Cambios fuera de alcance: cómo cobrar los extras que el cliente pide después del presupuesto

Cambios fuera de alcance: cómo cobrar los extras que el cliente pide después del presupuesto

Presupuestaste un trabajo, el cliente dijo que sí y vas por la mitad. Entonces llega el mensaje: «oye, ¿podrías cambiar también esto? Es muy pequeño». A la semana, otro. Ninguno por separado parece merecer una factura, pero juntos se comen días de trabajo que nadie ha pagado. Este post explica cómo separar lo que estaba incluido de lo que no, cómo ponerle precio al extra sin tensión y cómo reflejarlo en la factura.

Por qué el problema empieza antes del primer extra

Casi nunca falla el cobro del extra: falla que nadie había dejado escrito qué entraba en el precio. Si el presupuesto dice «reforma del local» o «diseño de la web», cada cambio es discutible: ¿forma parte de «la web» o es otra cosa? El cliente de buena fe entiende que sí, y tú entiendes que no.

Un presupuesto que evita la discusión suele tener tres cosas:

• Qué incluye, con el detalle que haga falta: número de piezas, de visitas, de versiones, de sesiones.
• Qué no incluye, en una línea, para los casos que ya sabes que suelen colarse.
• Cómo se tratan los cambios: «lo que no esté en este presupuesto se presupuesta aparte antes de hacerse».

Esa última frase es la que te da permiso para decir que sí al cliente sin regalar nada. Si quieres un punto de partida para estructurarlo, tienes cómo convertir un presupuesto en factura y cómo aceptar presupuestos online con un enlace, que deja constancia de qué aceptó el cliente y cuándo.

Distinguir un cambio de una corrección

No todo lo que el cliente pide es un extra. Antes de contestar, pregúntate cuál de estas tres cosas es:

Esta tabla también te protege a ti: si algo es una corrección, cobrarlo como extra es una forma segura de perder al cliente.

Cómo decir «sí, pero eso es aparte» sin que suene a pelea

La fórmula que mejor funciona es contestar rápido, por escrito y con números:

1. Reconoce la petición: «Perfecto, se puede hacer».
2. Señala que no estaba incluida: «Esto queda fuera del presupuesto aceptado el día X».
3. Ponle precio y plazo: «Serían 180 € más y un día adicional de entrega».
4. Pide un «adelante» explícito: una respuesta por correo basta.

Hazlo antes de empezar el cambio, no después. Un extra entregado sin acuerdo previo es el que luego se discute; un extra aceptado por escrito es, simplemente, una línea más del trabajo.

Si ya hay un presupuesto aceptado por correo, guarda también la aceptación del extra en el mismo hilo: el valor de un presupuesto aceptado por email es justo el de dejar constancia de lo que se pactó.

Cómo reflejarlo en la factura

Cuando llega el momento de facturar, tienes dos formas razonables de hacerlo y ninguna es obligatoria; elige la que haga más claro el trabajo al cliente.

Una sola factura con el extra en una línea propia

Si el trabajo acaba y se factura de una vez, añade el extra como línea separada, con su descripción y su precio, junto a las del presupuesto original. El cliente ve de un vistazo qué es lo pactado y qué es lo adicional, y te evitas que alguien sume mal.

El extra en una factura aparte

Si el cambio llega cuando ya habías facturado lo principal, o si quieres que el cliente pueda pagarlo por separado, emite una factura independiente. Si el trabajo se factura por fases, el extra puede ser una fase más: facturar por hitos explica cómo.

En los dos casos, tres puntos de la factura que conviene cuidar:

• IVA: cada línea lleva el tipo que le corresponde a ese trabajo, y no hereda el del presupuesto por inercia. Si el extra es de otra naturaleza que lo principal, confirma con tu asesoría qué tipo le toca antes de emitir. En varios tipos de IVA en una misma factura tienes cómo se refleja.
• Retención de IRPF: si tu cliente es una empresa o profesional y te aplica retención, se calcula sobre la base imponible de la factura, extras incluidos. No es un importe aparte. La guía completa de retenciones detalla los porcentajes.
• Fecha: el IVA de una prestación de servicios se devenga, con carácter general, cuando se presta. Si el extra se hace en otro trimestre que lo principal, la fecha de cada trabajo cuenta.

