con un profesional.