No hace falta una factura rectificativa por añadir un extra: la rectificativa sirve para corregir una factura ya emitida, y aquí lo que ocurre es que hay un trabajo nuevo que facturar.

Y si el cliente se niega a pagar el extra

Pasa. Antes de pensar en reclamar, repasa en este orden:

1. ¿Lo pediste y lo aceptó por escrito? Si sí, el extra está tan respaldado como el presupuesto original.
2. ¿Lo hiciste sin avisar? Entonces tienes un problema de comunicación más que de cobro. Lo más práctico suele ser ofrecer una solución intermedia —un descuento sobre el extra— y fijar la regla para el siguiente encargo.
3. ¿El cliente dice que estaba incluido? Vuelve al presupuesto. Si dejaba claro el alcance, la conversación es corta; si no lo dejaba, es la señal para escribirlo mejor la próxima vez.

Si el cliente directamente abandona el proyecto con trabajo hecho, el planteamiento es otro y lo tienes en facturar lo que ya has hecho cuando el cliente abandona.

Medir cuánto te cuestan los extras que no cobras

Los extras no cobrados no se ven en ninguna factura, pero se notan en el margen. Una forma sencilla de detectarlos es apuntar, por cliente y por proyecto, las horas dedicadas frente a las horas presupuestadas. Si un cliente se come sistemáticamente un 30 % más de tiempo del previsto, el problema no es el cliente: es el presupuesto. Calcular la rentabilidad por cliente te enseña a verlo.

Cómo lo resuelve Fube

En Fube puedes preparar el presupuesto con cada concepto en su línea, y crear uno nuevo para el extra cuando el cliente pide algo fuera de alcance. Al aceptarse, se convierte en factura con sus líneas y su tipo de IVA. Cada factura se emite con QR y huella encadenada de Verifactu y se envía siempre a la AEAT. Decidir qué es extra y qué no sigue siendo cosa tuya y de tu cliente; la herramienta deja constancia de lo que acordasteis.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar un extra que el cliente no me pidió por escrito?

Puedes facturarlo, pero te será difícil defenderlo si el cliente lo discute. Lo prudente es pedir una confirmación por escrito antes de hacerlo, aunque sea un mensaje corto: «De acuerdo, adelante con el cambio por 180 €».

¿Tengo que hacer un presupuesto nuevo para cada cambio pequeño?

No siempre. Si los cambios pequeños son frecuentes, puedes pactar desde el principio una tarifa por hora o un paquete de horas para lo que quede fuera del presupuesto. Así cada cambio se apunta y se factura sin volver a negociar. En facturar por horas trabajadas tienes cómo hacerlo.

¿Qué pasa si el extra cambia el precio total de forma importante?

Conviene tratarlo como una ampliación del presupuesto: nuevo importe, nuevo plazo y nueva aceptación del cliente. Si además se había pagado un anticipo, revisa cómo queda el reparto en la factura de anticipo.

¿Los extras llevan el mismo IVA que el trabajo principal?

Cada línea lleva el tipo que corresponde al trabajo que describe. En la mayoría de los encargos coincidirá con el del trabajo principal, pero si el extra es de otra naturaleza, consúltalo con tu asesoría antes de emitir.

¿Cómo subo precios si los extras me salen demasiado baratos?

Si ves que el problema es de tarifa y no de alcance, cómo subir precios sin perder clientes trata justo esa conversación.

Un alcance escrito, un extra aceptado antes de hacerlo y una factura con cada cosa en su línea: con eso, «un cambio pequeño» deja de ser trabajo gratis y pasa a ser trabajo pagado.